Тема 3.Документ як знакова система. Загальна характеристика складових документа

3.1. Характеристика документа як системного об'єкта

3.2. Властивості документа

3.3. Ознаки документа

3.4 . Функції документа

3.5. Інформаційна складова документа

3.5.1. Документна інформація

3.6. Матеріальна (фізична) складова документа

3.6.1 . Матеріальна основа документа

3.6.2. Форма матеріального носія інформації

3.1. Характеристика документа як системного об'єкта

Документ – складний об'єкт, що представляє собою єдність інформації та матеріального (речового) носія. З'ясувати його сутність – це задача, яка вирішується за допомогою системного підходу – методологічного напрямку в науці, що ставить своїм завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об'єктів – систем (грец. sistema – ціле, складене з частин, з'єднання).

Документ являє собою систему – безліч закономірно пов'язаних один з одним елементів і частин як певне цілісне утворення, єдність. Елемент– гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називаєтьсяпідсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи щодо, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна і матеріальна (речова, субстанціональна) складові, а також конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка, форзац тощо), об'єднані в складне ціле.Підсистемою документа може виступати і текст, що складається з глав, параграфів, абзаців.В якості елементів док-та виступають заголовок, передмова, колонтитул, плетіння, форзац тощо. Док-т як ціле – це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема стосовно них. З точки зору сукупності док-в, зібраних у фондах органів інф-ї, біб-к, архівів, книгарен та ін. (в залежності від масштабів системи) док-т стає підсистемою або навіть елементом.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і зв'язків між ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ як систему. Визначаються функції, виконувані елементами, підсистемами всередині і зовні цієї системи, її властивості, тобто якісні відмінності, що зумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання в соціальній комунікації.

При системному підході досліджуваний док-т розглядається як частина більш великої системи соц. комунікацій. Тому насамперед важливо з'ясувати, частиною якої більш заг. системи (цілого) є в даному випадку документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються цілі існування, функції, що їх у суспільстві, закономірності функціонування.

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відображає зовнішню прикмету, за якою (частіше – сукупності яких) можна віднести спостережуваний об'єкт до документа. На відміну від нього властивість відбиває якісне, тобто внутрішньо властиве док-м відмінність. Док-т характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх прояву), а набір ознак документа в кожному випадку може бути індивідуальним.