Контрольные вопросы:

1. Дайте определение документа, реквизита документа, бланка.

2. Какие бланки документов чаще всего применяются в организациях?

3. Чем отличается бланк конкретного вида документа от общего бланка?

4. Перечислите реквизиты бланка письма.

Практическая работа № 2

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ (2 ЧАСА)

Цель работы: изучить состав реквизитов, требования к тексту и приобрести навыки оформления служебных писем организации.

Библиографический список:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007, с. 99-119.

Задание 1

Оформить письмо-напоминание в адрес предприятия-производителя об окончании срока действия договора поставки товаров бытовой химии.

Задание 2

Оформить письмо-ответ по ситуации в задании № 1.

Задание 3

Оформить письмо-просьбу в адрес предприятия-производителя о предоставлении прайс-листа для ознакомления с ассортиментом и ценами на выпускаемую продукцию с целью заключения договора поставки.

Задание 4

Оформить сопроводительное письмо по ситуации в задании № 3.

Методические указания

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Существует много видов деловых писем: письма-напоминания, гарантийные письма, сопроводительные, письма-подтверждения, письма-ответы, письма-извещения, рекламные, письма-запросы.

Для оформления писем используют бланки формата А 4 и А 5 чаще всего с угловым, иногда – с продольным расположением реквизитов. Письма оформляют в двух экземплярах – первый отправляют адресату, второй подшивают в дело.

Обязательными реквизитами письма являются:

- наименование организации,

- справочные данные об организации,

- основной государственный регистрационный номер,

- идентификационный номер налогоплательщика,

- дата,

- регистрационный номер,

- адресат,

- заголовок к тексту,

- текст,

- подпись.

В письмах также проставляется (при наличии):

- эмблема организации,

- код организации.

В некоторых письмах обязательно должны присутствовать дополнительные реквизиты. Так, в ответных письмах – ссылка на регистрационный номер и дату,

в сопроводительных письмах– отметка о наличии приложения,

в письмах, содержащих финансовую информацию – подпись главного бухгалтера и печать.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей:

- в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, послужившие основанием подготовки письма;

-во второй части излагается основная цель письма – выводы, предложения, напоминания, просьбы и т.д.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Как правило, письма касаются одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Основные требования к изложению текста – лаконичность, последовательность, убедительность, конкретность, отсутствие двусмысленности, полнота, что позволяет избавить от необходимости получения дополнительных разъяснений сути излагаемого вопроса.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите обязательные реквизиты служебного письма.

2. Какие требования предъявляются к написанию текста служебных писем?

3. В каких письмах оформляют отметку о наличии приложения?

Практическая работа № 3

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММ, ТЕЛЕФОНОГРАММ, СПРАВОК (2 ЧАСА)

Цель работы: изучить состав реквизитов, требования к тексту и приобрести навыки оформления телеграмм, телефонограмм, справок организации.

Библиографический список:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007, с. 91-93.

Задание 1

Оформить телеграмму в адрес поставщика с просьбой направить представителя для оформления акта (получена некачественная продукция, приемка приостановлена, продукция временно принята на ответственное хранение).

Задание 2

Оформить телефонограмму в ответ на ситуацию в задании № 1.

Задание 3

Оформить справку с места работы с указанием должности и размера заработной платы работника.

Задание 4

Оформить справку по основной деятельности предприятия.

Методические указания

Телеграмма – это документ, оформленный особым способом и предназначенный для срочной отправки с помощью телеграфа через почтовое отделение связи.

Телеграмму оформляют в двух экземплярах на специальном почтовом бланке или бумаге формата А5. Первый экземпляр, подписанный руководителем предприятия и заверенный печатью - передают на почту, второй – хранят на предприятии в деле.

Обязательные реквизиты телеграммы:

- наименование вида документа,

- адресат,

- текст,

- наименование организации,

- справочные данные об организации,

- подпись,

- дата,

- регистрационный номер.

Как правило, текст телеграммы излагают очень кратко, ясно, без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания проставляют, только если их отсутствие может исказить смысл сообщения (в этом случае их обозначают зпт, тчк, двтч, квч, тире). Цифровые данные рекомендуется писать словами. При необходимости перед адресатом проставляют отметку о категории и виде телеграммы: срочная, с уведомлением, правительственная, на художественном бланке.

