1.2 Басқару процесі ұғымы, түсінігі

Басқару — адамдардың кәсіпкерлік қызметі. Бұл қызметтің мән-мазмұнын айкындау үшін оның анықтамасынан бастайық. Баскару —■ бұл ұжымдары адамдарға және жекелеген адам­дарға, олардың бірлескен еңбек жұмыс процесінде максатты жүйелі ыкпал ету. Осы анықтамадан 6ipқaтap корытынды жасауға болады. Басқару ең алдымен ықпал ету, демек мұның өзi сол әрекетке билік ету қажеттігін көрсетеді.

«Мақсаттылық» аныктамасы басқару міндетін — ұжымның алдына қойған мақсатына жeтyін қамтамасыз етуін көздейді. Оның үстіне мақсат қою да басқару міндеті.

«Жүйелілік» анықтамасы дүркін-дүркін емес, жүйелі, үздіксіз жүзеге асыру кажеттілігін көрсетеді.

Әрекеттің осындай міндеттi бірізділiгiн басқару пpoцeci дел атайды. Әр түрлі деңгейде басқару процестерінің күрделілігіне және алуан түрлілігіне қарамастан, Д. Н. Бобрышев осы категорияның басқару процесіне біршама жалпылама анықтама береді. Басқару пpoцeci—бұл шешім шығаруды, кабыл дауды, қабылданған шешімнің орындалуы жөніндегі жұмыс барысын үйлестіруді, қабылданған шешімнің орындалу бары­сын бакылауды бірізділікпен жүзеге асыру. Бул анықтама баскару әрекетінің мазмұнын да ашады.

Басқару процестерін басқарудыц көптеген жүйелері мен салаларында жүзеге асырады. Кәсіпорындар мен мекемелерде, колхоздар мен тасымалдау орындарында, құрылыс пен жоғары оку орындарында. Яғни, адамдар еңбек ететін ұжымның барлығында белгілі 6ip мақсатқа жету үшін басқару қызметі 6ipiншi кезектен міндет болып саналады. Басқару пpoцeci мемлекеттік деңгейде де, шаруашылық ұйьмында да бірдей жүргізеді. Стратегиялық және жедел проблемаларды шешкен кезде ол 6ip максатты көздейді, әрине, мұндай жағдайда кө6iнece «Стратегиялық басқару», «жедел басқару» секілді терминдерді пайдаланады. Бipaқ мұнда басқару мазмұны өзгермейді.

Басқару циклді процесс ретінде қарастырылады, ол басқа­ру функциясы» деп аталатын басқару жұмысының нақты түpiнен тұрады. Басқару функциясы — басқару кызметінің нақты түpi, оны жүзеге асыру үшін арнайы амалдар мен әд1стер, сондай-ак тиісті ұйымдық жұмыстар қолданылады.

Әp6ip басқару функциясы процесс болып саналады, өйткені, бұлар да өзара байланысты әрекеттер сериясынан тұрады. Бас­қару функциясы барлық функцияньң жалпы жиынтығы. Басқа­ру функциясына ғылымньң көптеген салаларындағы ғальмдар зор көңіл бөлген кезінде А. Файоль былайша тұжырымдаған болатын: «Басқару дегеніміз болжалдау және жоспарлау, ұй-ымдастыру, жарлық беру, үйлестіру және бақылау». Бұл функ­ция баскарудың теориялық категориясы ретінде әдебиеттерде көптеп пайдаланылады, 6ipaқ біржақты емес.

Функция — көпмағыналы термин. Философияда бұл eкi объектінің (топтың) қарым-қатынасы, онда 6iрeуінің өзгеруі екіншісінің өзгеруіне түрткі болады, социологияда — белгілі 6ip әлеуметтік институт немесе жеке әлеуметтік процесс жоғары деңгейдегі қоғамдық жүйенің қажеттілігін орындайды.

