3. Регистрация и учёт отправляемых документов

Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно секретарем в день их утверждения или подписания.

Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого документа состоит изпорядкового номера документа в пределах учебного годаи отделенного от него косой чертой индекса дела по номенклатуре дел, состоящего из кода подразделения и порядкового номера дела, например: 34/01-05, где:

34 - порядковый номер документа в пределах учебного года;

01-05 - индекс дела по номенклатуре дел, в которое поступает на хранение копия документа.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка.

Сведения об отправляемом документе вносятся в журнал регистрации исходящей документации.

После присвоения документу регистрационного номера копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело, а первый экземпляр документа поступает на отправку. Поступивший документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.

Отправка документов осуществляется централизованно секретарем. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

Неправильно оформленные, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Отправляемая по почте документация проходит упаковку, адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более четырех), передаются для отправки со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Аналогичные списки составляются на рассылку документов по факсу, но вместо почтового адреса указывается номер телефона-факса.

Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверты. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направляемые разными подразделениями в один адрес, могут вкладываться в один конверт.

3.4. Регистрация и организация движения внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются специалисту по кадрам для проверки, которыйй осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с установленным в организации распределением обязанностей.

Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются должностным лицам и сотрудникам школы-интерната, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Приказы директора школы-интерната по основной деятельности регистрируются специалистом по кадрам им присваиваются порядковые номера в пределах учебного года. Учет приказов ведется в журнале регистрации приказов. Приказы директора по личному составу регистрируются специалистом по кадрам.

Регистрация протоколов коллегиальных и совещательных органов ведется секретарем коллегиального или совещательного органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах учебного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.