Стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3. Основные правила работы архивов организации.

Локальные нормативно-правовые акты:

1. Устав организации.

2. Коллективные договор.

3. Правила внутреннего трудового расписания.

4. Штатное расписание.

5. Положение о кадровой службе.

6. Положение о защите персональных данных.

7. Положение о должностной инструкции.

8. Положение об оплате труда.

9. Положение о структурных подразделениях.

10. Структура и штатная численность.

11. График документооборота.

12. Инструкция по делопроизводству.

47. Документирование основных функций кадровой службы учреждения (заключение и расторжение трудовых отношений, перевод, командирование).

Заключение и расторжение трудовых отношений

Перечень документов, предъявляемых при приеме на работу, в соответствии со ст. 65 ТК РФ:

1. паспорт / иной документ, удостоверяющий личность,

2. трудовая книжка,

3. страховое свидетельство гос. пенсионного страхования,

4. документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву в армию),

5. документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В отдельных случаях с учетом специфики работы может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора доп. документов.

При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления диплома или иного документа об образовании или профессиональной подготовке либо их надлежаще заверенных копий, а при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

При устройстве сотрудника на работу в первый раз, трудовая книжка и свидетельство пенсионного страхования оформляется на месте работы.

Документирование приема на работу состоит из оформления следующих документов:

1. трудовой договор,

2. приказ (распоряжение о приеме на работу);

3. табель учета рабочего времени;

4. личная карточка Т-2;

5. документы личного дела;

6. трудовая книжка.

В трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, которая дублируется в личной карточке формы Т-2. с каждой записью в труд. книжку работника знакомят под роспись в личной карточке.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

Трудовой договор.

Обязательные реквизиты: 08 вид документа; 12 дата регистрации; 11 регистрационный номер; 14 место составления документа; 20 текст; реквизиты сторон.

Текст должен содержать: ФИО сотрудника и работодателя, место работы с указанием структурного подразделения, если имеется; дата начала работы; наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием и конкретная трудовая функция; права и обязанности сотрудника и работодателя; режим труда и отдыха; условия оплаты труда; условия и виды соц. страхования, компенсации, льготы; положение о соблюдении гос. и коммерческой тайны; срок испытания (не м.б. больше 3 мес.; не больше 6 мес. – для руководящих должностей); условия об обработке определенного времени.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Договоры: срочные и бессрочные.

Срочные – указывается конкретный срок договора, не более 5 лет.

Договор составляется в 2 экземплярах.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу подписывается руководителем организации.

Основные формы Т 1-11

Т1 / Т1а; – Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника / работников

Т2 – личная карточка работника, заполняется на всех лиц, нанятых на работу в соответствии с приказом

Т3 – штатное расписание – оформление численности, штатного состава и структуры организации, утверждается приказом руководителя или его уполномоченного лица (зам. по кадрам). Изменения в ШР только приказом руководителя или зама.

Т4 – личная карточка научно-педагогического работника (в НИИ, проектных организациях) не заменяет собой форму Т2

Т5 / Т5а – приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу / работников. Заполняются работником кадровой службы и подписываются руководителем или уполномоченным лицом.

Т6 / Т6а – приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (-ам). Применяется для оформления отпусков. Вносятся пометки в личную карточку и бухгалтерскую форму.

Т7 – график отпусков – отражает сведения о распределении времени отпусков среди работников. Визируется руководителем кадровой службы и подписываются руководителем или уполномоченным лицом.

Т8 / Т8а - приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (-ами). Применяется для оформления / учета увольнения. Заполняется кадровиком, подписывается руководителем, объявляется под расписку. Запись в Т2, трудовую книжку.

Т9 / Т9а – приказ (распоряжение) о направлении работника (-ов) в командировку.

Т10 – командировочное удостоверение.

Т10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении – руководителем структурного подразделения подписывается, утверждается руководителем.

Т11 / Т11а - приказ (распоряжение) о поощрении работника (-ов). Если поощрение не материальное, то графу ___руб___коп. можно исключить.

Личный листок по учету кадров

Основная масса необходимых сведений о кандидате на должность концентрируется в ЛЛпУК, который имеет широко распространенную типовую анкетную форму. Личный листок с фотокарточкой (не менее 5х6см) включает 19 основных анкетно-биографических показателей – ФИО, год и место рождения, образование, выполняемую работу с начала трудовой деятельности, участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и т.д. Все пункты заполняются четко и разборчиво, сокращения и прочеркивания не допускаются. Хранится в личном деле. Личный листок заполняется при поступлении на работу лично самим работником. При его заполнении необходимо иметь при себе паспорт, трудовую книжку, военный билет, документ об образовании, документы об имеющихся изобретениях и при необходимости иные документы.

Личное дело представляет собой систематизир. комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной фирме.

ЛД обязательно ведутся на всех работников.

ЛД как комплекс документов решает 2 задачи: 1. подтверждение факта правомерности назначения (перевода) данного лица на конкретную должность, формирования юрид. основы для отражения его трудовой биографии; 2. выполнение функции источника юридически достоверного учетного комплекса ПДР.

• Личное дело ведется на протяжении всей работы работника в организации. Изменения, вносимые в личное дело, должны подтверждаться соответствующими документами (дипломами, свидетельствами о браке, пр.).

• Личные дела учитываются как документы "Для служебного пользования", регистрируются в "Книге (журнале) учета личных дел".

• Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

- После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.

- Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу, и в личном деле содержатся следующие сведения:

- внутренняя опись документов личного дела;

- личный листок по учету кадров, в том числе и дополнения к личному листку;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копии документов об утверждении в должности;

- характеристики или рекомендательные письма;

- заявление о приеме на работу;

- копии приказа о приеме на работу;

- список научных трудов и изобретений;

- трудовой договор;

- копии приказов о назначении, перемещении и увольнении;

- личные заявления работника;

- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

- аттестационные листы;

- отзывы должностных лиц о работнике;

- справки о состоянии здоровья;

- фотографии;

- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета ЛД. В журнале графы: номер дела, ФИО сотрудника, дата постановки дела на учет дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение ЛД. В номенклатуре дел фирмы ЛД вписываются одной строкой «личные дела сотрудников».

В ЛД включаются копии приказов о перемещении по должности, о поощрениях и награждениях, присвоении квалификационных разрядов. При увольнении – приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора.

В ЛД не включаются документы временного срока хранения (справки с места жительства, о состоянии здоровья), черновые и дублетные документы без персонально ценных пометок. Не подшиваются материалы собеседований, тестирований – в специальное дело, из-за конфиденциальности сведений.

ЛД хранятся и ведутся сотрудником службы кадров, которому эта работа получена приказом руководителя фирмы. ЛД формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета ЛД. Обложки ЛД имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Начальной датой ЛД является дата заявления о приеме на работу, конечной – дата увольнения.

При подготовке дела к передаче в архив в ЛД подшивается лист-заверитель: где указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности №-ции и количество листов внутренней описи.

ЛД передаются в архив по описи. ЛД хранятся в последовательности номеров, в архиве – по алфавиту фамилий. Хранятся в металлических шкафах или сейфах с запорами. Шкаф с личными и конфиденциальными делами опечатывается, сдается под охрану. Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния ЛД, факт проверки фиксируется в ЛД, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты или подмены документа – составляется акт и проводится служебное расследование.