Телефонограмма – документ, который передается по телефону и записывается получателем. Оформляют в одном экземпляре на бумаге формата А5 (который далее хранится в деле) или в специальном журнале.

Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа,

- наименование организации,

- номер телефона (вместо справочных данных),

- адресат,

- дата,

- регистрационный номер,

- текст,

- подпись,

- отметки о передавшем и принявшем телефонограмму.

Требования к тексту: краткость, конкретность, убедительность. Важно при передаче текста записать должность и фамилию того, кто принял телефонограмму, а при приеме – кто передал и время передачи. При передаче текст зачитывают два раза во избежание ошибок при некачественной связи.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий или подтверждающий факты биографического или служебного характера.

В справках личного характера подтверждается должность, квалификация, время работы, размер заработной платы и др. необходимые сведения о работнике.

В справках по основной деятельности предприятия излагаются сведения о работе предприятия или его структурных подразделений.

Обязательные реквизиты справки:

- наименование организации,

- справочные данные об организации,

- дата,

- регистрационный номер,

- адресат,

- наименование вида документа,

- текст,

- подпись.

В справках по основной деятельности проставляют заголовок к тексту, а справки личного характера заверяют печатью.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите реквизиты и укажите особенности изложения текста телеграммы.

2. Перечислите реквизиты телефонограммы, справки.

3. Какой существует порядок передачи телефонограммы?

Практическая работа № 4

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ И ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК (2 ЧАСА)

Цель работы: изучить состав реквизитов, требования к тексту и приобрести навыки оформления объяснительных и докладных записок личного и служебного характера.

Библиографический список:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007, с. 93-95.

Задание 1

Оформить объяснительную записку на имя начальника коммерческого отдела о причинах невыполнения плана реализации безалкогольной продукции.

Задание 2

Оформить объяснительную записку на имя руководителя предприятия о причине опоздания на работу.

Задание 3

Оформить объяснительную записку от имени студента ОСПО о причине неявки на занятия.

Задание 4

Оформить докладную записку по основной деятельности предприятия на имя его руководителя.

Методические указания

Объяснительные и докладные записки составляются по трудовым правоотношениям или производственным вопросам и чаще всего являются внутренними документами, адресованными руководителю предприятия или структурного подразделения, либо могут быть предназначены для передачи в вышестоящую организацию.

В объяснительных записках излагаются причины, которые привели к каким-либо последствиям (опоздание на работу, невыполнение обязательств или обязанностей и т.д.). Для убедительности изложенные факты чаще всего подтверждают какими-либо документами. Также объяснительная записка может пояснять содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета).

Докладные записки излагают существо какого-либо производственного вопроса и могут содержать просьбу, предложение, какие-либо соображения автора по данному вопросу, что часто бывает необходимо аргументировать.

Обязательные реквизиты записок:

- наименование организации (структурного подразделения, если документ внутренний),

- наименование вида документа,

- дата,

- регистрационный номер (кроме объяснительных записок личного характера),

- адресат,

- заголовок к тексту (кроме объяснительных записок личного характера),

- текст,

- подпись.

Как правило, текст записок состоит аналогично служебному письму, из 2 частей.

Вначале излагают факты, события, послужившие поводом к написанию записки, а затем – объяснения, выводы, просьбы, предложения, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Подписываются записки составителем.

Контрольные вопросы:

1. Что является причиной составления объяснительных и докладных записок?

2. Перечислите реквизиты этих документов.

3. Особенности изложения текста объяснительной и докладной записки.

Практическая работа № 5

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ, ПРОТОКОЛОВ (2 ЧАСА)

Цель работы: изучить состав реквизитов, требования к тексту и приобрести навыки оформления актов и протоколов организации.

Библиографический список:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007, с. 95-99.

Задание 1

Оформить акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей на бланке унифицированной формы.

Задание 2

Оформить протокол собрания трудового коллектива предприятия о внесении изменений в коллективный трудовой договор в части премирования за хорошие результаты работы.

Методические указания

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий какие-либо факты или события, а также в некоторых случаях содержит предложения по решению каких-либо производственных вопросов.

