Глава II. Применение Многоуровневой Автоматизированной Информационной Системы в документации органов Записей Актов Гражданского Состояния.

2.1. Преимущества, эффекты от внедрения и функциональная полнота Многоуровневой Автоматизированной Информационной Системы Записей Актов Гражданского Состояния.

Программный комплекс «ЗАГС» – это многоуровневая автоматизированная информационная система учета записей актов гражданского состояния. Основное функциональное назначение программного комплекса – автоматизация работы всех подразделений, входящих в организационную структуру комитета ЗАГС (районных, городских отделов и филиалов ЗАГС, областного архива ЗАГС, а также отдела управления) и систематизация этой работы.

Использование программного комплекса позволяет максимально автоматизировать информационные потоки между подразделениями комитета, обеспечить оперативность и точность в получении сводной информации для структур управления.

Программный комплекс «ЗАГС » состоит из восьми программных модулей, которые предназначены для автоматизации соответствующих подразделений, входящих в организационную структуру комитета ЗАГС. Каждое из подразделений, в зависимости от степени загруженности, обеспечено одним или несколькими компьютерами, объединенными в локальную сеть.

Основными функциями программы являются:

1. Обеспечение регистрации пользователями актов гражданского состояния.

2. Учет зарегистрированных актов гражданского состояния.

3. Обеспечение удобного поиска актовых записей по заданным критериям и выдача повторных документов

4. Составление сводных отчетов в печатном и электронном виде.

5. Создание пакетов данных для отправки в областной архив ЗАГС.

6. Распаковка пакетов, полученных от архива и филиалов ЗАГС.

7. Система предназначена для комплексной автоматизации работы органов ЗАГС всех уровней, а также для обеспечения взаимодействия органов ЗАГС с другими организациями и ведомствами в случаях, предусмотренных федеральным законодательством.

8. Автоматизация деятельности по регистрации актов гражданского состояния, позволяет решать проблему всевозрастающего в последние годы потока обращений граждан и организаций в органы ЗАГС без значительного привлечения дополнительных трудовых и финансовых ресурсов.

МАИС «ЗАГС» предназначена для комплексной автоматизации функций, выполняемых сотрудниками отделов записи актов гражданского состояния, связанных с регистрацией, хранением, анализом и обработкой актов гражданского состояния, информационных данных и документов, обеспечивающих функционирование системы ЗАГС.

МАИС ЗАГС обеспечивает повышение эффективности предоставления государственных услуг органами ЗАГС региона в рамках реализации задач поставленных Президентом и Правительством РФ по созданию «электронного правительства»

Типовое решение МАИС ЗАГС предоставляет кардинально новые возможности комплексного управления органами ЗАГС региона в режиме реального времени.

Целями создания МАИС ЗАГС являются:

1. Создание интегрированного регионального комплекса средств автоматизации органов ЗАГС, обеспечивающего автоматизацию всех аспектов деятельности органов ЗАГС региона для учреждений различного уровня, включая отделы и архивы ЗАГС, Дворцы бракосочетания, Дворцы малютки, пункты регистрации смерти, городские и сельские филиалы отделов ЗАГС, руководящие органы ЗАГС субъектов РФ.

2. Формирование и ведение регионального электронного архива ЗАГС в режиме реального времени.

3. Создание региональной системы специализированного автоматизированного электронного документооборота, обеспечивающего полный цикл документирования всех операций, выполняемых сотрудниками органов ЗАГС региона в процессе их деятельности в соответствии с утвержденной руководящим органом ЗАГС региона номенклатурой дел.

4. Повышение эффективности предоставления государственных услуг органами ЗАГС в рамках реализации задачи по созданию «электронного правительства» региона, совершенствование взаимодействия органов ЗАГС с гражданами и с другими ведомствами, повышение уровня применения безбумажных технологий в случаях, предусмотренных законодательством, с использованием информационно-коммуникационных технологий в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 17.12.2009 №1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления в электронном виде, а также услуг, предоставляемых в электронном виде учреждениями субъектов Российской Федерации и муниципальными учреждениями».

5. Обеспечение настраиваемого информационного взаимодействия органов ЗАГС региона с органами государственной власти и местного самоуправления в рамках действующего законодательства.

