Джерела аудиторських доказів перевірки запасів

Слід пригадати, що питання, пов'язані з аудиторськими доказами визначеного в темі об'єкту або групи об'єктів перевірки розглядаються на трьох основних групах носіїв інформації:

А)фінансовій звітності;

Б)регістрах обліку;

В)первинних документах.

А). Де саме відображаються об'єкти запасів у фінансовій звітності, показано в табл. 7.4.1, в якій представлено п'ять груп об'єктів запасів.

Таблиця 7.4.1. Відображення об'єктів запасів у фінансовій звітності

Назва форми	Код рядка	Назва рядка
Виробничі запаси
Баланс 2012 р. (Додаток А)	100	Виробничі запаси
Баланс (Звіт про фінансовий стан) 2013 р. (Додаток А.1)	1100 1101 (додатково)	Запаси Виробничі запаси
Звіт про фінансові результати 2012 р. (Додаток Б)	230 270	Матеріальні затрати Інші операційні витрати
Звіт про фінансові результати (Звіт про сукупний дохід) 2013 р. (Додаток Б.1)	2500 2520	Матеріальні затрати Інші операційні витрати
Назва форми	Код рядка	Назва рядка
Примітки до річної фінансової звітності 2012 р. (Додаток Д)	800-870	Таблиця VIII "Запаси" рядки у розрізі видів запасів
Малоцінні та швидкозношувані предмети
Баланс 2012 р. (Додаток А)	100	Виробничі запаси
Баланс (Звіт про фінансовий стан) 2013 р. (Додаток А.1)	1100 1101 (додатково)	Запаси Виробничі запаси
Звіт про фінансові результати 2012 р. (Додаток Б)	230 270	Матеріальні затрати Інші операційні витрати
Звіт про фінансові результати (Звіт про сукупний дохід) 2013 р. (Додаток Б.1)	2500 2520	Матеріальні затрати Інші операційні витрати
Примітки до річної фінансової звітності 2012 р. (Додаток Д)	880	Таблиця VIII "Запаси" рядок "Малоцінні та швидкозношувані предмети"
Виробництво
Баланс 2012 р. (Додаток А)	120	Незавершене виробництво
Баланс (Звіт про фінансовий стан) 2013 р. (Додаток А.1)	1100 1102 (додатково)	Запаси Незавершене виробництво
Примітки до річної фінансової звітності 2012 р. (Додаток Д)	890	Таблиця VIII "Запаси" рядок "Незавершене виробництво"
Готова продукція
Баланс (Додаток А)	130	Готова продукція
Баланс (Звіт про фінансовий стан) 2013 р. (Додаток А.1)	1100 1103 (додатково)	Запаси Готова продукція
Примітки до річної фінансової звітності (Додаток Д)	900	Таблиця VIII "Запаси" рядок "Готова продукція"
Товари
Баланс 2012 р. (Додаток А)	140	Товари (згорнуте сальдо за рахунком 28 "Товари")
Баланс (Звіт про фінансовий стан) 2013 р. (Додаток А.1)	1100 1104 (додатково)	Запаси Товари
Примітки до річної фінансової звітності 2012 р. (Додаток Д)	910	Таблиця VIII "Запаси" рядок "Товари"

Б). Регістрами аналітичного обліку запасів є (Додаток У):

- журнальна форма — Журнал 5 (розділ III) або 5 А, відомість 5.1

- спрощена форма:

- виробничі запаси, готова продукція, товари — Відомість 2-м; виробництво — Відомість 5-м;

- книжково-журнальна форма:

виробничі запаси — Журнал К-8, Книга К-27 або К-30; малоцінні та швидкозношувані предмети - Книга К-27; виробництво — Книга К-39;

готова продукція — Журнал К-6, Книга К-27 або К-30; - товари — Журнали К-2, К-3, К-4, К-5;

Книги К-27, К-29, К-30, К-39. В). Розглянемо первинні документи за об'єктами запасів, визначеними у таблиці 7.4.1.

Слід пригадати, що загальний перелік документів, які використовуються для відображення руху всіх об'єктів обліку, в тому числі й запасів, умовно можна розподілити на дві частини:

1.документи, які використовують для обліку декількох або всіх об'єктів обліку (вони розглядалися в питанні 3 "Джерела аудиторських доказів перевірки необоротних активів" підтеми 7.3 "Аудит необоротних активів" цього модуля);

2.документи, притаманні тільки запасам.

