Лимит остатка кассы вопрос 90

Лимит остатка кассы. Общие положения

Конеев Роман Викторович,

эксперт отдела нормативно-правовой информации компании ПРАВОВЕСТ

Оформить подписку

Другие номера

Версия для печати

Ежегодно, в начале года, предприятию необходимо пересмотреть и согласовать со своим обслуживающим банком лимит остатка кассы, который может оставаться в распоряжении предприятия. При этом, зная специфику своей деятельности, предприятию нужно учесть множество факторов:

режим деятельности;

объем налично-денежного оборота;

порядок и сроки сдачи наличных денег в банк;

наличие обособленных подразделений;

готовность обслуживающего банка принимать денежные средства вечером или в выходные дни;

другие факторы.

В этой статье вы найдете ответы на основные вопросы, возникающие у предприятия при установлении лимита остатка наличных денежных средств. Мы рассмотрим также порядок составления расчета желаемого лимита остатка кассы, который предоставляется для рассмотрения в обслуживающий банк.

Зачем нужен лимит остатка кассы

Начнем с того, что, если организация (предприятие, учреждение (независимо от их организационно-правовой формы)) не имеет лимита остатка кассы, установленного банком, она обязана сдавать всю поступившую наличность в банк в день поступления или на следующий день. В организации, не предоставившей ни в один обслуживающий ее банк расчет на установление лимита, лимит считается нулевым, а значит, и вся наличность, не сданная в банк, является сверхлимитной. Исключение составляют деньги для выдачи зарплаты, пособий и стипендий, которые разрешено хранить в течение трех рабочих дней (включая день получения денег в банке). Чтобы избежать появления сверхлимитной наличности в кассе, организация может обратиться к обслуживающему ее учреждению банка с просьбой установить лимит остатка наличных денежных средств, в пределах которого она сможет хранить наличные в кассе.

Перечень организаций, обязанных соблюдать лимит остатка кассы, включает в себя все предприятия, организации и учреждения (независимо от их организационно-правовой формы), которые имеют кассу и ведут налично-денежные расчеты. При этом действующее законодательство не обязывает к этому индивидуальных предпринимателей. Порядок установления лимита

Для установления лимита остатка кассы предприятие представляет в банк, осуществляющий его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (далее – Расчет). Если предприятие имеет несколько расчетных счетов в разных банках, оно должно обратиться с Расчетом в один из них по своему выбору. После установления лимита в одном банке предприятие обязано уведомить об этом другие учреждения банков, в которых оно имеет счета.

Расчет предоставляется в банк в двух экземплярах. В каждом из них банк указывает установленную сумму лимита и цели, на которые организации разрешается расходовать наличные деньги из выручки, поступающей в кассу. Один экземпляр Расчета возвращается предприятию и является подтверждением лимита остатка кассы, установленного банком.

Перейдем к заполнению.

В начале Расчета указывают название и номер счета организации, а также наименование обслуживающего банка.

Для расчета показателей используют сумму наличной выручки за последние три месяца. Несмотря на то что в Расчете используется понятие «выручка», в строке «Налично-денежная выручка за последние 3 месяца» обычно учитываются все наличные поступления в кассу, то есть наряду с выручкой от деятельности показываются также займы, целевые поступления и иные средства. Это связано с тем, что при проверке лимита остатка кассы банк принимает во внимание всю наличность, поступившую в кассу.

Сумму выручки за три последних месяца делят на количество рабочих дней в этом периоде и определяют тем самым среднедневную выручку. Поделив выручку трех последних месяцев на количество рабочих часов в данном периоде, определяется среднечасовая выручка.

Затем определяется сумма наличных денег, которая была потрачена за последние три месяца на общехозяйственные, командировочные и другие расходы (за исключением заработной платы и выплат социального характера).

Среднедневной расход рассчитывается делением расходов за три месяца на количество рабочих дней в этом периоде. Если предприятие не вело деятельности до момента предоставления Расчета, то в этом случае указывается ожидаемая или планируемая сумма выручки и расходов.

