Глава III. Использование системы маис в документообороте управления Записей Актов Гражданского Состояния города Нижневартовска.

3.1. Режим «Регистрация записей актов».

Согласно Федеральному закону «Об актах гражданского состояния», принятому Государственной Думой 22 октября 1997 года, действует новый порядок заполнения бланков актовых записей гражданского состояния и свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния. В ПО МАИС «ЗАГС» предусмотрена регистрация и работа с актовыми записями, как нового, так и старого образца. В настройках параметров программы указывается дата, с которой система позволяет регистрировать новые актовые записи. До этой даты для создания электронного архива используются актовые записи старого образца.

Процессы регистрации записей актов старого и нового образца совпадают - отличия заключаются в наборах полей.

Кроме того, в ПО МАИС ЗАГС существует возможность ввода архивных записей актов в виде кратких форм (карточек).

Регистрация актов.

После выбора требующейся подсистемы, файла базы данных и режима «Регистрация записей акта», перед пользователем системы МАИС «ЗАГС» появляется окно «Новая запись акта», представленное на Рис. 4.1.

При регистрации обычной актовой записи, необходимо нажать на кнопку «Продолжить», при регистрации восстановленной записи – установить флажок рядом с надписью «Восстановленная запись акта», а затем нажать на кнопку «Продолжить».

Электронный вид записи акта гражданского состояния поделен на четыре основных фрагмента: «1-ый экран», «2-ой экран», «Особые отметки» и «Список а/з» – см. Error: Reference source not found (на рисунке обведены, так называемые, «закладки» этих фрагментов).

Кроме того, если в Вашем органе ЗАГС подключен учет государственной пошлины и/ или учет бланков гербовых свидетельств и /или учет справок, то появляется еще одна закладка (Error: Reference source not found):

При щелчке мышкой по любой из закладок, происходит быстрый переход к соответствующему фрагменту актовой записи.

Отметим, что последовательность заполнения реквизитов актовой записи, отображаемых на экране, отлична от предусмотренной в бланке актовой записи.

Это сделано потому, что в первую очередь заполняются графы актовой записи, несущие юридические последствия. Так, например, в подсистеме «Рождение» значение реквизита «сведения об отце указаны на основании» определяет доступность реквизитов актовой записи, отражающих сведения об отце. Поэтому данный реквизит содержится в первом фрагменте актовой записи.

Содержимое фрагментов (поля ввода, справочники, классификаторы) зависит, от того, в какой подсистеме Вы работаете.

Фрагмент «Особые отметки» представляет собой специальный классификатор практически всех используемых формулировок особых отметок, которые заносятся в актовые записи при их регистрации, коррекции, создании измененных записей, аннулировании.

Последний фрагмент «Список а/з» доступен в том случае, если происходит регистрация подряд нескольких записей актов. В этом фрагменте находится список зарегистрированных записей (см. ). Щелкнув мышкой по любой из них (или используя кнопки перемещения между записями актов, расположенные на панели инструментов), можно отобразить остальные фрагменты именно этой актовой записи.

При входе в регистрацию записи акта, на экране появится первый фрагмент актовой записи, готовый для заполнения (курсор – в поле «Фамилия»).

При появлении на экране первого фрагмента актовой записи, можно приступать к вводу данных или выполнить перенос, если таковой предусмотрен в той подсистеме, которую Вы выбрали.

Отметим, что вне зависимости от того, какой язык был выбран перед запуском программы МАИС «ЗАГС», он автоматически переключится на «русский» при выборе подсистемы.

В процессе регистрации актовой записи, в поле «Запись акта о … №» пользователь видит предполагаемый номер актовой записи (и совсем не обязательно, что программа предложит этот номер при сохранении записи). Дело в том, что в системе хранится самый последний, максимальный номер сохраненной записи, и при одновременной регистрации записей акта на нескольких рабочих станциях – все видят одинаковый предполагаемый номер актовой записи. Но в конечном итоге, этот номер получит только тот пользователь, который заполнит все необходимые реквизиты и сохранит запись акта первым. Остальные пользователи, при сохранении своих записей, получат следующие по порядку номера.

Поле «от» (дата регистрации актовой записи) доступно для коррекции в пределах текущего года.

Заполнение полей ввода, выбор значений из справочников происходит так, как описано в предыдущих пунктах. Последовательный переход по полям актовой записи происходит при нажатии на клавиши Enter или Tab (если курсор находится в последнем поле фрагмента.