Функция — бұл сонымен коса әрекет, міндет, жұмыс. Бұл мағынада функция ұғымы басқару функциясыньң категориясын анықтаған кезде басқару теориясында, сондай-ақ олардың ұйымдастыру жүйесіндегі басқа функциялардан — eрекшелігі әлеуметттік т. б. өзгешелігін көрсету үшін пайдаланылады.

Басқару функциясының өзінің өзгешелігі, ерекше мазмұны болады әpi дербес жүзеге асырылуы мүмкін. Оларды кез келген басқару саласындағы адамдар қызметінее теңдестіруге болады. Шындығында, кез келген салада басқару үшін шешімді әзірлеу және қабылдау, оның орындалуын ұйымдастыру, оның орындалу барысын үйлеcтipy, орындалу нәтижесін бақылау және де осы деректерін негізінде келесі шешімді шығару және қабылдау кажет.

Басқарудың барлық функциясы 6ip-6iрінe тығыз байланысты, сонымен қоса, олар 6ip-6ipiмeн сіңісіп кетеді. Жоғарыда атап көрсетілгендей, басқару функциясына деген көзқарас жә­не олардың жіктелуі алуан түрлі «Менеджмент негіздері кітабының авторлары (М. X. Мескон, М. Альбет, Ф. Хедоури) басқару қызметінің елеулі түрлеріне шағын категорияларға беледк мұның өзін қaзipгi кезде барлық ұйымдарға қолдануға болады. Авторлардың пікірінше, басқару пpoцeci олардың өзара байланысты функцияларынан: жоспарлаудан, уйымдастырудан, мотивация және бақылаудан тұрады.

Басқару процесінің мазмұны және негізгі сипаттамалары

Алдынғы тараудан бізге басқару процесінің төрт функция­сы белгілі: жоспарлау, ұйымдастыру, мотивация және бақылау. Олар коммуникация және шешім қабылдау процестерімен байланысып б i р i к к е н. Олардың негізгі мазмұнын қарастыралық.

Жоспарлау барлык, баскару функциясының ішіндегі ең елеулici болып саналады.

Жоспарлау кәсіпорын мен бөлімшенің мақсатын таңдап алудағы тұрады, сондай-ак оның мақсатқа жету амалдарын қарастырады. Жоспарлау функциясы мынадай үш сұраққа жауап береді.

Біз қазір қандай жағдайда тұрмыз? Басшылар ұйымның қаржы, маркетинг, өндipic, ғылыми зерттеу және іздестіру, еңбек ресурстары секілді маңызды салаларының күштi жэне әлс1з жақтарын бағалай білуі тиіс. Мұның барлығы ұйымның қандай мүмкіндіктері барын анықтау мақсатында жүзеге асырылады.

Бiз қайда бет алуымыз керек? Бәсеке, клиенттер, заңдар, саяси факторлар, экономикалық жағдайлар, технология, жабдықтау, әлеуметтік және мәдени өзгертулер секілді сыртқы ұйымдардың мүмкіндіктері мен қауіп-қатері сезіне отырып, басшы ұйымдастырудың мақсаты қандай болу керектігін және осы мақсатка жетуде ұйымға не бөгет жасайтындығын анықтайды.

Бiз мұны қалай icтeyiміз керек?

Басшылар жалпылама және нақты жағдайда ұйым мақса­тын орындау үшін ұйым мүшелері нені icтey керектігін анықталуы тиіс.

Ұйымдары жоспарлау екі себептің әсерінен туындайтын жеке бір жолғы құбылыс емес. Біріншіден кейбip ұйымдар мақ­сатқа жеткеннен кейін өмip сүруін тоқтатады, өйткені олар бастапқыда сол көздеген мақсаты үшін құрылады. Алайда, кешш-лж ұйымдар өмip cүpyiн мүмкіндігінше ұзарта түседі. Сондықтан олар алғашқы мақсатын толық орындаған жағдайда өз мақсаттарын жаңадан айқындайды немесе өзгертеді.