Следующим этапом определяются и указываются сроки сдачи сверхлимитной выручки в банк. Для этого уточняется время работы предприятия и время сдачи выручки. При утверждении лимита банк принимает во внимание не только эти временные показатели, но и удаленность предприятия от учреждений банка. Например, если часы работы организации с 9:00 до 18:00, а учреждение банка находится недалеко, то выручка сдается в конце рабочего дня. В этом случае банк устанавливает такой лимит, чтобы обеспечить нормальные условия для работы организации с утра следующего дня. Если же организация прекращает работу позже, чем банк, а в обслуживающем ее банке отсутствует вечерняя касса и возможность обратиться к услугам вечерней инкассации, то выручка сдается на следующий день. Лимит таким организациям может быть установлен в пределах среднедневной выручки. Организации, не имеющие возможности ежедневно сдавать выручку по причине удаленности от отделений банков, обычно сдают выручку один раз в несколько дней, а лимит для них устанавливается в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы выручки. Для организации, не имеющей выручки, могут установить лимит в размере среднедневного расхода (кроме выплат на заработную плату, выплат социального характера и стипендии).

В следующих строках Расчета указывают испрашиваемую сумму лимита. Как правило, желая подстраховаться на случай непредвиденных расходов, организации завышают эту сумму (по сравнению с разницей между среднедневной выручкой и среднедневным расходом), и в большинстве случаев банки этому не препятствуют. Далее в Расчете организация указывает цели, на которые собирается расходовать поступающую наличную выручку. Это может быть «заработная плата и выплаты социального характера, закупка сельскохозяйственной продукции у населения, скупка тары и вещей у населения, а также командировочные расходы, покупка канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря, оплата срочных ремонтных работ и горюче-смазочных материалов, выплата возмещений убытков по договорам страхования физических лиц». При этом получить у банка разрешение на расходование наличной выручки из кассы можно только в случае отсутствия у организации задолженности перед бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов, услуг, а также перед учреждениями банков по ссудам.

Пример заполнения Расчета

Рассмотрим порядок заполнения Расчета на конкретном примере.

Так, организация «Орион» подает Расчет в банк для установления лимита на 2005 год. Организация заканчивает работу позже банка.

Выручка за последние три месяца составила 1 900 000 руб.

Количество рабочих дней за три месяца – 65 дней.

Количество рабочих часов за три месяца – 520 часов.

Среднедневная выручка составит 29 230 руб. (1 900 000 руб. : 65 дней).

Среднечасовая выручка – 3654 руб. (1 900 000 руб. : 520 часов).

Из кассы за последние три месяца наличными было выдано на хозяйственные нужды всего 110 000 руб., в том числе:

на командировочные расходы – 50 000 руб.;

на общехозяйственные расходы – 60 000 руб.

Среднедневной расход наличных денег составит – 1692 руб. (110 000 руб. : 65 дней).

Округление производится в одном случае до целых чисел, в другом случае до десятых. Точный порядок округления не указан в нормативных документах, поэтому его лучше согласовать с обслуживающим банком.

Таким образом, поскольку организация прекращает работу позже, чем банк, и не имеет возможности сдавать сверхлимитную выручку ежедневно, банк установил размер лимита в пределах среднедневной выручки наличными.

В течение года деятельность организации может измениться: например, существенно возрастет наличная выручка. В такой ситуации для изменения установленного ранее лимита остатка кассы организация имеет право предоставить в банк Расчет по форме N 0408020 с корректировочными данными.

При наличии обособленных подразделений

Для организации, имеющей подразделения, которые осуществляют наличные расчеты, но при этом не выделены на самостоятельный баланс и не имеют счетов в банках, устанавливается единый лимит, учитывающий доходы подразделений. При этом единый лимит распределяется между подразделениями и головной организацией на основании приказа руководителя. При наличии у организации обособленных подразделений с отдельным балансом и счетом в банке лимит устанавливается каждому такому подразделению банком, в котором это подразделение имеет счет.

Типичная ошибка

Один раз в два года банки проводят проверку организаций на предмет соблюдения ими лимита остатка кассы, ведения кассовых операций и работы с наличностью. Следует отметить, что наиболее распространенной ошибкой кассира является занесение в кассовую книгу операций сразу за несколько дней и вывод таким образом остатка кассы не на каждый день.

Например, в организации был установлен лимит остатка кассы в размере 5000 руб. С 6 сентября по 10 сентября 2004 года по кассе произошло движение денежных средств:Дата Приход Расход Остаток

06.09.04 10000 8000 2000

07.09.04 7000 2500 6500

08.09.04 3000 4000 5500

09.09.04 2000 5000 2500

10.09.04 4000 4500 2000

Заполнив один лист кассовой книги сразу за период с 6 по 10 сентября 2004 года, бухгалтер может сделать вывод об отсутствии превышения лимита кассы, так как на конец дня 10.09.04 остаток денег составляет 2000 руб., следовательно, не превышает установленный лимит в 5000 руб. Однако если заполнить кассовую книгу за каждый день, то станет видно, что 7 и 8 сентября лимит остатка кассы был превышен.

