5. Примеры использования систем электронного документооборота

1. В сфере выдачи займов

Компания GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) предоставляет коммерческие займы под залог и является одной из крупнейших в своей области деятельности в США (60 офисов, обслуживается более 47 тыс. займов). Наступил момент, когда GMACCM решила внедрить СЭД, так как обработка большого объема документов как в бумажном, так и в электронном виде значительно затрудняла их контроль. Для решения своих проблем по управлению документооборотом GMACCM установила СЭД OnBase разработки компании Hyland Software, в которой осуществляется управление всей корпоративной информацией (документами MS Word и их образами, таблицами Excel, сообщениями электронной почты, PDF-файлами и более 1800 видами отчетов AS/400). Помимо того, что компания получила возможность глобального Web доступа к сети хранилищ данных в OnBase, для ряда своих специальных отделов GMACCM создала собственный уровень доступа к данным (с настраиваемым интерфейсом). Доступ к системе по всему миру имеют около 2000 сотрудников компании (их аутентификация осуществляется в среде Windows NT). В настоящее время в компании ежедневно обрабатывается около 100 тыс. документов (более 20 потоков работ). При этом около 3600 типов документов (90% полученных документов) сканируется и обрабатывается в день их получения и регистрации. Для их сканирования, очистки образов документов, считывания штрих-кодов, распознавания символов и индексации применяется ПО Ascent Capture разработки компании Kofax. На каждой стадии утверждения документов используется технология электронной подписи Approvelt от компании Silanis. Уже в августе 2001 г. при помощи СЭД OnBase осуществлялось управления более чем 2,3 млн электронных документов (всего более 16 млн. страниц).

2. В сфере патентования

Компания Seed Intellectual Property Law Group из города Сиэтла занимается патентованием. Одной из причин внедрения у нее таких новых технологий, как коллективная работа и обработка образов документов, стала необходимость снижения расходов на фотокопирование и отправку факсов. Ранее для уменьшения своей зависимости от бумажных документов Seed Law Group уже инвестировала сотни тысяч долларов в систему управления содержимым Manage Worksite for Legal разработки компании iManage. Тем не менее, из соображений безопасности (и по ряду других причин) крупные корпоративные клиенты Seed Law Group до сих пор предпочитают посылать некоторые документы (например, патенты и торговые марки) в бумажном виде. Для повышения эффективности обработки этих документов компания Seed решила обеспечить повсеместную Web доступность их цифровых отсканированных образов (с помощью ПО iManage). Для этого были использованы цифровые копиры Canon ImageRunner вместе с технологией сканирования еСору, дающие возможность осуществлять предварительный просмотр и замену плохо отсканированных цифровых образов. После сканирования цифровые образы документов становятся Web доступны для всех пользователей СЭД iManage (юристов компании, ее клиентов и др.). Документы в iManage проиндексированы, а их поиск осуществляется по имени клиента и номеру дела.

При помощи двух цифровых копиров с функцией сканирования фирма Seed Law Group сейчас ежедневно обрабатывает от 500 до 800 документов, размер некоторых из них достигает 300 страниц. В будущем планируется также интегрировать СЭД iManage с ПО управления корпоративными записями.