Екіншіден себеп, мұнда жоспарлау уздпопз жүзеге асырылуы тиіс — бұл болашақтары тұрақты белгісіздік қopшaғaн ортадағы өзгеруі немесе тұжырымдаулары кателігі әсерінен, жоспарды жасаған кезде оқиға басшы ойлағандай болмауы мүмкін. Сондықтанда жоспардың ақиқаттығына көз жеткізу үшін оны келюе отырып қайтадан қарап, пысықтап шығады.

¥йымдастыру. Ұйымдастыру — демек нендей бір құрылым құру. Ұйым өзінің жоспарын орындау, сол арқылы мақсатына жету үшiн конструкциялауға кажет көптеген элементтер болады.

¥йымда жұмысты адамдар істейтін болғандықтан ұйымдас-тырудың маңызды жағдайларының 6ipi — ұйым ішінде толып жатқан міндеттерді, соның ішінде басқару жұмысын кімдердің орындау керектігін анықтап алу. Басшы адамды нақты жұмыс-тарға бөледі, жекелеген адамдарға тапсырмалар мен биліктер немесе ұйым ресурстарын пайдалану правосы беріледі. Мұның өзi олардың өз міндеттерін тиянақты орындауына деген жауап-кершілік жүктейді.

Мотивация. Егер кімде кiм ұйымдағы нақты жұмысын орындамаса, онда тіптен ойдағыдай жасалған жоспардың және ұйымның неғұрлым жетілдірілген құрылымның ешкандай мәні болмайды. Сондықтанда мотивацияның міндеті сол, ұйым мүшелері өзгерткен бектлген міндеттерді жоспарға сәйкес орындау.

Басшылар әрқашанда, өз жұмыскерлердің тапсырған icтi орындауын талап eттi, көп жағдайда орындатты. Көне уақыттарда бұл үшін дүре мен жазаны, кейбіреулеріне — награданы колданды. XVIII ғасырдың аяғы мен XX ғасырдың соңына дейінгі қалыптасқан ceнiм бойынша, егер адамдардың еңбекақы табуға мүмкіндігі болса, онда олар жан аямай жұмыс icтeйдi. Сондықтанда мотивация — ақшалай тиicтi ақы төлеу арқылы жұмыс icтey деген ұғым береді. Ғылыми басқару мектебі да мо-тивацияны осы тұрғыдан негіздейді.

Мінез-құлык ғылымы саласындағы зерттеулер таза экономикалық ыкқалдың жеткіліксіз екендігін дәлелдеді. Басшылар мотивацияны, яғни іштей талаптанудыц іске асуы үнемі өзгеpiп тұратын күрделі жиынтық кажеттілік нәтижесі деп түсінеді. Өз жұмыскерлердің тиімді жұмыс icтeyi үшін басшы бұларға ненің кажет екендігін анықтауы, әрқайсысы қажеттігін жақсы жұмыс арқылы қанағаттандыруы тиic.

Бақылау. Күтпеген жағдайға байланысты ұйым өзінің бастапқы, басшы белгілеген бағытын өзгертуі мүмкін. Сондықтан басшының міндеті, ұйымға елеулі зиян келмей тұрғанда алдын ала белгіленген жоспардың өзгеру себебін тауып анықтау болуы тиіс.

Бақылау — бұл ұйымның өз мақсатына жетуді қамтамасыз ету процесі. Бақылаудың үш кезеңі бар.

Бipiншici — стандарттар белгілеу. Бұл мақсатты дәл анықтау, мұның өзi белгіленген уакыт аралығында жүзеге асуы тиіс. Оның өзi жасаған жоспарларға негізделеді.

Екіншісі — белгілі 6ip кезеңде жеткен жетістік өлшемін білу және жеткенді күткен нәтижемен салыстыру. Егер осы екі жағдай дұрыс орындалса, онда ұйым басшысы сол ұйымда проблеманың болатындығын біліп қана қоймай, проблеманы тез шешеді. Ал, мұның өзі үшінші фазаға — кезеңге қажет, мұндай істер керек болып жатса, бастапқы жоспардық елеулі ауытқу мен түзету енгізу үшін белсенді әрекет етеді.