6. Обеспечение информационной безопасности и защиты персональных данных в соответствии с требованиями ФЗ-152 «О персональных данных»;

7. Автоматизированное формирование статистической и аналитической информации по всем аспектам деятельности органов ЗАГС региона.

Преимуществами программы МАИС ЗАГС являются:

1. функциональная полнота;

2. адаптивность к региональным особенностям;

3. гибкая архитектура и масштабируемость;

4. кросс-платформенность программного обеспечения;

5. обеспечение работы в режиме реального времени в едином информационном пространстве органов ЗАГС региона;

6. защищенность персональных данных от несанкционированного доступа в соответствии с требованиями ФЗ-152 «О персональных данных» и Приказа ФСТЭК России от 05 февраля 2010 г. №58.

Многоуровневая Автоматизированная Интегрированная Система «ЗАГС» предназначена для автоматизации функций, выполняемых сотрудниками отделов и архивов ЗАГС, Дворцов бракосочетания, Домов малютки, пунктов регистрации смерти, городских и сельских филиалов отделов ЗАГС, руководящих органов ЗАГС субъектов РФ, консульских отделов ЗАГС за границей.

МАИС «ЗАГС» обеспечивает выполнение следующих функций:

1. Регистрация актов гражданского состояния:

Регистрация записей актов может производиться двумя способами:

1. Полная форма записей акта: регистрация записей актов в соответствии с формами бланков, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 06.07.1998г. №709; (для архивных записей актов до 1998 года доступны полные формы старого образца)

2. Для архивных записей ввод кратких форм записей акта регистрации по всем видам регистрации (рождения, заключения брака, расторжения брака, установления отцовства, усыновления, перемены имени, смерти) (минимум информации, достаточный для ведения алфавитных книг, а также поиска по основным реквизитам: № а/з, дата а/з, фамилия, имя, отчество субъекта а/з).

Ввод информации осуществляется в составе полного набора реквизитов актовой записи с соблюдением правил целостности формируемой базы (контроль за непрерывностью числового ряда номеров записей акта), правил контроля корректности их заполнения: форматные, логические и юридические контроли на корректность вводимых данных.

При регистрации записей актов предоставлена возможность переноса в регистрируемую запись акта гражданского состояния совпадающих данных из ранее составленных записей, для облегчения и ускорения работы сотрудников органов ЗАГС.

Предусмотрена возможность регистрировать восстановленные записи акта о рождении и восстановленные записи акта о смерти в отдельные подсистемы (до года указанного в настройках, по умолчанию до 1997 года).

Предоставлена возможность автоматического проставления значений по умолчанию.

Ввод информации в экранную форму записи акта осуществляется с использованием общероссийских, региональных и внутрисистемных справочников и классификаторов.

При регистрации записи акта пользователь программы может выбирать особые отметки из предложенного списка. Текст особых отметок представлен в виде шаблонов, в которые с помощью классификаторов и полей ввода можно добавить недостающие данные.

При регистрации записи акта имеется возможность печати всех необходимых выходных документов по всем актам гражданского состояния в соответствии с правилами и нормами действующего законодательства:

1. печать записей акта (два экземпляра записи на листе А4);

2. печать справок установленных форм;

3. формирование и печать необходимых извещений;

4. печать свидетельств на гербовых бланках (с возможностью настройки размеров отступов при печати свидетельства на конкретном экземпляре принтера).

2. Регистрация заявлений граждан на регистрацию актов гражданского состояния:

1. Осуществляется контроль обязательности подачи заявления на регистрацию акта гражданского состояния и соблюдения сроков регистрации (для случаев, предусмотренных законодательством)

2. Предоставлена возможность выбора одной из двух форм ведения журнала заявлений по установлению отцовства: краткая и полная;

3. Предоставлена возможность выбора одной из двух форм ведения журнала заявлений по расторжению брака: краткая и полная;

4. Для регистрации заключения брака предоставлена возможность подключить журнал регистрации, который позволяет записывать заявителей на определенную дату и время, а также учитывать время регистрации, количество регистрирующихся пар в день. Кроме того, может быть подключен журнал заявлений, который будет содержать все основные сведения о лицах, подавших заявление на вступление в брак (тот же набор полей, что и в актовой записи, но без серии и номера свидетельства).