Акты имеют много разновидностей: акт приема-передачи материалов; акт списания материальных ценностей; акт о порче, бое, ломе; акт о несчастном случае и др.

Составляются акты комиссией, состав которой, как правило, назначает руководитель предприятия посредством издания приказа.

Подписывается акт всеми членами комиссии, а акт проверки – работником, чью деятельность затрагивает эта проверка.

Оформляют акты на бумаге формата А 4 или бланках унифицированной формы.

Обязательные реквизиты акта:

- наименование организации,

- гриф утверждения и печать (в актах по финансовым, материальным и другим

важным вопросам),

- наименование вида документа,

- дата,

- регистрационный номер,

- заголовок к тексту (содержит название мероприятия),

- текст,

- отметка о наличии приложения (при необходимости),

- подпись.

Текст акта состоит из 2 частей: вводной и основной.

Во вводной части указывают основание составления акта (ссылка на документ, какие-либо события). Далее указывают состав комиссии – фамилию, инициалы, должность председателя и членов комиссии, а также присутствующих.

В основной части излагаются цели, задачи и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, предложения). Текст может делиться на пункты.

После текста и отметки о наличии приложения при необходимости указывают количество экземпляров акта, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, которым они отправлены.

Если акт составляется на бланке унифицированной формы, то все дополнения, исправления должны быть оговорены и заверены подписями.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Протокол в ходе работы коллегиального органа ведется секретарем, который записывает на диктофон или конспектирует выступления участников мероприятия.

Оформляется на бумаге формата А 4 в одном или нескольких экземплярах.

Обязательные реквизиты протокола:

- наименование организации,

- наименование вида документа,

- дата,

- регистрационный номер,

- заголовок к тексту (содержит название коллегиального органа),

- текст,

- подпись.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указывают фамилию, инициалы председателя и секретаря; фамилии, инициалы присутствующих работников (если их более 5 человек, то прилагают список присутствующих); должности, фамилии, инициалы приглашенных. Далее указывают повестку дня, которая содержит вопросы, вынесенные на обсуждение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Если после выступления в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение акта, протокола.

2. Перечислите реквизиты, укажите, из каких частей состоит текст: акта, протокола?

Практическая работа № 6

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (2 ЧАСА)

Цель работы: изучить состав реквизитов, требования к тексту и приобрести навыки оформления распорядительных документов организации.

Библиографический список:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007, с. 84-91.

Задание 1

Оформить приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей в магазине.

Задание 2

Оформить распоряжение об изменении режима работы магазина в предпраздничные и праздничные дни.

Задание 3

Оформить указание о составлении графика отпусков на новый календарный год.

Методические указания

Распорядительными называют документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации для решения основных и оперативных задач.

Оформляют приказы на общем бланке или бланке приказа формата А 4.

Обязательные реквизиты приказа :

- наименование организации,

- наименование вида документа,

- дата,

- регистрационный номер,

- заголовок к тексту,

- текст,

- подпись.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий, либо ссылка на документ, послуживший причиной издания приказа. Она может начинаться со слов: «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…», «В связи с …». Констатирующая часть может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», затем пишется «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что» (какую работу или действие)

и «в какие сроки» нужно сделать. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения не указывается. В последнем пункте указывают подразделение или должностное лицо, которое будет осуществлять контроль за выполнением данного приказа. Если пункт о контроле отсутствует, то контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются в виде приложения к приказу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения в действие.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации или структурного подразделения по вопросам информационно-методического характера, а также оперативного управления деятельностью организации.

Указание – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации или структурного подразделения по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, других актов предприятия; либо содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам управления предприятием (структурным подразделением) или организации торгово-технологических процессов.

Оформляют распоряжения и указания аналогично приказам. Структура текста такая же как и в приказах, только распорядительная часть начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

Контрольные вопросы:

1. Какие документы называют распорядительными?

2. Чем приказ отличается от распоряжения, указания?

3. Перечислите реквизиты распорядительных документов.

4. В чем особенности написания текста этих документов?

Практическая работа № 7

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ (2 ЧАСА)

Цель работы: изучить состав реквизитов, требования к тексту и приобрести навыки оформления документации по личному составу организации.

