3.2. Властивості документа

Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей ( відмітних якостей). Найбільш суттєві з них такі:

1. Атрибутивність документа,тобто наявність невід'ємних складових, без яких він існувати не може.

Документ як цілісна система складається з двох основних складових – інформаційної та матеріальної.Відсутність однієї зі складових перетворює документ в недокумент (в усне мовлення, річ).

Док-т має двоєдину природу, тобто дві сторони: зміст (духовна сутність: думки, ідеї) і форму (матеріальну, речову, що служить для закріплення і передачі інформації).Теза про подвійну природу документа є аксіомою документознавства. Змістовно-інформаційна сутність документа є головною ознакою документа. Його форма зазвичай розглядається з точки зору матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції.

Розрізняють зовнішню (поліграфічне або інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація матеріалу).Саме по матеріальній конструкції відрізняють книгу від газети, карти, грамплатівки, дискети і т.п. Іноді до формальних ознак документа відносять форму запису інформації.

Між інформацією (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки тісний зв'язок, що прийнято використовувати особливий термін «документна інформація».

2. Функціональність документа,тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ – поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа виконувати свої сутнісні функції дозволяє розглядати його як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.

3. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

Всякий док-т має певну структуру, послідовність і взаємозалежність розташуванням його елементів і підсистем: як текстової, інф. складової (передмова, вступна частина, основний текст, допоміжні покажчики, додатки), так і матер. складової (обкладинка, палітурка, тит. аркуш, книжковий блок, корінець, форзац тощо).

Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для певного виду документів, мають практично всі функціонуючі в системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями тощо. Саме структура забезпечує ефективність використання і довготривалість зберігання документа.

Набір перерахованих властивостей документа – це особлива цілісна система, що виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між ними є настільки тісним, що відокремити їх один від одного можна лише умовно.

Визначення ознак і властивостей документа тільки розпочато в документознавстві і вимагає подальшого уточнення як їх номенклатури, так і змістовного наповнення.