5. Для регистрации акта гражданского состояния о перемене имени имеется возможность вносить заявления с возможностью вести дела по перемене имени: экранные формы для составления дела предусматривают внесение пользователем значений всех реквизитов заявления о перемене имени, включая информацию о несовершеннолетних детях, актовых записях, подлежащих исправлению.

3. Работа с актами гражданского состояния:

1. Поиск зарегистрированных записей акта и заявлений по любым реквизитам, имеющим юридические последствия или по их произвольным комбинациям, а также поиск по не полностью заданным реквизитам (по одному акту гражданского состояния);

2. Глобальный поиск, то есть поиск записей по ФИО субъекта записи акта, по всем видам актов гражданского состояния или по нескольким видам актов по выбору пользователя.

3. выдача повторных свидетельств;

4. внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния:

- внесение исправлений, изменений и дополнений в зарегистрированные актовые записи;

- аннулирование записей актов гражданского состояния с использованием классификатора юридических оснований внесения изменений;

- использование классификатора особых отметок, при внесении в записи актов исправлений, изменений и дополнений. Текст особых отметок представлен в виде шаблонов, в которые пользователь добавляет недостающие данные при помощи классификаторов.

5. формирование и печать архивных документов.

4. Учет гербовых бланков свидетельств при регистрации актов гражданского состояния и при выдаче повторных документов:

1. Автоматическое сохранение в базе данных серии, номера и даты выдачи свидетельства, а также типа свидетельства (первичное, повторное, испорченное), и дальнейший автоматический подсчет за отчетный период.

5. Учет государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия, совершаемые органами записи актов гражданского состояния:

1. Автоматическое сохранение в базе данных каждой суммы, уплаченной заявителем и ее дальнейшее автоматическое суммирование по видам за отчетный период;

2. В зависимости от выбранного через классификатор типа оплачиваемой пошлины (и, в частном случае, типа льготы на оплату госпошлины) в экранную форму автоматически подставляется необходимая сумма, что существенно снижает риск ввода неправильных данных по оплате;

3. осуществление контроля за вводом госпошлины, а именно: при сохранении записи акта в случаях, предусмотренных законодательством, программа осуществляет проверку и выдает предупреждающее сообщение о необходимости ввода госпошлины.

6. Ведение дел по внесению исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния:

1. внесение пользователем значений всех реквизитов заявления о внесении исправлений и изменений, включая информацию об актовых записях, подлежащих исправлению или изменению, список представленных документов, дату подачи заявления и сумму госпошлины; печать заявления формы №17;

2. поиск дел о внесении исправлений и изменений по основным критериям: фамилия, имя, отчество заявителя, № заявления, дата подачи заявления, статус заявления;

3. печать предусмотренных законодательством документов, составляющих дело о внесении исправлений и изменений: заключение, титульный лист, опись документов, находящихся в деле, а также извещения в отделы ЗАГС о внесении исправлений/изменений в актовые записи.

7. Формирование статистической отчетности: подсчет данных и формирование отчетов по регистрации актов гражданского состояния, движению бланков гербовых свидетельств, учету госпошлины и т.д.

8. Автоматизированное фондирование архивного фонда актовых книг органа ЗАГС:

1. автоматизированное определение фондовой принадлежности, хронологических границ формируемого фонда, крайних дат документов фонда;

2. автоматическая классификация документов (записей акта) по разделам сводной описи;

3. автоматизированное формирование и оформление годовых разделов сводной описи архивных книг фонда архива записей акта отдела ЗАГС;

4. автоматизация организации учета и оформления актовых книг, включая формирование и печать титульных листов и листов заверения для каждой книги.

9. Учет корреспонденции (по общим вопросам):

1. Регистрация входящей корреспонденции;

2. Исполнение документов;

3. Осуществление функций контроля за исполнением документов;

4. Печать ответов корреспонденту, приславшему документ.

10. Нормативно-правовое консультирование.

