Раздел II. Изучение современных технологий обеспечения управленческой деятельности филиала оао «мрск Северо-Запада»

«Комиэнерго»

1. Компьютерные технологий подготовки текстовых и табличных

документов в организации

1.1. Все текстовые документы в Филиале готовятся в электронном виде с расширением.doc при помощи текстового редактора Microsoft Word 2007, который предназначен для создания, редактирования и форматирования документов.

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся:

• создание документа;

• ввод текста;

• редактирование текста;

• рецензирование текста;

• форматирование текста;

• сохранение документа;

• печать документа.

Документы в Филиале оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297

мм).

Оформление реквизитов документа.

Изображение символики филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго» помещается на верхнем поле документов.

Наименование организации-автора документа и ее реквизиты указывается точно, без сокращений.

Гриф (пометка) «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к ним.

На документах, оформленных на бланках, все реквизиты проставляются в соответствии с расположением этого реквизита.

Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется ко всем документам, независимо от характера и назначения, за исключением:

• телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5;

• писем, текст которых не превышает 4-6 строк.

Текст заголовка должен отвечать на вопрос «О чем?»; «О мерах ...», «О выделении ...», «Об утверждении ...». Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы цифрового

поля.

Заголовок, состоящий из двух или более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - не менее 2,5 см; правое - не менее 1,0 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2 см.

Красная строка — 1,25 см от границы полей.

Документы, создаваемые в Филиале, печатаются с использованием текстового редактора Win Word шрифтом Times New Roman размером 12-14 через 1-1,5 межстрочных интервала (24-36 пт), (где пт - это единица измерения при определении величины интервала) и табличного редактора Excel.

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

При оформлении текста на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа должен состоять из двух основных частей. В первой части приводится описание фактов и событий, послуживших основанием для составления документа. Во второй - излагаются выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов (24-36 пт) от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Подпись документа.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт).

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 2-3 межстрочных интервала и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В состав подписи входят: полное наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Инициалы ставятся перед фамилией, например:

Директор подпись И. О. Фамилия

Документы коллегиальных органов подписываются

председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем (если он утвержден).

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документов несколькими должностными лицами, их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответственно занимаемой должности.

Приложения печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы приложений при печатании идентичны размерам, применяемым при оформлении самого документа.

В приложениях помещаются положения, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже через межстрочный интервал (18 пт) дается ссылка на документ, все составные части реквизита центрируются относительно самой длиннои строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Например: Приложение №1

к договору от №

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяются прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д), межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера документа дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в приложении нескольких разделов их заголовки печатаются центровым способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть (наименование граф) повторяются на каждой странице.

1.2. Для представления данных в виде таблицы в Филиале используют табличный редактор Excel.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют:

• ввод данных

• редактирование;

• форматирование текстовых и числовых данных, а также формул.

Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Особенность

электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к перерасчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Списки на листе Microsoft Office Excel 2007 позволяют группировать данные и выполнять различные действия над связанными данными. Списки могут быть созданы как на основе существующих данных, так и на основе пустого диапазона. Если диапазон определен как список, то управление данными в нем и их анализ осуществляется независимо от данных за пределами списка

.2. Компьютерные технологий организации хранения и поиска документальной информации

Для обмена информацией между структурными подразделениями Филиала используется Система управления документооборотом «Эффект Офис» (далее СУД «Эффект Офис»).

Справочный аппарат делопроизводства должен отвечать требованиям наиболее полного и разностороннего раскрытия состава и содержания документов, обеспечения их оперативного поиска, быстрого получения необходимой информации.

Основой справочного аппарата к служебным документам являются автоматизированная система учета и контроля документов в системе управления документооборотом, создаваемая в ОУД.

Для обеспечения оперативности и простоты работы поисковой системы, создаваемые документы должны строго соответствовать унифицированным формам и регистрироваться в системе в соответствии с разработанными правилами и инструкциями.

Все документы Филиала хранятся в едином хранилище - в Библиотеке. Это дает возможность обеспечить совместную работу с документами всех сотрудников, а также избежать ненужного дублирования документов.

Для удобства и поиска, а также разграничения доступа, документация размещена по Разделам в соответствии с тематикой или иными группирующими признаками (например: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, рекламные документы и т.д.) Каждый раздел представляет собой многоуровневую структуру рубрик и документов.

На каждый из документов в системе заводится Карточка, которая содержит всю имеющуюся о нем информацию. В ней указаны: реквизиты документа, срок его хранения в библиотеке, приложение, в котором просматривается и редактируется содержимое документа и т.д.

В СУД «Эффект Офис» предусмотрены широкие возможности для простого и быстрого поиска нужного документа или группы документов.

Можно выделить три способа организации поиска:

• контекстный поиск;

• расширенный поиск;

• поиск документа в окне текущего раздела или рубрики.

Задачами внедрения электронного документооборота в Филиале являются:

• автоматизация процесса регистрации документов;

• создание единой базы регистрационно-контрольных карточек (далее РКК) документов;

• ускоренный поиск РКК и контроль местонахождения бумажных документов;

• рассылка документов;

• контроль исполнения документов и поручений;

• подготовка отчетов;

• защита информации.

Документооборот объединяет в себе целый ряд возможностей, необходимых для общения пользователей системы в процессе работы над документами. Средством организации документооборота является механизм маршрутизации. Он позволяет активно взаимодействовать друг с другом, за счет создания маршрутов прохождения информации (сообщений, документов и т.д.)

Маршрут предназначен для решения задач, требующих совместной работы нескольких пользователей. Он может состоять как из одного этапа, так и из нескольких. Этапы, входящие в маршрут, последовательно выполняются пользователями, при этом, автор маршрута имеет возможность контролировать ход его исполнения, а также вносить в него необходимые изменения. Маршрут состоит из заданий.

С внедрением СУД «Эффект Офис» появились новые возможности:

• ведение регистрационных массивов документов;

• рассылка документов в электронном виде;

• быстрый поиск по атрибутам РКК и контекстный поиск по содержанию;

• поддержка версионности документов;

• поддержка работы с файлами разных форматов;

• поддержка работы всего цикла с документами: от постановки задачи на создание документа до его передачи на архивное хранение;

• обеспечение гибкого управления документопотоками (обеспечение электронного документооборота);

• разграничение прав доступа к документам и операциям к ним;

• быстрое формирование статистической и аналитической отчетности;

• электронное согласование документа;

• маршрутизация;

• дизайнер форм;

• создание деловых процессов;

• делегирование исполнения;

• создание системы напоминаний (автоматических и ручных);

• контроль исполнения заданий (дополнительная автоматизация);

• поточное сканирование документов;

• возможность одновременно открывать несколько карточек заданий и документов;

• письма электронной почты открываются в HTML формате;

• подтверждение о доставке и прочтении электронной почты;

• печать карточки документа;

• органайзер;

• И др.