У випадку надходження певного виду запасів на підприємство постачальник виписує той же комплект документів, який визначений у питанні 3 підтеми 7.3 модуля 1. Оплата покупцем за отримані запаси також відбувається на підставі групи документів, описаних у тому ж питанні.

За Наказом Міністерства фінансів України № 193 та "Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку запасів" (див. п. 2) господарські операції з руху запасів вже безпосередньо на самому підприємстві оформлюються наступними первинними документами (як правило, це документи із шифром М у правому верхньому куті (табл. 7.4.2)

У випадку відпуску виробничих запасів на сторону за межі підприємства (продажу), підприємство-продавець надає покупцю визначений у Підтемі 7.3 п. 3 звичайний комплект документів, що складається з:

- накладної певного виду в залежності від способу доставки запасу (видаткова, М-11, ТТН тощо);

- податкової накладної, якщо продавець є платником ПДВ;

- рахунку-фактури або рахунку, якщо покупцю за договором необхідно здійснити передоплату;

- пакет юридичних та технологічних документів (договір, сертифікати тощо).

Таблиця 7.4.2. Документи з руху запасів, які визначено Наказом Міністерства фінансів № 193 та одичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку запасів

Назва і шифр форми	Мета застосування
Документи із оприбуткування запасів, які виписує підприємство-покупець
Форма № М-4 Прибутковий ордер	- для оприбуткування запасів, що надходять на підприємство від постачальників або з переробки у випадку відсутності розбіжностей по кількості і якості запасів, що надійшли, із даними супровідних документів. Складається матеріально відповідальною особою в 1-2 примірниках в день прибуття ТМЦ на склад
Форма № М-7 Акт про прийом (приймання) матеріалів	- складається у випадках розбіжностей по кількості і якості запасів, що надійшли, із даними супровідних документів, пред'явлених до оплати, - є підставою для пред'явлення претензій постачальнику й оприбуткування запасів, що надійшли. - складається у випадку приймання запасів, які надійшли без документів. Складається призначеною наказом керівника комісією за участю представника постачальника або іншою довіреною особою у 2-х примірниках, один примірник є підставою для оприбуткування цінностей комірником, другий передається до юридичного відділу для виставлення претензії
Шифр форми відсутній Закупівельний акт	- для оприбуткування запасів, що закуповуються у фізичних осіб (на ринку) (див. додаток до Наказу Міністерства економіки з питань європейської інтеграції № 157 від 17.06.2003 р.) Складається підприємством — закупівельником у 1-му примірнику в момент купівлі
Форма № М-11 Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів	- для оприбуткування запасів, що надійшли з власного виробництва або з інших підрозділів у середині підприємства. Складається в момент відпуску (відвантаження) запасів як у середині підприємства, так і за його межі постачальником (відвантажувачем) у двох примірниках: один призначений для списання цінностей з того, хто передає, другий — для оприбуткування цінностей тому, хто приймає.
Документи з вибуття запасів у середині підприємства
Форма № М-8 Лімітно-забірна картка	- для багаторазового відпуску одного номенклатурного номеру виробничих запасів на один місяць. Виписується виробничо-технічним відділом або планово-економічним відділом на одне чи кілька найменувань запасів в 2-х примірниках. Один примірник на початку місяця передається споживачеві запасу — цеху або дільниці, другий — складу або коморі. При відпуску запасів у лімітно-забірній картці цеху (дільниці) розписується комірник, у примірнику складу — представник цеху (дільниці). Після використання ліміту склад передає "вичерпані" картки до бухгалтерії.
Назва і шифр форми	Мета застосування
Форма № М-9 Лімітно-забірна картка	- для чотириразового відпуску одного номенклатурного номеру виробничих запасів на один місяць (див. Форму М-8)
Форма № М-10 Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів	- для відпуску виробничих запасів, потреба в яких виникає періодично, заміни запасів, а також для додаткового (понадлімітного) відпуску виробничих запасів. Виписується на один вид запасів і його багаторазовий відпуск у межах ліміту в 2-х примірниках: один — для одержувача (цеху, ділянки), другий — для складу.
Форма № М-11 Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів	- для оприбуткування запасів, що надійшли з власного виробництва або з інших підрозділів у середині підприємства.
Документи зі складського обліку запасів
Форма № М-12 Картка № складського обліку матеріалів	- для оперативного руху запасів по складу (коморі). Відкривається в бухгалтерії на кожне найменування, сорт і розмір конкретного виду запасів на рік з переносом залишку запасу на початок року з картки попереднього року.
Форма № М-16 Матеріальний ярлик	- для характеристики запасів кожного номенклатурного номера за місцем зберігання, слугує для матеріальних цінностей паспортом. Складається комірником в момент надходження певного номенклатурного номеру в 1-му примірнику
Документ з обліку запасів у бухгалтерії
Форма № М-14 Відомість обліку залишків матеріалів на складі	- для контролю взаємозв'язку складського та бухгалтерського обліку. Заповнюється бухгалтерією у визначений термін за перевіреними даними карток Форми № М-12
Форма № М-19 Матеріальний звіт	- за нормативним документом повинен використовуватись тільки будівельними організаціями, але на теперішній час знайшов більш широке застосування й в інших галузях. Складається матеріально відповідальною особою (МВО) і передається в бухгалтерію; відображає рух запасів на складі за певний період; є зведеним документом з обліку виробничих запасів. Складає МВО (зав. складом, коморою) тільки у кількісному вимірнику в 2-х примірниках у визначений термін. До нього додаються всі прибуткові та видаткові документи з руху запасів, визначається залишок на кінець звітного періоду.

