3.Кнтроль изменений проекта

Управление изменениями производится в течение всего срока работы над проектом и связано с тем, что проект очень редко идет в полном соответствии с намеченным планом. Заказчики хотят внести изменения в содержание, возникают и исчезают риски, изменяется законодательство, по ходу выполнения проекта изменяется общее представление о проекте у его участников, обнаруживаются ошибки планирования, которые необходимо исправить, одни люди уходят из проекта и другие приходят на их место. Все это приводит к изменениям в проекте.

Управление изменениями - это совокупность заранее оговоренных процедур и правил, в соответствии с которыми изменения вносятся в проект. Важно отметить, что любое изменение, прежде чем оно будет внесено в план проекта, вначале рассматривается лицами, имеющими соответствующие полномочия, которые ответственны за внесение изменений.

После рассмотрения изменение либо принимается, либо отвергается (или откладывается до выяснения обстоятельств).

Все изменения, влияющие на продукт проекта, должны быть обязательно одобрены заказчиком. Для этого в правоустанавливающие документы проекта вносится статья, описывающая процедуру рассмотрения и утверждение изменений, а также сроки выполнения этой процедуры каждой из сторон.

Изменений не нужно бояться, ими нужно управлять с помощью системы управления изменениями. Для того чтобы внедрить эффективную систему управления изменениями, необходимо выполнить следующее:

• разработать формальную процедуру управления изменениями. Для этого нужно определить перечень действий, который будет выполняться в стандартной последовательности, что позволит упорядочить работу с изменениями.

• разработать и начать использовать документы, которыми участники проекта будут пользоваться для управления изменениями.

• распределить роли и зоны ответственности между участниками проекта, чтобы между ними было понимание того, кто имеет право подавать запросы на изменения, без чьего утверждения изменение не может быть реализовано, кто должен проследить за тем, чтобы изменение было выполнено.

Важно при этом добиться того, чтобы разработанная система управления изменениями не осталось «мертвой» стопкой документов, а реально работала. Процедура управления изменениями должна выглядеть примерно следующим образом:

1. Подача запроса на изменение. Запрос на изменение должен быть документирован и внесен в базу данных для дальнейшего контроля его статуса.

2. Оценка последствий. Производится оценка степени воздействия предлагаемого изменения на проект.

3. Принятие решения об изменении. Принимается решение о необходимости предложенного изменения или отказе от его реализации.

4. Реализация изменения. Если принято решение об утверждении изменения, необходимо обеспечить выполнение изменения.

5. Контроль. Если изменение выполнено, вопрос может быть снят с контроля, следовательно, статус запроса на изменение должен быть изменен в базе данных.

Ниже мы более подробно разберем каждый шаг процедуры и определим, кто из участников проекта выполняет эти шаги, и какие документы при этом используются.

Подача запроса на изменение Кто же имеет право подавать запросы на изменения? Любой участник проекта имеет на это право. Запросы на изменения могут подаваться в любом согласованном участниками проекта виде: на бумаге, электронным сообщением, путем заполнения формы в специализированной системе или другим способом. Форма запроса на изменения, как минимум, должна содержать следующую информацию:

• название проекта;

• имя менеджера проекта, к которому поступает запрос;

• имя участника проекта, подавшего запрос на изменение;

• дата подачи запроса;

• порядковый номер запроса на изменение;

• описание изменения.

Запросы на изменения необходимо регистрировать, например, в Журнале контроля изменений. В нем можно учитывать количество поданных запросов по проекту и отслеживать их статус вплоть до снятия с контроля вопроса о внесении изменения. Лучше, если для этого будет использоваться какая-либо система электронного документооборота.

Оценка последствий. Есть ли необходимость для каждого, даже незначительного изменения заниматься оценкой последствий внесения изменений? Да, это нужно делать всегда. Другое дело, кто этим занимается? Если последствия изменения будут незначительными, менеджер проекта может и самостоятельно принять решение о необходимости внесения изменения в проект. В противном случае запрос на изменение эскалируется в вышестоящий орган управления проектом, например, специально созданный Совет по управлению изменениями. В таком случае должны быть четкие критерии, по которым можно определить необходимость рассмотрения изменений на Совете по управлению изменениями или в другом вышестоящем органе управления проектом. Такими критериями, как правило, являются изменения базовых сроков, стоимости, ранее утвержденных результатов проекта.

Всесторонняя оценка последствий внесения изменений предполагает решение следующих вопросов:

• Какая выгода будет получена от внесения изменений?

• Какие риски связаны с проектом, если реализовать предложенные изменения? Какие риски ожидают, если отказаться от изменений?