1. контекстный поиск по таким документам как Федеральный закон «Об актах гражданского состояния», Семейный кодекс Российской Федерации и другим нормативно-правовым актам Российского законодательства по вопросам регистрации актов гражданского состояния, внесения изменений и дополнений в акты гражданского состояния, оформления юридически значимых документов и консультации граждан;

2. печать выбранного документа (раздела документа, главы документа).

11. Учет недействительных документов, предоставляемых гражданами при регистрации актов гражданского состояния

1. ввод реквизитов недействительных документов;

2. работа с введенным перечнем недействительных документов;

3. формирование отчета о предъявленных в отдел ЗАГС недействительных документах и отчета об имеющихся в БД недействительных документах;

4. формирование извещений в ПВУ ГУВД.

12. Выдача повторных свидетельств и справок по актам гражданского состояния, отсутствующим в электронном архиве.

13. Печать сопроводительных писем, бланков заявлений и конвертов.

14. Информационное взаимодействие:

1. Формирование и вывод на печать описей по фактам сдачи документов, удостоверяющих личности умерших, военных билетов для предоставления в органы ФМС, военкоматы;

2. Выгрузка данных о рождении и смерти в ГНИ в соответствии с форматом, утвержденным Приказом ФНС № САЭ-3-13/224@ от 12.04.2006 г;

3. Выгрузка данных о регистрации смерти в пенсионный фонд в установленном пенсионным фондом формате 7.0- XML и в текстовом формате 4.0;

4. Формирование информации в электронном виде в текстовом формате и в XML-формате о фактах смерти граждан главам местных администраций муниципальных районов, городских округов в связи с регистрацией (учета) избирателей, участников референдума ГАС «Выборы», в соответствии с утвержденным действующим форматом файлов;

5. формирование и вывод на печать отчетов для медицинских учреждений;

6. формирование и вывод на печать отчетов для отделений ЖКХ;

7. формирование и вывод на печать отчетов для органов статистики;

8. формирование и вывод на печать отчетов для фонда социального страхования;

9. формирование и вывод на печать отчетов для органов социальной защиты населения;

10. формирование и вывод на печать отчетов для федеральной регистрационной службы.

15. Работа с файлом базы данных (далее – БД):

1. создание новых файлов БД;

2. удаление файлов БД;

3. закрытие файла БД для регистрации новых записей актов гражданского состояния;

4. «переплет» записей актов гражданского состояния (присвоение номера книги выбранному диапазону записей акта);

5. формирование и печать описей архивного фонда электронного архива записей;

6. формирование и выполнение запросов к БД по любым реквизитам электронных записей актов гражданского состояния.

16. Системные функции:

1. настройка параметров программы:

- параметры отдела ЗАГС (наименование пункта регистрации, адрес, должность и имя руководителя и заместителя, место хранения второго экземпляра актовой записи);

- значения по умолчанию (национальность, гражданство, наименование органа, выдавшего паспорт, наименование суда и т.д.);

- пути доступа (пути доступа к базам данных, справочникам, системным базам, доступность подсистем и баз заявлений);

- прочие (настройка цветовой палитры, синхронизация даты и времени с сервером баз данных, способ формирования серий и номеров гербовых свидетельств и т.д.);

- запрос (параметры, требующиеся в запросах к базам данных);

- национальные настройки (параметры, требующиеся для подключения печати свидетельств на национальных языках).

- Документы (настройка вида выходных форм).

- СПУН (настройка работы программного обеспечения МАИС ЗАГС с порталом госуслуг).

2. ввод/изменение пароля доступа пользователей;

3. вход в систему под именем и паролем другого пользователя;

4. активные пользователи программы (на каких АРМ запущена система);

5. проверка структуры баз данных;

6. резервное копирование баз данных;

7. подготовка данных для передачи на верхний уровень:

- подготовка данных по всем актам гражданского состояния;

- подготовка данных по акту гражданского состояния «Регистрация смерти».

8. загрузка данных (верхний уровень);

9. обновление классификаторов;

10. запуск специальных режимов МАИС «ЗАГС»: резервное копирование, восстановление баз данных из резервной копии, режим запуска при сбоях (аварийный режим).

