24. Управление стоимостью проекта. Основные принципы и понятия.

Стоимость проекта определяется совокупностью стоимостей ресурсов проекта, стоимостями и временем выполнения работ проекта. Для строительных проектов определяется стоимость стро­ительства, которая представляет собой часть стоимости проек­та, в которую входят денежные средства, необходимые для ка­питального строительства. Оценка всех затрат по проекту эквива­лентна оценке общей стоимости проекта.

Управление стоимостью проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета. В контексте настоя­щей главы управление стоимостью и управление затратами практически являются тождественными понятиями. Целями системы управления стоимостью является разработка поли­тики, процедур и методов, позволяющих осуществлять планирование и своевременный контроль затрат.

Управление стоимостью проекта включает в себя следующие процессы: оценку стоимости проекта; бюджетирование проекта, т. е. установление целевых пока­зателей затрат на реализацию проекта; контроль стоимости проекта, постоянной оценки фактических затрат, сравнения с ранее запланированными в бюджете и выработки мероприятий корректирующего и предупреждающего характера.

Основным документом, с помощью которого осуществляется управление стоимостью проекта, является бюджет. Бюджетом называется директивный документ, представляющий собой ре­естр планируемых расходов и доходов с распределением по ста­тьям на соответствующий период времени. Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения проекта, поэтому при управлении стоимостью на первый план выходит затратная его составляющая, которую принято называть сметой проекта.

Смета проекта — документ, содержащий обоснование и рас­чет стоимости проекта, обычно на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен.

Одним из способов, позволяющих управлять затратами про­екта, является использование структуры счетов затрат. Для выполнения работ требуются ресурсы, которые мо­гут выражаться как в труде рабочих, материалах, оборудовании, так и в виде позиций денежных затрат, когда нет необходимости или возможности знать, какие конкретно ресурсы их составляют. На стадии формирования бюджета работы все ресурсы, привле­каемые для ее выполнения, списываются на различные статьи затрат.

Это находит отражение в современной концепции управления стоимостью проекта — управления стоимостью на протяжении проекта. Основная часть стоимости возникает на фазе реализации проекта. Но следует отметить, что основные реше­ния, обусловливающие показатели стоимости проекта, принима­ются на предынвестиционной фазе проекта. Воз­можность управления стоимостью проекта также распределяется не­равномерно на протяжении всего его жизненного цикла.

25. Матрица ответственности и планирование документооборота

Важная задача в управлении проектом, да и вообще в менеджменте – четко определить, кто за что отвечает. Именно для этого и применяется инструмент «матрица ответственности» (responsibility matrix).

По своей сути он очень прост и представляет собой таблицу, где в строках обычно перечисляют работы проекта, а в колонках – проектные роли. Работы берут из структурной декомпозиции работ (WBS), роли – изоргструктуры проекта (OBS).

Как работы, так и роли можно указывать с разной степенью детализации. Так, можно написать «специалисты компании», а можно расписать всех поименно. На ранних стадиях жизненного цикла проекта обычно строят укрупненную матрицу ответственности, на более поздних – детальную.

На пересечениях работ и ролей обозначают, имеет ли отношение данный человек к этой работе, и, если имеет, то какое. В литературе можно встретить множество обозначений, например, такие как «генератор идей». Однако, на наш взгляд, это создает излишнюю путаницу и усложняет применение инструмента. Практика показывает, что достаточно следующих понятий:

• Ответственный. Для каждой работы обязательно должен быть указан один и только один ответственный.

• Исполнители. Их может быть несколько, а может быть так, что сам ответственный является и исполнителем. Т.е. в одной ячейке может быть более одного обозначения.

• Утверждающий. Тот человек, который утверждает некоторый документ (если данная работа связана с созданием документа). Он может быть только один.

• Согласующий. Тот человек, который участвует в согласовании некоторого документа (если данная работа связана с созданием документа). Их может быть несколько.

	Высшее руководство	Куратор проекта	Проектный офис	Менеджер проекта	Команда проекта	Организации-подрядчики
Бизнес-планирование	У	С	С	О, И	И
Разработка устава проекта	У	С	С	О, И	И	С
Выпуск приказа о запуске проекта	У	О, С	С	И

Структурная схема организации (ССО) и матрица oтветственности являются двумя инструментами, призванными помогать проект-менеджеру в создании команды, отвечающей целям и задачам проекта. ССО является описанием организацонной структуры, необходимой для выполнения работ.

Целью ССО является определение состава и рас­селение обязанностей исполнителей для работ, входящих в проект. Использование этих структур в процессе построения матрицы ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение пакетов работ. Матрица управляет собой форму описания распределения ответственности за реализацию работ по проекту, с указанием роли каждого из подразделений в выполнении. Количество видов ответственности может быть различным в зави­симости от специфики проекта и его организации.

Матрица может также отображать виды ответственности конкретных руководителей за те или иные работы. Кроме того, могут быть отображены роли людей, не задействованных в проекте, но которые могут оказывать поддержку в работе команды.

Назначение ответственных происходит на этапе планирования, так как необходимо иметь точное представление не только о зат­ратах, но и об имеющихся доступных ресурсах до того, когда план начнет выполняться. После того как все ресурсы будут оп­ределены, необходимо выяснить, каким образом их можно по­лучить, в особенности это касается трудовых ресурсов с требуе­мой квалификацией. Исполнители конкретных работ по проекту должны быть доставлены в нужное место и в определенное время и иметь при этом все необходимое для их выполнения.

Для назначения ответственных надо знать семь типов ресур­сов, которые они могут использовать: трудовые ресурсы, деньги, оборудование техническая оснастка, материалы и поставщики, информация и технологии.

Статьи затрат представляют собой инструмент управления, применяемый для сбора информации о фактических затратах вы­полненных работ и сравнения с их плановыми затратами. Кроме того, статьи затрат используются при планировании и контроле времени и стоимости, так как содержат и аккумулируют инфор­мацию о работах, назначенных организационным подразделени­ям в соответствии с СРР.

Информация, выраженная в документах, является полноценным ресурсом эффективного управления каждого предприятия. Ее недостача, наряду с избытком ненужной, искажает хозяйственную деятельность. Таким  образом, основой в процессе работы с документами выступает организация документооборота  на предприятии, хранение документов и их непосредственное использование в его текущей деятельности.  Правильно организованный документооборот способствует оперативному прохождению документов в управленческом аппарате, пропорциональной загрузке звеньев предприятия и его должностных  лиц, исключительно важен в финансовом и управленческом учете хозяйствующих субъектов, т.е. положительно воздействует на процессы управления в целом.  Организация документооборота на предприятии зависит от масштаба деятельности предприятия, его функций, количества звеньев и объема документопотоков.

Документооборот  - это ни что иное, как постоянное и непрерывное движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения субъектом документационного обеспечения управления до момента окончания выполнения, отправки или уничтожения.  Роль документооборота в системной организации переоценить невозможно. Ведь с его помощью можно восстановить содержание любого вопроса предприятия, извлекая при этом опыт, или проанализировать определенную ситуацию, установив причинно-наследственные знания, т.е. правильно организованный документооборот – самый надежный архив компании. Кроме того, это возможность учитывать и контролировать результаты деятельности субъекта хозяйствования, технология, способствующая функционирование всего предприятия на высококвалифицированном уровне, и опять-таки, средство менеджмента организации.