Форма описи дел отделов

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:

• по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т.д.;

• по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2003 г.»;

• по объектам, фирмам-контрагентам. Например: «документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.»;

• по корреспондентам. Например: «переписка с АО «Звезда» за 2003 г.»;

• по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуры дел подразделяются на:

• типовые;

• примерные;

• конкретного предприятия (индивидуальные).

Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Номенклатура конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его области деятельности. На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

38. Основные стадии (этапы) организационного проектирования документационного обеспечения системы управления, их характерные черты.

Организационное проектирование(сокращенно «оргпроектирование») - процесс разработки и внедрения проектов рационализации (от лат. rationalis - «разумный», то есть «более целесообразный») управленческого труда на основе требований организации труда в сфере менеджмента и использования возможностей современной компьютерной и организационной техники с целью повышения эффективности труда персонала управления

Оргпроектирование направлено, прежде всего, на достижение экономии «живого» труда в системах управления, в основном за счет:

- устранения потерь рабочего времени при выполнении управленческих работ (в том числе при выполнении работ по документированию и обслуживанию управленческой деятельности);

- централизации отдельных функций управления;

- концентрации управления, то есть сокращения ступеней и звеньев в структуре управляющей системы;

- улучшения структуры аппарата управления (соотношения числа руководителей, специалистов, вспомогательного (технического) персонала);

- разделения и кооперации труда в аппарате управления;

- внедрения современных технических средств и средств оргтехники в процесс управленческого труда.

Рационализация управленческого труда может осуществляться в двух основных направлениях:

1) организационно-техническое совершенствование трудовых процессов как в сфере менеджмента в целом, так и в системах управления отдельных предприятий (учреждений, организаций);

2) повышение качества управления, то есть результативности трудовых затрат персонала управления в принятии управленческих решений.

Этапы: