Режим «Работа с записями актов»
Войдя в режим «Работа с записями актов», и выбрав необходимый (необходимые) файл базы данных, Вы откроете окно «Критерии отбора записей акта». Список критериев, по которым отбираются записи, различается в зависимости от того, в какой подсистеме Вы работаете. Имена и отчества для всех подсистем можно выбирать с помощью классификатора, который вызывается по нажатию кнопки с изображением раскрытой книги.
Критерии отбора записей актов.
Для всех подсистем:
Номера актовых записей с … по …
Дата регистрации актовых записей с … по …
Рождение.
ребенок:
фамилия;
фамилия до установления отцовства;
имя;
отчество;
дата рождения.
отец:
фамилия;
имя;
отчество.
мать:
фамилия;
фамилия до брака;
имя;
отчество.
серия и номер свидетельства;
номер медицинского свидетельства;
Установление отцовства.
после установления отцовства:
фамилия;
имя;
отчество;
дата рождения.
до установления отцовства:
фамилия;
имя;
отчество.
мать:
фамилия;
имя;
отчество.
Учет корреспонденции:
Войдя в режим «Учет корреспонденции», и выбрав необходимый файл-год базы данных, после установки радиокнопки «Работа с почтой», и нажатия кнопки «Выбрать» перед Вами откроется окно с модулями данной подсистемы.
Список критериев, по которым отбираются записи, различается в зависимости от того, в каком модуле Вы работаете.
Входящая корреспонденция:
тип корреспонденции;
вид документа;
полный номер;
сквозной №;
входящая дата;
исходящий номер;
исходящая дата;
инициатор:
- юридическое лицо;
- физическое лицо;
- все;
резолюция;
срок исполнения;
дата исполнения;
дата размещения;
индекс дела;
исполнитель.
Исходящая корреспонденция:
исходящий номер;
исходящая дата;
тип корреспонденции;
вид АГС;
вид документа;
адресат:
- юридическое лицо;
- физическое лицо;
- все.
дата исполнения;
исполнитель.
В качестве критерия для отбора можно указать первую букву (или несколько первых букв) фамилии, имени, отчества. В этом случае, будут отобраны только те записи, в которых фамилия, имя или отчество начинаются с тех букв, которые Вы задали.
Коррекция записей актов.
В режиме «Работа с а/з» производится поиск необходимой актовой записи, затем, с помощью функционального элемента «Коррекция», расположенного на панели инструментов, открывается доступ к полям актовой записи, и производится коррекция. После сохранения актовой записи, ее тип не изменяется.
Для аннулирования записи акта также используется функциональный элемент «Коррекция». Выполнив коррекцию актовой записи, из справочника особых отметок необходимо выбрать особую отметку «Запись акта аннулирована».
Создание измененной записи.
В режиме «Работа с а/з» производится поиск необходимой актовой записи, затем, с помощью функционального элемента «Измененная», расположенного на панели инструментов, создается измененная запись акта с обязательным добавлением особой отметки о причине ее создания. После внесения изменений, запись акта сохраняется. В базе данных появляется еще одна запись под тем же номером, что и первичная. Система позволяет создавать измененные актовые записи к уже существующим измененным в неограниченном количестве. Запись, содержащая последние изменения, является актуальной, а все предыдущие с тем же номером - неактуальными. При поиске пользователю выдаются все измененные актовые записи – т.е. история всех изменений, которым подвергалась запись акта. В бумажном документе эти изменения заносятся в первичный документ работниками отдела ЗАГС поверх существующих записей чернилами другого цвета или другим способом.
На рис. представлен список, из которого видно, что в запись акта №2 вносились изменения 4 раза и данная запись акта аннулирована. Обратите внимание на то, что все записи в списке имеют одинаковый номер.
