2. Структура, функции и задачи органов Записей Актов Гражданского Состояния.

В целях совершенствования деятельности записей актов гражданского состояния, единства определения их функций было разработано Примерное Положение об отделе ЗАГС районной/городской администрации.

Основными задачами отдела ЗАГС являются:

1) осуществление государственной политики Российской Федерации в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;

2) обеспечение соблюдения законности при государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Читинской области в целях охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан, а также в интересах государства;

3) дальнейшее совершенствование деятельности Управления ЗАГС улучшение качества правового, обрядового обслуживания граждан, повышение культуры ведения делопроизводства;

4) организация системы учета и отчетности методического обеспечения и проверки деятельности специалистов Управления ЗАГС, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния в муниципальных образованиях, принятие необходимых мер по предупреждению и устранению выявленных нарушений;

5) подготовка квалифицированных специалистов, регистрирующих акты гражданского состояния на территории Читинской области, создание резерва кадров;

6) организация работы по улучшению материально-технического обеспечения Управления ЗАГС, формированию функционирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по регистрации актов гражданского состояния;

7) осуществление комплектования, учета, хранения архива книг по государственной регистрации актов гражданского состояния, создание надлежащих условий хранения архива записей актов гражданского состояния.

Управление ЗАГС в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) организует работу по регистрации актов гражданского состояния о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, установлении отцовства, установлении усыновления, перемене имени; а также по изменению, исправлению записей актов гражданского состояния, аннулированию и восстановлению утраченных записей актов гражданского состояния;

2) руководит и осуществляет контроль на территории за деятельностью специалистов Управления ЗАГС по регистрации актов гражданского состояния в муниципальных образованиях, обрядовому обслуживанию населения, разъяснению семейного законодательства и пропаганде укрепления семьи;

3) формирует архивный фонд, обеспечивает его обработку, учет и хранение, осуществляет передачу архивного фонда книг государственной регистрации актов гражданского состояния в Государственный архив в установленном порядке, выдает повторные документы гражданам на основании записей актов гражданского состояния;

4) принимает меры по созданию торжественной обстановки при регистрации рождения и заключения брака и обеспечению культурно-правового обслуживания граждан на территории области;

5) рассматривает отказы в государственной регистрации актов гражданского состояния в порядке обжалования;

6) осуществляет легализацию гербовых свидетельств, справок, предназначенных для использования за границей, в порядке, установленном Министерством юстиции Российской Федерации;

7) проверяет правильность составления вторых экземпляров актовых записей всех видов;

8) в соответствии с действующим законодательством вносит изменения, исправления в записи актов гражданского состояния;

9) составляет, анализирует и представляет в Министерство юстиции Российской Федерации статистическую отчетность по регистрации актов гражданского состояния области;

10) осуществляет контроль за хранением, расходованием бланков свидетельств по государственной регистрации актов гражданского состояния;

11) выполняет функции заказчика бланков гербовых свидетельств строгой отчетности, а также обеспечивает заказ книг актовых записей, другой документации, необходимой для государственной регистрации актов гражданского состояния, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации;

12) взаимодействует с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и областными органами исполнительной власти по вопросам деятельности Управления ЗАГС, представляет им необходимые сведения по регистрации актов гражданского состояния в установленном порядке;

13) организует и проводит областные учебные семинары-совещания работников Управления ЗАГС; разрабатывает методические рекомендации по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния, совершенствования ритуалов торжественной регистрации браков и рождений; обобщает опыт работы лучших специалистов Управления ЗАГС, осуществляющих деятельность по государственной регистрации актов гражданского состояния в муниципальных образованиях;

14) проводит областные смотры-конкурсы по проведению торжественных обрядов, формированию и обработке, хранению архивного фонда книг государственной регистрации актов гражданского состояния;

15) ведет секретную переписку со специальными органами и службами, обеспечивает ее надлежащее хранение;

16) сообщает конфиденциальную информацию по запросам судов, органов прокуратуры, дознания или следствия, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

17) ведет прием населения по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;

18) организует и обеспечивает принятие решений по вопросам деятельности Управления ЗАГС, отнесенным к компетенции органов исполнительной власти;

19) разрабатывает и осуществляет мероприятия по внедрению в работу Управления ЗАГС автоматизированной программы по вопросам записи актов гражданского состояния, организует обучение работников;

20) заключает договоры и соглашения с организациями и частными лицами о сотрудничестве в вопросах деятельности Управления ЗАГС;

21) осуществляет иные функции в соответствии с возложенными задачами.

