2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.4.1. Приказ (распоряжение)

2.4.1.1. Приказ (распоряжение) - правовой акт, издаваемый директором школы-интерната. Он вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ (распоряжение) регистрируется. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного характера по вопросам организации планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, лечебно-профилактических мероприятий, физического развития, финансово-хозяйственной деятельности, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы учреждения. Проекты приказов (распоряжений) подготавливают сотрудниками школы-интерната на основании поручения директора либо в инициативном порядке. Проекты приказов (распоряжений) по кадровым, нормативным, оперативным, организационным вопросам разрабатывает директор; по основной деятельности (учебно-воспитательный процесс) - заместители директора по учебно-воспитательной и воспитательной работе; по финансово-хозяйственной деятельности – заведующий хозяйством; по охране труда - председатель комиссии по охране труда. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на заместителей директора школы-интерната, которые затем вносят проект на утверждение директору школы-интерната. Обеспечение правильности оформления приказов является обязанностью сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводство, специалиста отдела кадров.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем, подготавливающим проект, руководителями, которым в соответствии с проектом предусматриваются задания и поручения.

Проект приказа (распоряжения) оформляется на бланке школы-интерната и представляется на подпись директору с приложением документа, во исполнение которого осуществлялась подготовка проекта, или краткой пояснительной записки, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) по основной (административной) деятельности, личному составу, о зачислении и отчислении обучающихся, формируются и нумеруются отдельно в пределах учебного года.

2.4.1.2. Реквизитами приказа (распоряжения) являются: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования.

2.4.1.3. Заголовок к приказу (распоряжению) должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка с левой стороны. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

2.4.1.4. Текст приказа (распоряжения) как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной части. Управленческое решение в приказе оформляется распорядительным словом – ПРИКАЗЫВАЮ. Например:

О проведении аттестации и о допуске к ликвидации разницы в учебных планах

ПРИКАЗЫВАЮ:

В констатирующей указывается правовое основание, причина или цель издания документа, например:

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов школы-интерната и отбору их на архивное хранение и к уничтожению

ПРИКАЗЫВАЮ:

Если основанием для издания приказа является законодательный или иной правовой акт, в обосновании приводится наименование этого документа, указывается, кем он издан, заголовок к тексту, дата и номер документа, например:

В соответствии с приказом Росархива от 30 ноября 2006 г. № 86 "Об обеспечении сохранности документов"

ПРИКАЗЫВАЮ:

2.4.1.5. Распорядительная часть приказа (распоряжения) начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»), которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Если пункт приказа (распоряжения) содержит конкретное поручение, в нем указываются:

- наименование должности, фамилия, инициалы исполнителя или исполнителей;

- поручение;

- срок выполнения поручения.

Например:

1. Председателю методического совета Ивановой И.И. разработать и представить на утверждение план мероприятий по воспитательной работе на 1 -е полугодие 2014 г.

Срок исполнения - 15.01.2014.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на отдельные задания, каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа (распоряжения) содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа (распоряжения) не указывается в случаях, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если проект приказа (распоряжения) отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа (распоряжения) необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка, например:

4. Признать утратившим силу приказ директора от 05 августа 2014 г. № 75 "Об утверждении Инструкции о работе с информацией ограниченного доступа".

Последний пункт приказа (распоряжения) - пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:

9. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по административно-хозяйственной работе Сидорова С.С.

2.4.1.6. В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт "Приказ (распоряжение) довести до сведения...". Сотрудники (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который оформляется на обороте последнего листа под визами согласования или на отдельном - указателе рассылки.

2.4.1.7. В проектах приказов (распоряжений) не допускается:

- изменение сроков выполнения заданий, предусмотренных актами вышестоящих органов, в сторону их увеличения;

- применение произвольных сокращений или искажение наименований государственных органов и других учреждений, а также департаментов, управлений, предприятий и организаций;

- применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

2.4.1.8. При большом объеме текста в проекте приказа (распоряжения) излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст - в приложениях к документу.

При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы - положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.), в тексте приказа (распоряжения) в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ...(приложение 1); ...(приложение 2); ...согласно приложению, а на самом приложении оформляется отметка о приложении:

Приложение 1

к приказу директора

от 12.04.2014 № 85

Перед цифрой, обозначающей номер приложения, допускается ставить знак №: Приложение № 2. Приложения являются неотъемлемой частью приказа (распоряжения). Издание вместе с приказом (распоряжением) приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, то в этом случае на нем в правом углу проставляется гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНА

приказом директора

от 22.01.2014 № 55

2.4.1.9. Приказ (распоряжение) подписывает директор школы-интерната или лицо, исполняющее его обязанности.