Система позволяет производить заполнение данных реквизитов не с заглавной буквы, необходимые преобразования выполняются автоматически. Двойные фамилия, имя - после пробела, дефиса заполняется в произвольной форме. Никаких преобразований система не производит. Допустимая длина полей «фамилия», «имя», «отчество» - не более 35 символов. В случае если фамилия, имя, отчество ребенка содержат более 35 символов, соответствующее поле не заполняется, сведения указываются на третьем фрагменте электронной актовой записи – «Особые отметки». Кроме того, система позволяет использовать классификаторы, фамилий имен и отчеств. Данные классификаторы вызываются комбинацией клавиш CTRL+Home.

В поле «имя» допускается ввод римских цифр для регистрации ино-странных имен, например: Ричард III, Карл I и т.д.

При вводе дат, например даты рождения, даты смерти, даты решения суда достаточно ввести две последние цифры года, например «89», и система сама заполнит год «1989».

При вводе даты рождения возраст рассчитывается автоматически относительно даты регистрации записи акта.

Для записей актов, предполагающих ввод документов, удостоверяющих личность, заполняются соответствующие реквизиты:

«Вид документа» – заполняется с помощью классификатора документов, удостоверяющих личность.

При вводе реквизитов «Серия документа», «Номер документа», в зависимости от вида выбранного документа, осуществляется контроль ввода.

В поле «Кем выдан» по умолчанию выдается значение из настроек параметров программы, которое можно исправить перевыбором из классификатора или внести другое значение вручную. Поле «Дата выдачи документа» заполняется с клавиатуры.

Существует возможность ввода первой части серии свидетельства и паспорта (до черточки) без переключения на латинский регистр. При вводе серии паспорта или свидетельства можно ввести арабские цифры, тире, две строчные русские буквы. После нажатия клавиши Enter, программа автоматически преобразовывает арабские цифры (11) в римские (XI), русские строчные буквы (мю) - в заглавные (МЮ).

Существует два способа формирования значений полей «серия и № свидетельства» (по регистрируемому акту гражданского состояния):

- Серия и № свидетельства формируется локально, т.е. на рабочей станции хранится номер последнего свидетельства, а номер свидетельства для следующей актовой записи будет на единицу больше (вне зависимости от того, какие номера и серии свидетельств выдаются на других рабочих станциях).

- Серия и номер последнего выданного свидетельства хранится на сервере баз данных, и все рабочие станции получают номера свидетельств централизованно, в порядке возрастания.

В ПО МАИС ЗАГС существует возможность вводить архивные записи в виде кратких форм (карточек), т.е. ввод минимума информации, достаточного для ведения алфавитных книг, а также для поиска по основным реквизитам: № а/з, дата а/з, фамилия, имя, отчество субъекта записи акта.

При сохранении актовой записи в базе данных происходит контроль на заполнение обязательных полей. Без выполнения этого условия запись акта сохранена не будет, и пользователь будет извещен об этом сообщением на экране монитора.

Поля, обязательные для заполнения:

Подсистема	Наименование поля
Для всех подсистем	Номер актовой записи. Дата регистрации актовой записи.
Рождение	Фамилия или имя ребенка. Пол ребенка. Фамилия или имя матери. Основание внесения сведений об отце.
Установление отцовства	Фамилия или имя ребенка до и после установления отцовства. Дата рождения ребенка. Пол ребенка. Место рождения ребенка. Дата регистрации актовой записи о рождении ребенка. Место регистрации рождения ребенка. Фамилия или имя отца. Фамилия или имя матери. Дата рождения отца. Серия и номер свидетельства, выданного отцу или матери.
Усыновление	Фамилия или имя ребенка до и после усыновления. Дата рождения ребенка до усыновления. Место рождения ребенка до усыновления. Дата регистрации актовой записи о рождении ребенка до усыновления. Место регистрации рождения ребенка до усыновления. Фамилия или имя усыновителя, либо усыновительницы. Серия и номер свидетельства.
Заключение брака	Фамилия жениха до заключения брака или фамилия жениха после заключения брака или имя жениха. Фамилия невесты до заключения брака или фамилия невесты после заключения брака или имя невесты. Документы, удостоверяющие личность жениха. Документы, удостоверяющие личность невесты. Место рождения жениха. Место рождения невесты. Серия и номер свидетельства.
Расторжение брака	Фамилия или имя супруга до расторжения брака. Фамилия или имя супруги до расторжения брака. Дата регистрации расторгаемого брака. Место регистрации расторгаемого брака. Серия и номер свидетельства о расторжении брака, выданного супруге или супругу.
Перемена имени	Фамилия или собственно имя после перемены. Фамилия или собственно имя до перемены. Дата рождения. Место рождения. Дата регистрации актовой записи о рождении. Место регистрации актовой записи о рождении. Серия и номер свидетельства.
Смерть	Фамилия или имя умершего (либо признак «Неизвестный»). Пол умершего.