График документооборота по предприятию

Название документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Требование - накладная

2

цех

цех

ОМТС

Ежедневно до

бухгалтерия

Цех

При отчете

ежедневно

бухгалтерия

ежедневно

бухгалтерия

По окончании квартала

склад

При реестре

Рисунок 2 - Пример графика документооборота

Регистр бухгалтерского учета – это носитель учетной информации, полученной из документов или других регистров.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Формы регистров бухгалтерского учета:

• специальные книги (журналах),

• отдельные листы,

• карточки,

• машинограммы,

• магнитные ленты, диски, дискеты и иных машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Внешний вид, состав показателей, состав регистров и порядок их обработки зависит от выбранной формы ведения бухгалтерского учета. Выбранную форму ведения бухгалтерского учета необходимо зафиксировать в учетной политике организации.

Инвентаризация – процедура верификации данных бухгалтерского учета, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка объектов бухгалтерского учета.

Порядок проведения инвентаризации регламентируется Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В результате инвентаризации могут быть выявлены следующие разницы: недостачи или излишки. Инвентаризационные разницы регулируются в следующем порядке:

1. Излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется в состав внереализационных доходов;

2. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли признаются как расходы по обычным видам деятельности, сверх норм взыскиваются за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи признаются в составе внереализационных расходов.

Счета – это способ наблюдения и обобщения информации об объектах бухгалтерского учета. На каждый объект бухгалтерского учета открывается отдельный счет. Различают два вида счетов: активные (счета, на которых отражается наличие и движение имущества организации) и пассивные (счета, на которых отражается наличие и движение обязательств). Счет – это двусторонняя таблица, левая сторона которой называется Дебет, а правая – кредит. Схема счета приведена на рисунке 3.

Порядок отражения операций на счетах зависит от вида счета.

Для обеспечения единообразного и унифицированного порядка отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета органами, в компетенцию которых входит регулирование бухгалтерского учета, разрабатываются и утверждаются планы счетов. Так, в настоящее время, организации, кроме бюджетных и кредитных, обязаны вести бухгалтерский учет по плану счетов, утвержденному Приказом МФ РФ от 31 октября 2000 г. № 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению». План счетов бухгалтерского учета представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете.

Данным приказом утверждена Инструкция по применению плана счетов,

В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов.

Схема активного счета

Схема пассивного счета

Сальдо– остаток имущества на начало периода

Сальдо– остаток обязательства на начало периода

Рисунок 3 - Схема счета

В Инструкции после характеристики каждого синтетического счета дана типовая схема корреспонденции его с другими синтетическими счетами. В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные Инструкцией.

На основе Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. При разработке рабочего плана счетов следует исходить из требования непротиворечивости его остальным разделам учетной политики и требования рациональности бухгалтерского учета. Рабочий план счетов прилагается к учетной политики.

На синтетических счетах ведется синтетический учет - учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам.

На счетах аналитического учета ведется аналитический учет - учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета. Счета аналитического учета открываются в развитии определенного синтетического счета, с отражением информации в натуральном и стоимостном выражении.

Исходя из требования непротиворечивости, между счетами синтетического и аналитического учета существуют следующая взаимосвязь: сумма остатка по синтетическому счету должна быть равна сумме остатков по всем аналитическим счетам, открытым к этому счету. Аналогичное правило распространяется и на обороты. Порядок применения аналитического счета аналогичен порядку применения синтетического счета, в развитии которого он открыт.

Аналитические счета имеют важное значение при ведении раздельного учета, в случаях, установленных налоговым законодательством. Поэтому, при организации бухгалтерского учета, при формировании аналитических счетов необходимо учитывать требование обязательного ведение раздельного учета объектов, имеющих различный порядок налогообложения. Например, учет продажи товаров, облагаемых по разным ставкам НДС.

Двойная запись – это способ отражения на счетах фактов хозяйственной деятельности. Сумма хозяйственной операции отражается как минимум на двух взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета: на одном счете – по дебету, а на другом – по кредиту.