17. Генератор отчетов, позволяющий пользователю сконструировать любой вид отчета с последующим сохранением его в библиотеке стандартных отчетов.

Эффекты от внедрения МАИС ЗАГС

Для граждан:

1. Упрощение процесса получения услуги

2. Сокращение времени получения услуги в органе ЗАГС

3. Бронирование времени регистрации акта гражданского состояния в on-line режиме

4. Обеспечение прозрачности предоставления услуги

Для сотрудников органов ЗАГС:

1. Сокращение времени приема заявителей

2. Сокращение числа принимаемых заявителей

3. Упрощение процесса регистрации записи акта

4. Упрощение поиска и выдачи повторного документа, подтверждающего регистрацию записи акта

Таким образом, эффекты от внедрения МАИС ЗАГС предоставляют возможность:

1. Предоставления нового качества обслуживания граждан за счет возможности обращения за услугой органов ЗАГС через Портал и получения услуги в электронном виде;

2. Повышения сохранности архивных фондов;

3. Снижения времени, требуемого для поиска документов;

4. Сокращения времени обслуживания граждан за счет использования данных электронного архива при заполнении документов.

Функциональная полнота МАИС «ЗАГС»

Предлагаемое типовое решение МАИС ЗАГС обеспечивает автоматизацию всех функций, выполняемых сотрудниками органов ЗАГС региона, в том числе при:

1. Государственной регистрации актов гражданского состояния и выдаче документов в удостоверение факта государственной регистрации акта гражданского состояния (свидетельств и справок).

2. Выдаче повторных свидетельств, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию акта гражданского состояния.

3. Выдаче справок для назначения и выплаты пособий, предусмотренных законодательством Российской Федерации и региональными законами.

4. Исполнении заявлений о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния без составления заключения.

5. Ведении дел и/или составлении заключения о перемене имени, о внесении исправлений или изменений, либо об отказе во внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния.

6. Внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния и выдаче новых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния взамен изъятых при внесении изменений на основании измененных записей.

7. Проставлении апостиля на документы о государственной регистрации актов гражданского состояния для использования за границей.

8. Восстановлении и аннулировании записей актов гражданского состояния.

9. Исполнении в установленном законодательством порядке запросов граждан и организаций, а также запросов о правовой помощи, поступивших из компетентных органов иностранных государств.

10. Направлении в порядке, установленном законодательством, запросов, в том числе о правовой помощи, в компетентные органы иностранных государств;

11. Рассмотрении писем и жалоб граждан, оказании разъяснений и консультаций в установленной сфере деятельности.

12. направлении паспортов умерших граждан в органы миграционного учета.

13. Сообщении сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, о внесении исправлений, изменений и сведений в записи актов гражданского состояния, в случаях, предусмотренных семейным кодексом РФ и ФЗ «Об актах гражданского состояния» органам государственной власти, местного самоуправления, и иным организациям в рамках действующего законодательства.

14. Организации учета и хранения книг записей актов гражданского состояния, документов временного хранения в соответствии с номенклатурой дел и правилами фондирования архива записей актов гражданского состояния.

15. Организации получения, хранения, учета и расходования бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

16. О подготовке и представлении статистических и аналитических отчетов по всем направлениям деятельности органов ЗАГС региона, ведении реестра отчетов, формировании сводных отчетов, обеспечивающих контроль за деятельностью органов ЗАГС региона.

17. Учете уплаты госпошлины.

18. Предоставлении органами ЗАГС услуг населению в электронном виде с использованием портала государственных услуг.

19. Введении специализированного электронного документооборота, обеспечивающего прием, регистрацию, классификацию в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, хранение, использование, исполнение, входящих и исходящих документов органов ЗАГС региона.

20. Администрировании системы, включающем настройку параметров системы, ведение базы данных пользователей системы, разграничение прав доступа к системе, мониторинг функционирования и состояния системы, формирование и печать отчетов о состоянии объектов базы данных системы.

21. Ведении общероссийских, региональных и ведомственных справочников и классификаторов, справочника органов ЗАГС региона, учитывающего все реорганизации, переименования органов ЗАГС и перемещения архивов записей актов гражданского состояния, реестров выходных форм документов.