Библиографический список:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

3. Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2004 г. № 51 «Об изменении и признании утратившими силу некоторых постановлений Правительства Российской Федерации в связи с совершенствованием государственного управления в Российской Федерации».

Задание 1

Оформить заявления: а) о приеме на работу,

б) об увольнении с работы.

Задание 2

Оформить на основании составленных документов приказы:

а) о приеме на работу,

б) об увольнении с работы.

Задание 3

Оформить записи в трудовой книжке на основании составленных приказов.

Методические указания

Трудовые правоотношения организации и ее сотрудников регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) РФ. В организациях устанавливается единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Документация по личному составу – это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.).

Оформляют заявление на бумаге формата А 4, либо типографском бланке.

Обязательные реквизиты заявления:

- адресат,

- наименование вида документа,

- текст,

- дата,

- подпись.

Приказы по личному составу - это приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, о командировании, присвоении разрядов, вынесении взысканий и поощрений работников. Оформляют их на бланках предприятия формата А 4.

Обязательные реквизиты приказов по личному составу:

- наименование организации,

- наименование вида документа,

- дата,

- регистрационный номер,

- заголовок к тексту,

- текст,

- подпись.

Текст приказа состоит из одной части, в которой указывается: фамилия, имя, отчество; должность работника; действие; дата (с какого числа); причина; ссылка на документ (при необходимости). Далее указывают основание (заявление работника, либо другой документ). С приказом по личному составу работник знакомится под роспись.

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Оформление трудовой книжки впервые вновь принятому работнику осуществляется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Оформляют трудовую книжку на бланке унифицированной формы, который включает титульный лист, сведения о работе, сведения о награждении, также при необходимости используют вкладыш в трудовую книжку.

Все записи вносятся не позднее недельного срока после издания соответствующего приказа, а при увольнении – в день увольнения. Записи производятся без каких-либо сокращений, имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. При этом зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается, а изменение их производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Контрольные вопросы:

1. Каким документом регулируются трудовые правоотношения организации и её сотрудников?

2. Перечислите реквизиты заявления.

3. Чем отличается оформление приказов по основной деятельности от приказов по личному составу?

4. На основании каких документов и в течение какого времени вносятся записи в трудовую книжку?

Практическая работа № 8

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ (2 ЧАСА)

Цель работы: изучить порядок обработки и прохождения документов, формирования дел организации.

Библиографический список:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3. Федеральный закон № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации» (с изменениями от

10 января 2003 г.)

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в

деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

М.: Росархив, 2000.

4. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007, с. 60-77.

Задание 1

Оформить журналы регистрации: а) входящих документов,

б) исходящих документов,

в) внутренних документов.

Зарегистрировать в них документы, оформленные в предыдущих работах.

Задание 2

Оформить номенклатуру дел предприятия, внести в неё заголовки дел, в которых будут храниться документы, оформленные в предыдущих работах.

Методические указания

Движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и направления в дело называют документооборотом.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между структурными подразделениями, работниками организации и пунктами технической обработки (делопроизводитель, копировально-множительная служба и т.п.).

По происхождению документы классифицируют следующим образом:

- входящие (поступающие в организацию),

- исходящие (отправляемые в другие организации),

- внутренние (созданные на предприятии и не выходящие за его пределы).

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Цель регистрации – обеспечить учет, контроль и поиск документов.

Документы в организации регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

В настоящее время существует три формы регистрации документов:

журнальная, карточная, автоматизированная. Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. К ним относятся: рекламные, поздравительные письма и телеграммы; приглашения; программы совещаний; печатные издания (журналы, каталоги); корреспонденция с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов; информационные материалы. Кроме того, в каждой организации руководителем утверждается перечень нерегистрируемой корреспонденции.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных дел, систематизации учета дел и оперативного их поиска и использования в работе. Номенклатура дел организации составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяются степенью важности документов и их взаимосвязью.

Количество дел (томов, частей) проставляют в конце календарного года.

Срок хранения дела, номера статей указывают по Перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованной с государственным архивным органом.

В примечании указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Контрольные вопросы:

1. Что такое документооборот?