Оценка – это измерение объектов бухгалтерского учета в денежном выражении. При оценке объектов следует руководствоваться принципом фактических затрат (исторической оценки). Объекты оценивают исходя из величины фактически понесенных затрат, связанных с их получением. Объекты, полученные безвозмездно, оцениваются по рыночной стоимости. Пересчет стоимости объектов не производится, кроме случаев, предусмотренных нормативными актами по бухгалтерскому учету. (Основные средства, материально – производственные запасы, финансовые вложения, дебиторская задолженность)

Калькулирование – это расчет понесенных затрат, себестоимости продаж, понесенных расходов.

Баланс – способ обобщения и группировки имущества и обязательств организации по состоянию на определенную дату. Баланс – это двусторонняя таблица, левая сторона которой называется актив, а правая – пассив. В Активе баланса отражается наличие имущества, сгруппированного по видам и представленного по признаку возрастающей ликвидности по состоянию на определенную дату. Актив состоит из двух разделов: внеоборотные активы и оборотные активы. В Пассиве баланса отражается наличие обязательств организации, сгруппированные по видам и представленные по степени повышения срочности погашения. Пассив состоит из трех разделов: капитал и резервы, долгосрочные пассивы, краткосрочные пассивы. При этом, итог баланса по активу должен быть равен итогу баланса по пассиву, то есть должно соблюдаться основное балансовое уравнение. Бухгалтерский баланс является одной из важнейших составляющих промежуточной и годовой отчетности.

Бухгалтерская отчетность- единая взаимосвязанная система показателей, характеризующая имущественное и финансовое положение организации и результаты ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам. Составление бухгалтерской отчетности является завершающим этапом учетного процесса. Отчетность составляется на основании данных синтетического и аналитического учета.Формыбухгалтерской отчетности разрабатываются организацией самостоятельно, на основании разработанных органом, регулирующим бухгалтерский учет, форм, с учетом установленных законодательством требований (существенность, нейтральность, стабильность).

Бухгалтерская отчетность организаций, за исключением бюджетных организаций, а также общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества доходов от продажи товаров (работ, услуг), состоит из:

а) бухгалтерского баланса;

б) отчета о прибылях и убытках;

в) приложений к ним;

г) аудиторского заключения, если организация подлежит обязательному аудиту;

д) пояснительной записки.

Общественные организации (объединения) и их структурные подразделения, не осуществляющие предпринимательской деятельности и не имеющие кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), представляют бухгалтерскую отчетность только один раз в год по итогам отчетного года в упрощенном составе:

а) бухгалтерский баланс;

б) отчет о прибылях и убытках;

в) отчет о целевом использовании полученных средств.

Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации, а в случае, если бухгалтерский учет в организации ведется специализированной организацией, бухгалтером – специалистом, подписывается руководителем организации, специализированной организации или бухгалтером - специалистом.

Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется в установленной форме на бумажных носителях. При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде.

Все организации, за исключением бюджетных, представляют годовую бухгалтерскую отчетность:

• учредителям, участникам организации или собственникам ее имущества,

• территориальным органам государственной статистики по месту их регистрации.

Другим органам исполнительной власти, банкам и иным пользователям бухгалтерская отчетность представляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. В частности, в территориальный налоговый орган по месту своей регистрации в качестве налогоплательщика, что обусловлено требованиями подпункта 4 пункта 1 ст. 23 НК РФ

Организации обязаны представлять квартальную бухгалтерскую отчетность в течение 30 дней по окончании квартала, а годовую - в течение 90 дней по окончании года.

Бухгалтерская отчетность может быть представлена пользователю организацией:

• непосредственно,

• через представителя,

• в виде почтового отправления с описью вложения

• по телекоммуникационным каналам связи.

День представления определяется в зависимости от способа передачи, как указано в таблице 1.

Таблица 1 – Порядок определения момента представления бухгалтерской отчетности.

Способ передачи	День представления
Непосредственно	Дата фактической передачи
Через представителя
В виде почтового отправления с описью вложения	Дата отправки почтового отправления
По телекоммуникационным каналам связи	Дата отправки по телекоммуникационным каналам