У момент отримання запасів представник покупця надає постачальнику Довіреність Форми М-2.

Малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП) Надходження МШП на підприємство, облік їх руху на складі та видача зі складу в експлуатацію здійснюється на підставі документів, визначених у табл. 7.3.2 та 7.4.2. А для обліку МШП, які знаходяться в експлуатації, застосовуються, первинні документи, які надано у Наказі Мінстату України № 145 (табл. 7.4.3).

Таблиця 7.4.3. Документи з руху МШП, які знаходяться в експлуатації

Назва і шифр форми	Мета застосування
Форма № МШ-1 Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)	Застосовується тільки на підприємствах, де оперативний облік і контроль за рухом МШП, що знаходяться в експлуатації (у виробництві), здійснюється методом обліку обмінного (оборотного) фонду. - для обліку зміни запасу інструментів (пристосувань) у цехових інструментальних коморах. Складається у 2-х примірниках при необхідності зміни норми, один примірник знаходиться у планово-виробничому відділі, другий — у цеху.
Форма № МШ-2 Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів	- для обліку МШП, виданих працівникам підприємства в індивідуальне користування, у користування бригади чи ланки. Ведеться в 1-му примірнику, зберігається у комірника
Форма № МШ-3 Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв)	- для обліку МШП, які потребують ремонту чи заточування на підприємствах, де це здійснюється централізовано. Виписується у 2-х примірниках комірником, один примірник залишається у комірника, другий передається разом з інструментом у цех.
Форма № МШ-4 Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів	- для оформлення факту поломки, псування або втрати МШП. Складається в одному примірнику майстром або начальником цеху. Якщо втрата сталася з вини МВО та потребує відшкодування, то Акт складається в двох примірниках
Форма № МШ-5 Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні	Застосовується тільки на підприємствах, де оперативний облік і контроль за рухом МШП, що знаходяться в експлуатації (у виробництві), здійснюється методом обліку обмінного (оборотного) фонду. - для оформлення списання інструментів (пристроїв) і обміну їх на придатні. Складається в 1-му примірнику комісією цеху на підставі разових актів вибуття інструментів (пристроїв) (Форма № МШ-4).
Форма № МШ-6 Особова картка № _ обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв	- для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв, які видаються працівникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами. Відкривається на кожного працівника Ведеться в 1-му примірнику і зберігається у комірника.
Форма № МШ-7 Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв	- для обліку прийнятих від працівника підприємства спецодягу, спецвзуття і інших запобіжних пристроїв для прання, дезінфекції, ремонту і сезонного зберігання та повторної видачі для користування. Заповнюється комірником цеху у 2-х примірниках окремо на видачу й на повернення.
Форма № МШ-8 Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів	- для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання всіх видів МТТТГТ і здачу їх у комору для утилізації. Складається в 1-му примірнику комісією цеху на підставі разових актів вибуття МТТТГТ (Форма № МШ-4).