2. Как классифицируют документы по происхождению?

3. Перечислите формы регистрации документов.

4. Что такое номенклатура дел предприятия?

5. Как Вы думаете, какие документы подлежат обязательной регистрации,

а какие – нет?

Практическая работа № 9

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ (2 ЧАСА)

Цель работы: приобрести навыки создания документов в электронном виде.

Библиографический список:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Федеральный закон от 10 января 2001 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

3. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. М.: ИКЦ «МарТ», 2004, с. 191-262.

Задание 1

Оформить сопроводительное письмо, используя имеющийся в Word шаблон.

Задание 2

Оформите письмо-приглашение на сезонную распродажу какого-либо товара, красиво его оформив, используя различные шрифты, выделения, рисунки, имеющиеся

в Microsoft Word.

Задание 3

Оформить таблицу в Word и Excel:

Наименование поставщиков	Выполнение плана поставок товаров
	1 кв.	2 кв.	3 кв.	4 кв.
1	2	3	4	5
ООО «Мир»
ТД «Форд»
ЗАО «Водолей»
ОАО «Красноярский хлеб»
Фирма «Детский мир»
ИТОГО:
ВСЕГО:

Методические указания

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам из которых наиболее часто используются в офисах: персональный компьютер (с принтером, сканером и модемом), телефон, факс, уничтожитель бумаг, копировальный аппарат.

Windows – это операционная система (ОС) персонального компьютера. Главное ее назначение – обеспечить работоспособность всех составных частей ЭВМ и прикладных программ пользователя. ОС загружается при включении компьютера и управляет всеми внутренними процессами его работы. Windows сегодня – наиболее распространенная ОС на офисных компьютерах, но существуют и другие ОС, например, DOS, UNIX.

Различные ОС создаются для конкретных целей, но большинство ОС выполняют одни и те же функции. В основе их – выполнение элементарных операций без непосредственного участия пользователя. Удобство общения с ОС обеспечивает интерфейс – программные и технические средства (меню, окна, кнопки с манипулятором-мышью и др.) для обеспечения диалога машины и человека. С помощью интерфейса пользователь запускает нужные прикладные программы.

К прикладному программному обеспечению относятся:

- текстовые процессоры, например WinWord, WordPad, WordPerfect;

- табличные процессоры, например Excel;

- программы для обслуживания электронной почты и просмотра Интернет;

- системы автоматизации документооборота;

- графические редакторы, например Maya, Painter, Adobe Photoshop;

- базы данных, например FoxPro, Access;

- математические пакеты, например Mathematica, MatLab;

- специализированные программные пакеты по проектированию, например AutoCAD;

- инструментальные языки Pascal, Basic, Fortran, Delphi;

- игры и другие.

Для оформления письма можно использовать имеющийся в Word шаблон.

Для этого следует:

- выбрать команду Создать в меню Файл,

- выбрать закладку Письма и факсы,

- щелкнуть на значок Стандартное письмо,

- набрать текст письма,

- сохранить документ.

Для оформления таблицы в Word необходимо выбрать команду Вставить таблицу в меню, а затем в открывшемся окне задать ее размеры (количество строк и столбцов). Затем, вставая в каждый столбец, внести текст таблицы, при необходимости объединяя ячейки.

Почти любая операция при работе в Microsoft Excel (перемещение, удаление, форматирование) предполагает предварительное выделение ячеек. Выделением указывается, к каким ячейкам будет относиться следующая операция. Выделение ячейки производится щелчком мыши на ней. Для выделения диапазона ячеек необходимо нажать мышь в любом из углов диапазона и, не отпуская, протянуть мышь в диагональный угол этого диапазона. Чтобы отменить выделение, достаточно щелкнуть вне выделенного фрагмента на любой части листа.

Для внесения информации в таблицу следует активизировать соответствующие ячейки, а затем записать необходимый текст. Аналогичный текст появится в правой части Строки формул. Аналогично тому, как это делали в Word, следует объединять ячейки.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите состав технических средств офиса организации.

2. Каково основное назначение операционной системы компьютера?

3. Перечислите наиболее распространенные прикладные программы, используемые в документационном обеспечении управления.