8. Характеристика архивного хранения документов и дел в

организации

Архив аппарата управления Филиала является центральным архивом Филиала и осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью архивов производственных отделений Филиала.

Основными источниками комплектования архива аппарата управления Филиала являются:

1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу и документы временного срока хранения (со сроком хранения от 1 до 10 лет) аппарата управления Филиала.

2. Документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу и документы временного срока хранения (со сроком хранения от 1 до 10 лет), переданные в собственность Общества по акту приема-передачи:

исполнительного аппарата ОАО «АЭК «Комиэнерго»;

организаций-предшественников ОАО «АЭК «Комиэнерго»;

ликвидированных дочерних предприятий и организаций, входивших в состав ОАО «АЭК «Комиэнерго»;

исторически связанных с ОАО «АЭК «Комиэнерго» организаций.

3. Документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу и документы временного срока хранения (со сроком хранения от 1 до 10 лет), принимаемые на основании решений руководства Общества и Филиала, в том числе при реорганизации Филиала.

4. Описи дел постоянного хранения, по личному составу и описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих хранению в производственных отделениях Филиала.

Описи дел, подлежащих сдаче в архив Филиала, представляются в ОУД в следующем календарном году. Дела, внесенные в опись, допускается хранить в структурном подразделении не более одного календарного года. По истечении этого срока дела передаются в архив Филиала, при необходимости использования их в работе выдаются во временное пользование.

В период подготовки подразделением дел к передаче в архив, сотрудники архива предварительно проверяют правильность формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела проводится сотрудником архива в присутствии работника, ответственного за делопроизводство в подразделении. При этом в обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного и долговременного хранения запрещается хранить на скоросшивателях.

Полное оформление дел предусматривает:

1. Подшивку или переплет дела.

2. Нумерацию листов в деле.

3. Составление заверительной надписи дела.

4. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов в деле.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (реестры, договоры, контракты и т.д.), составляется внутренняя опись дел.

Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутреннюю опись необходимо составлять и в делах, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, различные протоколы, личные дела и т.д.).

Необ ходимость составления внутренней описи документов дела определяется также соображениями оперативности поиска нужной информации.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то он подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе «Примечания» внутренней описи и при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На обложке дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу проставляется архивный шифр.

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Порядок использования документов архива Филиала определяется Основными правилами работы ведомственных архивов и Порядком использования документов в архиве аппарата управления Филиала, утвержденного приказом Филиала.

Дела постоянного и долговременного хранения выдаются для использования в обработанном виде, т.е. с оформленной обложкой, подшитыми (переплетенными), пронумерованными, с заверительной надписью. Дела из архива выдаются на срок, не превышающий:

• 10 дней — для работников Филиала;

• от 7 до 30 дней - для работников производственных отделений Филиала;

• от 7 до 30 дней - для сторонних организаций и частных лиц.

Сотрудники (организации, частные лица), которым выдаются

документы, должны знать правила пользования ими. Обязанность по ознакомлению под подпись с правилами пользования возлагается на заведующего архивом. При использовании архивных документов запрещается подчеркивать текст, делать какие-либо отметки на документах, изымать их из дел, наносить механические повреждения бумажным носителям документов, нарушать порядок расположения документов в деле. На место каждого выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой называется шифр дела (номер описи, дела или порядковый номер по номенклатуре), кому и когда выдано дело.

Каждое выданное во временное пользование дело записывается в журнале учета дел, выданных во временное пользование, в котором указываются:

• номер по порядку;

• число, месяц и год выдачи;

• номер описи (за исключением дел временного срока (менее 10 лет) хранения);

• номер дела по описи (за исключением дел временного срока (менее 10 лет) хранения);

• номер дела по номенклатуре (для дел временного срока (менее 10 лет) хранения);

• заголовок дела;

• количество листов (за исключением дел временного срока (менее 10 лет) хранения);

• структурное подразделение и фамилия работника, которому выдано

дело;

• его подпись в получении дела и ознакомлении с правилами использования документов;

• дата возвращения дела;

• подпись заведующего архивом в получении возвращенного дела.

При возвращении дел проверяются количество и номера дел по

журналу учета, наличие и состояние листов в деле. Дело помещается на свое место, а карта-заместитель изымается, запись в ней гасится одной чертой, чтобы можно было легко прочитать текст. Карта-заместитель используется неоднократно.

Представители других организаций допускаются к ознакомлению с определенными документами только на основании положительного письменного решения (резолюции на документе) руководителя Филиала, курирующего вопросы делопроизводства и по согласованию с руководителем, курирующим вопросы защиты информации.

Выдача дел из архива во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в 2-х экземплярах: один остается в архиве, другой выдается получателю дел. Акт визируется начальником отдела управления делами Филиала и утверждается руководителем Филиала, и руководителем организации, запрашивающей дела для использования. Подписи скрепляются печатями с изображением символики. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка, один экземпляр остается в организации-получателе, другой - хранится в архиве аппарата управления Филиала.

Исследователи, работающие с документами архива, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. При необходимости, сделанные выписки могут просматриваться руководителем делопроизводственной службы или службы безопасности.

Исследователи при использовании в своих работах или в средствах массовой информации сведений, содержащихся в документах архива, обязаны делать ссылку на место хранения документов.

Выдача документов представителям правоохранительных органов и налоговых инспекций осуществляется согласно письмам этих органов и в необходимых случаях оформляется актом об изъятии документов. Если изымаются документы из дел постоянного и долговременного хранения, то вместо них рекомендуется оставлять заверенные копии этих документов.

Для удобства поиска документов в архиве аппарата управления Филиала ведется электронная картотека, в которой содержатся сведения о составе и содержании документов архива. Картотека является архивным справочником, в котором сведения о документах и их местоположение отражены в регистрационных карточках.