Ответственность за нарушение лимита

В заключениe хочу обратить ваше внимание на то, что накопление организациями в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда, а на юридических лиц – от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда. Наказать организацию за данное нарушение налоговые органы могут только в том случае, если оно выявлено в результате банковской проверки. При этом налоговый орган, подозревая организацию в нарушении, может направить в банк справку для проверки соблюдения требований расчетно-кассовой дисциплины.

Постановление о привлечении к ответственности, вынесенное налоговым органом на основании протокола об административном нарушении, можно обжаловать в суде или в вышестоящем налоговом органе в течение десяти дней с момента получения его копии.

Срок давности по данному правонарушению истекает через два месяца со дня превышения лимита остатка кассы. Желая увеличить этот срок, налоговые органы отсчитывают его со дня обнаружения нарушения. Однако арбитражные суды, ссылаясь на то, что налоговые органы пропускают срок, предусмотренный ст. 4.5 КоАП РФ для привлечения правонарушителя к административной ответственности, часто становятся на сторону налогоплательщика.

ЛИМИТ ОСТАТКА ДЕНЕГ В КАССЕ ПРЕДПРИЯТИЯ:

ОФОРМЛЕНИЕ, СОБЛЮДЕНИЕ, ШТРАФНЫЕ САНКЦИИ

Согласно п.5 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее по тексту - Порядок), и п.2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 14-П (далее по тексту - Положение), предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий, при необходимости пересматриваются.

Из этого правила предусмотрено только одно исключение. Так, на основании п.9 Порядка и п.2.6 Положения предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка.

Во всех остальных случаях в соответствии с п.6 Порядка и п.2.6 Положения предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы:

- в дневные и вечерние кассы банков;

- инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк;

- предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

При этом согласно п.2.2.10 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5, бухгалтер обязан контролировать своевременность сдачи торговой выручки материально ответственным лицом в главную кассу или банк, проверяя соблюдение лимита денег в кассе.

Стоит отметить, что согласно п.7 Порядка предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на:

- оплату труда и выплату социально-трудовых льгот;

- закупку сельскохозяйственной продукции;

- скупку тары и вещей у населения;

- иные цели, установленные действующим законодательством или договором с банком.

Предприятия не имеют права накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

На основании п.2.5 Положения лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Существует ряд особенностей оформления лимита остатка денег в кассе предприятия:

1. По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия (п.2.5 Положения).

2. По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений (п.2.5 Положения).

3. При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе (п.2.5 Положения).

Согласно п.2.5 Положения и п.83 Временной инструкции о порядке ведения лицевых счетов распорядителей ассигнований, финансируемых из федерального бюджета через территориальные органы федерального казначейства, утвержденной Минфином России от 9 октября 1996 г. N 3-Е1-6/50, лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах федерального казначейства, устанавливаются:

- учреждениями ЦБ РФ;

- уполномоченными кредитными организациями органами федерального казначейства Российской Федерации с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета.

Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах федерального казначейства в установленном порядке.

На основании п.2.5 Положения по предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной. В этом случае любые остатки денежных средств в кассе являются превышением лимита остатка денег в кассе предприятия, то есть нарушением законодательства.

Размер лимита остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок денежных средств.

В соответствии с п.2.5 Положения лимит остатка кассы устанавливается:

- для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня. Эта методика на практике используется предприятиями торговли, имеющими большой ежедневный оборот;

- для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России на следующий день, - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами. Такой способ расчета лимита остатков денег в кассе чаще всего используется предприятиями общественного питания;

- для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России не ежедневно, - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

- для предприятий, не имеющих денежной выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Согласно п.2.5 Положения для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" (далее по тексту - Расчет).

————————T———¬

| ОКУД |БИК|

+———————+———+

|0408020| |

L———————+————

РАСЧЕТ

НА УСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЮ ЛИМИТА ОСТАТКА КАССЫ

И ОФОРМЛЕНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА РАСХОДОВАНИЕ НАЛИЧНЫХ

ДЕНЕГ ИЗ ВЫРУЧКИ, ПОСТУПАЮЩЕЙ В ЕГО КАССУ

НА ____ ГОД

______________________________________________________________

наименование (штамп) предприятия

______________________________________________________________

номер счета

______________________________________________________________

наименование учреждения банка

Налично-денежная выручка за последние 3 месяца <*>

(фактическая) <***> ___ тыс. руб.

Среднедневная выручка <**> ___ тыс. руб.

Среднечасовая выручка <**> ___ тыс. руб.

Выплачено наличными деньгами за последние три

месяца (кроме расходов на заработную плату и

выплаты социального характера) (фактически) <***> __ тыс. руб.

Среднедневный расход <**> ___ тыс. руб.

Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день,

1 раз в ___ дней, при образовании сверхлимитного

остатка (нужное подчеркнуть)

Часы работы предприятия с __ час. __ мин. до __ час. __ мин.

Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии,

инкассаторам, в кассу банка, на почту (нужное подчеркнуть)

__ час. __ мин.

Испрашиваемая сумма лимита _________________________ тыс. руб.

__________________________________________________________________

(сумма прописью)

Просим разрешить расходование выручки на _____________________

__________________________________________________________________

(указать цели расхода)

————————————————————————————————

<*> В случае резких изменений в объеме выручки или расхода

приводятся данные за последний месяц.

<**> Сумма выручки (расхода), деленная на число рабочих дней

(часов) предприятия.

<***> Вновь организуемые предприятия показывают ожидаемую

сумму выручки (расхода).

Руководитель предприятия ____________________________ (Ф.И.О.)

Главный бухгалтер ___________________________________ (Ф.И.О.)

РЕШЕНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ БАНКА

Установить лимит остатка кассы в сумме _____________ тыс. руб.

__________________________________________________________________

(сумма прописью)

Разрешено расходование выручки на ____________________________

__________________________________________________________________

(указать цель)

Руководитель учреждения банка _______________________ (Ф.И.О.)

Рассмотрим расчет лимита остатка денег в кассе предприятия на конкретном примере.

Пример. Торговый центр "Омега" реализует продукты питания и работает круглосуточно без выходных. Наличная выручка предприятия составляет 48 230 000 руб. за последние три месяца. Выплачено наличными деньгами за последние три месяца 38 200 000 руб., в том числе:

- на зарплату сотрудникам - 21 456 000 руб.;

- поставщикам продуктов питания - 14 500 000 руб.;

- на прочие нужды - 2 244 000 руб.

В последних трех месяцах 91 день.

Расчет лимита остатка денег в кассе. Рассчитаем среднедневную выручку, которая равна 530 000 руб. = 48 230 000 руб. / 91 день. Среднечасовая выручка составляет 22 083,33 руб. = 530 000 руб. / 24 часа. Среднедневной расход - 184 000 руб. = (38 200 000 руб. - 21 456 000 руб.) / 91 день.

Таким образом, лимит остатка денег в кассе составит 346 000 руб. = 530 000 руб. - 184 000 руб.

Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждому предприятию. Форма этого сообщения действующим законодательством не регламентирована. С этой целью банк направляет предприятию отдельное письмо или копию Расчета, заверенную подписями должностных лиц и печатью банка.

Согласно п.2.5 Положения лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета. В этом случае новый лимит остатка кассы действует с даты изменения, указанной в новом Расчете.

Соблюдение лимита остатка денежной наличности в кассе предприятия согласно Рекомендациям по осуществлению кредитными организациями проверок соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличностью, утвержденных ЦБ РФ от 19 декабря 1997 г. N 47 (далее по тексту - Рекомендации), проверяет банк, установивший указанный лимит.

Для осуществления проверки выбираются сведения о произведенных в проверяемом периоде операциях по поступлениям (зачислению) на счета предприятия в учреждении банка наличных денег и их выдачам (списанию) из кассы учреждения банка. Уточняется сумма установленного лимита остатка денег в кассе, наличие разрешения на расходование денежной выручки из кассы предприятия и его условия, согласованный порядок и сроки сдачи выручки в учреждение банка.

Согласно п.5 Рекомендаций с этой целью рассматривается соблюдение установленного учреждением банка лимита остатка кассы на каждый день проверяемого периода. В справке по проверке проставляются данные о лимите остатка кассы, фактических остатках наличных денег в кассе предприятия в дни, когда был превышен лимит.

Определяется общая сумма превышения лимита остатка кассы в проверяемом периоде, а также сверхлимитная кассовая наличность (средняя величина), рассчитанная исходя из общей суммы и количества дней превышения лимита остатка кассы.

Напомним, что согласно ст.15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (от 4000 до 5000 руб.);

- на юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда (от 40 000 до 50 000 руб.).

В.В.Худолеев

Подписано в печать

12.11.2004