• Когда подан запрос на изменение? Если запрос поступил в самом начале проекта, то изменения, скорее всего, не окажут сильного воздействия на проект, но если проект уже выполнен на 70%, то изменения приведут к переделкам, а возможно и к переносу сроков.

• Как изменения повлияют на результаты проекта, проектные документы, сроки, бюджет, ресурсы и другие аспекты проекта?

Даже в том случае, если запрос на изменение поступил от самого заказчика, не следует отступать от принятой процедуры. Нужно в полном соответствии с формальной процедурой внесения изменений проверить влияние изменений на параметры проекта и сообщить заказчику результаты. Если решения об изменениях принимает Совет по управлению изменениями, можно пригласить заказчика на совещание, где будет принято решение об утверждении или отклонении поданного запроса на изменение.

Некоторые изменения настолько велики, что представляют собой «проект» в проекте. Одна лишь оценка последствий внесения изменений может вылиться в серьезное исследование, результаты которого следует документировать и представить Совету по управлению изменениями.

Принятие решения об изменении. В соответствии с указанными выше критериями, решения по поданным запросам на изменения принимает либо менеджер проекта самостоятельно, либо Совет по управлению изменениями. Часто в составе такого совета можно видеть заказчика.

По запросам, рассматриваемым Советом по управлению изменениями, могут быть приняты разные решения:

• утвердить;

• утвердить при выполнении специфических условий;

• отклонить;

• отправить на доработку.

Недостаточно утвердить изменение, важно определить сроки, за которые нужно выполнить изменение и закрепить ответственного за реализацию изменения. Также важно довести до сведения заинтересованных лиц информацию о том, какое именно решение принято. Следовательно, нужно подумать о следующих вопросах:

• Каким способом будет распространяться информация о принятых решениях?

• В каком виде будет доводиться информация об отказах и их причинах?

Реализация изменения Изменения могут касаться результатов проекта, проектных документов. И те, и другие изменения нужно обязательно реализовать. В каких случаях приходится изменять проектную документацию? Например, когда изменения настолько серьезные, что требуется изменить базовый план проекта. Зачастую члены команды управления проектом во главе с менеджером проекта отвечают за изменения в проектных документах. За изменения результатов проекта отвечают назначенные на эти задачи члены команды проекта. Они должны запланировать действия по внесению изменений; протестировать изменения на небольшом участке, прежде чем решаться на полномасштабные изменения; выполнить изменения и сообщить о факте завершения работ.

Контроль При контроле текущий план сравнивается с базовым, а если базовый план был изменен, то сравнение идет с новым базовым планом. После исполнения изменений желательно документировать все последствия внесения изменений в отдельном отчете. В нем может содержаться следующая информация:

• Какие положительные и отрицательные уроки для будущих проектов можно получить от подобных изменений?

• Получили ли заинтересованные стороны информацию о том, какие изменения были произведены?

• Внесли ли в журнал контроля изменений информацию о снятии вопроса с контроля?

Наличие системы управления изменениями позволяет экономить драгоценное время. Что будет делать менеджер проекта каждый раз, когда появляется необходимость в изменениях? Если нет системы управления изменениями, он будет срочно собирать команду проекта в попытке выработать подходы к осуществлению очередного изменения. А если внедрена система управления изменениями, менеджер проекта и другие участники проекта будут действовать согласно процедуре управления изменениями.

Управление изменениями - это деликатная сфера управления проектом, требующая навыков планирования, коммуникационных навыков, логического мышления, опыта и здравого смысла. Формализованная и работающая процедура управления изменениями в проекте способна помочь менеджеру эффективно реагировать на все внутренние и внешние риски, возникающие в ходе реализации проекта.

4.Управление приемкой и сдачей объекта, эксплуатационные испытания, отчет о проведении эксплуатационных испытаний.

Подтверждение целей.  Подтверждение целей - это процесс формальной приемки результатов проекта (этапов проекта) его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).  Оно включает ревизию продуктов и результатов работы для подтверждения того, что все выполнено правильно и удовлетворительно. В случае прерывания исполнения проекта подтверждение целей позволяет установить и документировать степень его завершенности. Подтверждение целей отличается от подтверждения и контроля качества, прежде всего, тем, что подтверждение целей касается приемки самих результатов работы, в то время как контроль качества касается правильности этих результатов. Для обеспечения подтверждения целей необходимо, чтобы на произведенные продукты проекта была составлена документация. В зависимости от области приложения эта документация может носить разные названия - техническая документация, чертежи, спецификации и т.д.

Для определения соответствия результатов поставленным требованиям проводятся инспекции. Инспекции включают такие действия, как тестирование, измерение и т.п., они могут называться аудитами, проверками и т.п.

Результатом инспекции должна стать формальная приемка. Результаты приемки продуктов проекта или фазы оформляются в виде документа, который распространяется среди участников проекта. Такая приемка может быть и условной (с перечнем претензий, которые должны быть устранены в течение оговоренного срока) - наиболее часто это относится к результатам фаз.

По результатам приемки или инспекции могут выявиться такие претензии к результатам работы, которые требуют применения корректирующих воздействий (если результаты не удовлетворяют поставленным требованиям, то возникает необходимость переделки, то есть появления незапланированных операций проекта, а значит корректировки сроков и стоимости работ, условий контрактов и т.д.).

Критерии успеха и оценка исполнения.  Критерии успеха служат для количественного измерения исполнения проекта. Обычно в число критериев входят сроки завершения всего проекта и его отдельных фаз, стоимость работ и качество, как процесса управления, так и продукта проекта. Могут использоваться также и другие показатели, зависящие от области приложения.

 Цели проекта служат базой для определения критериев успешности исполнения проекта.Документированные цели необходимы как для всего проекта, так и для его подпроектов. Констатация целей содержит общее описание критериев успеха, но конкретизированы они могут быть лишь на базе составленного плана исполнения проекта.

 Историческая информация как о прежнем опыте принятия решений о критериях успеха, так и о результатах исполнения соответствующих проектов должна приниматься во внимание. Хотя проекты и уникальны, они, тем не менее, в какой-то степени похожи. Результаты использования различных критериев успеха в аналогичных проектах должны быть проанализированы как с точки зрения результатов проектов, так и с точки зрения их применимости к планируемому проекту.

 Базовый план служит основой для оценки и контроля исполнения проекта.

 Методы стимулирования команды проекта. Критерии успеха служат не только для оценки хода исполнения проекта, но и для организации стимулирования команды проекта. Типичный контракт на управление проектом включает премии за достижение или превышение плановых значений критериев успеха.

Оплата команды проекта должна быть напрямую связана с успехом проекта. Она также может предусматривать пропорциональное экономии средств по отношению к базовому плану премирование команды проекта.

Штрафные санкции обычно предусматриваются в том случае, когда управление проектом ведется внешней организацией (например, инжиниринговой фирмой), а не командой проекта из исполняющей организации.

 Определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий — содержание процессов анализа .

Сдача–приемка объекта Проектная деятельность завершается (если не было принято решение о прекращении работ по незавершенному проекту) приемкой–сдачей проектного объекта.

 Сдача–приемка подразумевает:

а) эксплуатационное испытание объекта;

б) подписание Акта приемки–сдачи объекта.

 Эксплуатационные испытания.Эксплуатационные испытания проводятся перед подписанием Акта приемки–сдачи после завершения всех работ по проекту. Цель их – необходимость получения данных, на основе которых можно было бы судить о результатах реализации проекта и качестве работ, выполненных в рамках такого проекта на стадии его реализации.

 Проведение эксплуатационных испытаний показывает фактические эксплуатационные характеристики вводимого объекта и нацелено на:

- сравнение запланированных характеристик проекта и фактически получаемых во время испытаний;

- выявление расхождений между этими двумя типами характеристик и причины такого расхождения;

- принятие решения по возможному устранению таких расхождений или "недоделок";

- организацию работ в соответствии с принятыми решениями по поводу выявленных расхождений.

 Для проведения эксплуатационных испытаний разрабатывается и согласовывается график их проведения, назначается ответственный за их подготовку и проведение, а также формируется состав комиссии, которая будет оценивать результаты проводимых испытаний.

Для согласования и самого хода испытаний, и оценки их результатов заказчик и исполнитель работ по проекту предварительно подписывают гарантийное соглашение, которое нацелено на защиту прав каждой из сторон. Для фиксации фактических результатов испытаний заводится специальный журнал, в котором регистрируются все моменты, связанные с процедурой проведения испытаний и получением фактических результатов.

Гарантийное соглашение и заполненный журнал эксплуатационных испытаний являются основанием для выводов комиссии по оценке результатов испытания.  В гарантийном соглашении стороны подробно описывают порядок как проведения эксплуатационных испытаний, так и наблюдения за его ходом и соответствием смонтированного оборудования и технологических линий их паспортным данным, а также порядок устранения всех выявляемых в ходе испытаний несоответствий, недоделок, просчетов и т.д.

Вместо эксплуатационных в отдельных случаях ограничиваются демонстрационными испытаниями.