Управление ЗАГС имеет право:

1) предоставлять право специалистам Управления ЗАГС осуществлять государственную регистрацию актов гражданского состояния и муниципальных образованиях, подписывать бланки свидетельств, актовых записей и других документов;

2) осуществлять и анализировать проверки деятельности специалистов Управления ЗАГС, осуществляющих деятельность по государственной регистрации актов гражданского состояния в муниципальных образованиях;

3) вносить предложения в установленном порядке о мерах по улучшению деятельности Управления ЗАГС;

4) получать от органов местного самоуправления документы, необходимые для совершенствования деятельности Управления ЗАГС;

5) получать от организаций, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые материалы и сведения, касающиеся вопросов государственной регистрации актов гражданского состояния;

6) в пределах своей компетенции разрабатывать методические рекомендации и давать указания, обязательные для исполнения;

7) объявлять смотры-конкурсы мастерства специалистов Управления ЗАГС, осуществляющих деятельность по государственной регистрации актов гражданского состояния в муниципальных образованиях, по организации и проведению торжественных обрядов, по созданию условий хранения архива, ведению делопроизводства.

Организации работы ЗАГС осуществляется:

1. Управление ЗАГС возглавляет начальник управления, который назначается и освобождается от должности городской Администрацией.

2. В случаях временного отсутствия начальника (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) его обязанности исполняет один из заместителей, количество которых устанавливается Администрацией.

3. Начальник управления:

а) осуществляет руководство деятельностью Управления ЗАГС и представляет интересы Управления ЗАГС по всем вопросам деятельности;

б) осуществляет прием на работу и увольнение работников Управления ЗАГС;

в) утверждает должностные обязанности работников Управления ЗАГС;

г) утверждает структуру Управления ЗАГС в порядке, установленном Администрацией Читинской области, и штатное расписание в пределах установленной численности и фонда оплаты труда;

д) издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения;

е) вносит предложения Администрации о развитии и совершенствовании организации деятельности Управления ЗАГС;

ж) представляет в установленном порядке особо отличившихся работников к присвоению почетных званий области и награждению государственными наградами Российской Федерации;

з) определяет порядок работы специалистов Управления ЗАГС, осуществляющих деятельность по государственной регистрации актов гражданского состояния в муниципальных образованиях;

и) поощряет работников, а также применяет к ним дисциплинарные взыскания;

к) управляет и распоряжается имуществом (в том числе финансовыми средствами Управления ЗАГС в соответствии с действующим законодательством;

л) осуществляет другие полномочия в соответствии с действующим законодательством.

4. Наделяет полномочиями специалистов Управления ЗАГС, осуществляющих деятельность по государственной регистрации актов гражданского состояния в муниципальных образованиях, подписывать бланки свидетельств, актовые записи, другие документы и проставлять гербовую печать.

Характерной чертой развития органов ЗАГС на современном этапе является крайняя необходимость широкого внедрения компьютеризации в практику деятельности органов ЗАГС, которая должна стать залогом дальнейшего повышения эффективности их функционирования. Так как одними из основных задач органов ЗАГС является совершенствование деятельности Управления ЗАГС, улучшение качества правового, обрядового обслуживания граждан, ведения делопроизводства и формирование функционирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по регистрации актов гражданского состояния, для повышения оперативности и удобства рабочих процессов отделов записи актов гражданского состояния была создана единая Многоуровневая Автоматизированная Информационная система, которая значительно улучшила работу и функции органов ЗАГС.