26. Пересылка приглашения на собрание

Можно переслать приглашение на собрание сотруднику, который должен принять участие в собрании, но не получил исходное приглашение.

1. В папке «Входящие» выберите поступившее Вам приглашение на собрание «Заседание кафедры», в поле показа сообщения щелкните по нему правой кнопкой мыши, ниже появится контекстное меню.

2. В приглашении на собрание нажмите кнопку Переслать.

3. В поле Комувведите имя или адрес получателя (например,[e-mail]).

4. Нажмите кнопку Отправить.

27. Установка повторяющегося элемента

Многие собрания, встречи, события и задачи происходят периодически. Вместо создания новых элементов для каждого повторения события можно настроить элемент как повторяющийся. Веб-клиент Outlook автоматически планирует все повторения этого элемента.

Примечание: Можно запланировать повторяющиеся встречи, собрания и задачи. Можно настроить существующую встречу или задачу как повторяющуюся. Однако сделать приглашения на собрания повторяющимися можеттолько тот сотрудник, который их создал.

1. Откройте уже созданную Вами встречу – Заседание кафедры.

2. На панели инструментов нажмите кнопку Повторения.

3. В диалоговом окне Повторениев группеВремя встречивыберите в спискахНачалоиЗавершениевремя начала и завершения повторяющегося элемента.

4. В группе Расписание повторенийвыберите периодичность проведения встречи или собрания.

5. В группе Диапазон повторенийвыберите временной интервал действия расписания повторений.

6. Нажмите кнопку Ок.

7. Перед закрытием данного окна нажмите кнопку Сохранить и закрытьили сочетание клавиш Ctrl+S, чтобы сохранить встречи и задачи.

Примечание: Чтобы удалить встречу или собрание, щелкните ее в представлении календаря и нажмите кнопкуУдалитьна панели инструментов.

28. Использование помощника по планированию

Большинство задач, необходимых для настройки собрания, можно выполнить с использованием помощника по планированию.

1. Откройте уже созданную Вами встречу – Заседание кафедры.

2. Откройте вкладку Помощник по планированию.

3. Чтобы присвоить участнику категорию Обязательный , Необязательныйили Ресурс, щелкните соответствующий значок рядом с именем (значения переключаются последовательными щелчками значка). Изменить организатора собраниянельзя.

4. В таблице доступности автоматически отображаются расписания всех участников в день собрания с выделенным временем собрания. Синяя полоса рядом с именем в окне расписания означает, что данный человек в это время занят.

5. Чтобы изменить дату и время собрания, щелкните поле Начало илиОкончаниеи выберите новую дату собрания.

6. После проверки доступности перейдите на вкладку Встреча, чтобы завершить заполнение приглашения на собрание и сохраните изменения.

Примечание: Рядом с таблицей доступности отображается сводка данных о доступности участника. В ней предлагается список возможных вариантов времени проведения собрания, а также сведения о том, сколько выбранных участников и ресурсов доступны в то или иное время.

1. Чтобы просмотреть подробные сведения для каждого времени, щелкните на определенный временной интервал в списке Предложенное время.

2. Чтобы просмотреть возможное время в другие дни, щелкните календарь в области Предложенное время. Если щелкнуть время в списке Предложенное время, собрание будет автоматически перенесено на это время.