Результат показать преподавателю

При большом количестве условий фильтрации либо при необходимости построения сложных логических условий, в том числе по вычисляемым критериям, применение Автофильтра невозможно. В этих случаях, как правило, используется Расширенный фильтр.

5.3 Расширенный фильтр

Расширенный фильтр  гораздо более гибкий инструмент работы с дан­ными, чем автофильтр. Однако перед тем как использовать его, необ­ходимо создать диапазон критериев, в котором описываются все усло­вия поиска.

Диапазон критериев должен соответствовать следующим требованиям:

• Диапазон должен включать как минимум две строки. Причем в первой строке размещаются названия полей списка. Другая строка (или строки) содержит критерии отбора записей, опре­деленные пользователем. Во избежание ошибок названия полей списка следует скопировать, а не вводить вручную.

• Значения условий фильтрации, размещенных в одной строке, объединены логическим оператором И.

• Если на значения поля необходимо наложить несколько усло­вий отбора, соединенных оператором И, то в области названия поля необходимо повторить имя этого поля нужное количество раз.

• Значения условий, заданных в разных строках, связаны опера­ тором ИЛИ.

• Пустая строка критерия означает, что условия отбора нет.

• Диапазон условий может находиться в любом месте рабочего листа или даже на отдельном рабочем листе. Однако при этом диапазон условий должен быть отделен от исходного списка хотя бы одной пустой строкой или столбцом.

• Диапазон условий может содержать не все поля списка, а только те, которые используются при создании условий фильтрации.

После того как создан диапазон условий, можно использовать средства расширенного фильтра. Для этого следует последовательно выполнить операции: Установить курсор в любую ячейку списка → Команда Данные → фильтр → Дополнительно. В итоге на экране появится одноименное диалоговое окно (рис. 5.16), в котором следует указать необходимые данные.

Рис. 5.16 Диалоговое окно Расширенный фильтр

Прежде всего, следует установить переключатель обработки на одно из возможных значений, определяющих, куда поместить результат: фильтровать список на месте (действует по умолчанию) или скопи­ровать результат в другое место.

Затем в текстовом поле Исходный диапазон следует задать адрес обра­батываемой базы данных (путем выделения всех ее ячеек, включая заго­ловки полей). Этот адрес, как правило, устанавливается по умолчанию, и пользователь может его подтвердить либо изменить по своему усмотре­нию.

В текстовом поле Диапазон условий следует задать соответствующие ссылки на ячейки, содержащие условия отбора записей (диапазон кри­териев).

Если был выбран переключатель Скопировать результат в другое место, то активизируется текстовое поле Поместить результат в диапазон, в котором необходимо ввести адрес левой верхней ячейки диа­пазона результата фильтрации.

После заполнения предложенной формы ввод параметров фильтрации подтверждается кнопкой ОК. Excel отфильтрует список в соответствии с заданными условиями, не отображая записи, не удовлетворяющие кри­териям фильтра.

Примечания

1. При использовании расширенного фильтра целесооб­разнее помещать диапазоны условий выше и правее исходной базы данных, если она содержит не более 1020 столбцов и не более 200250 записей. В про­тивном случае диапазон условий целесообразнее раз­мещать на новом листе.

2. Результат выборки расширенного фильтра предпочти­тельнее помещать в новое место под диапазоном усло­вий. Если выборка размещается на том же листе, что и исходная база данных, то для облегчения сравнитель­ного анализа их следует располагать на одном уровне по горизонтали.

3. После изменения значений диапазона условий резуль­тат выборки расширенного фильтра автоматически не изменяется. Требуется его повторное применение.

Варианты применения критериев расширенного фильтра продемонст­рируем на базе данных магазина «Ирикон» (рис. 5. 17), содержа­щей информацию о поступивших на ее склад.