Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003

Спецификации MoReq2

№	Требование	Тест.
5.3.1	В случае опубликования формальной XML-схемы для MoReq2 42 , СЭД	P
	должна поддерживать экспорт документов в форме, соответствующей
	этой схеме.
	См. также требование 6.2.1 относительно группового импорта
	документов. Совместно эти два требования обеспечивают
	возможность взаимодействия соответствующих требованиям
	MoReq2 систем электронного документооборота.

5.3.2В случае передачи или экспорта документов, СЭД должна передать P или экспортировать все их компоненты, с сохранением правильных взаимосвязей между ними.

5.3.3СЭД должна обеспечить строго определенный процесс передачи P документов, вместе с соответствующими метаданными и контрольной информацией, в другую систему или в другую организацию.

5.3.4Желательно, чтобы СЭД поддерживала экспорт документов и их Y метаданных в виде "модуля передаваемой информации" 43 (submission information package, SIP), в соответствии с требованиями стандарта OAIS (см. Приложение 7).

См. аналогичное требование в отношении "модулей распространяемой информации" (dissemination information packages, DIPs) в п.11.7.12.

5.3.5При передаче или экспорте из СЭД рубрик, дел, суб-дел или томов, в P состав передаваемой информации должны входить:

(для рубрики) все дела и документы, входящие в рубрику;

(для дела) все тома и суб-дела, входящие в состав дела;

все документы, входящие в соответствующие дела, суб-дела и тома;

все (либо определенные)	метаданные, относящиеся к
вышеперечисленным объектам;

вся (либо определенная) контрольная информация, относящаяся к вышеперечисленным объектам.

Хотя СЭД должна быть способна экспортировать все метаданные и всю контрольную информацию, в полном виде они не всегда нужны принимающей системе.

42В момент написания данного документа, разработка XML-схемы для MoReq2 только начинается. Для получения дополнительной информации, см. http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy .

43В отечественной литературе встречается и другой перевод этого термина: «пакет подачи информации» (прим. переводчика)

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 86

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

5.3.6Если СЭД передает или экспортирует документы вместе с их P

метаданными, то в число передаваемых (экспортируемых) метаданных должны в явной форме включаться все неявные44 метаданные.

Иными словами, все значения элементов метаданных, относящиеся к рубрике, делу, суб-делу, тому или документу должны быть представлены в явном виде, даже если они хранились только в неявном виде. Примеры см. в Приложении 9.3.

5.3.7СЭД должна быть в состоянии при экспорте или передаче любого P набора документов выполнить одно или оба из перечисленных требований:

экспортировать или передавать вместе с документами сроки хранения, установленные для этих документов, таким образом, чтобы их можно было вновь установить для этих же документов в принимающей системе;

вывести на печать один или несколько отчетов, показывающих, какие сроки хранения должны быть назначены каждому из наборов документов, и параметры этих сроков хранения.

5.3.8СЭД должна быть в состоянии при экспорте или передаче любого P набора документов выполнить одно или оба из перечисленных требований:

экспортировать или передавать вместе с документами параметры доступа, установленные для этих документов, таким образом, чтобы их можно было вновь установить для этих же документов в принимающей системе;

вывести на печать один или несколько отчетов, показывающих, какие параметры доступа установлены для каждого из наборов документов, и их характеристики.

44	Примером могут служить наследуемые значения элементов метаданных (прим. переводчика)
Версия 1.04
8 сентября 2008		Стр. 87

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

5.3.9СЭД должна быть способна передавать или экспортировать дело или P рубрику в ходе единой последовательности операций, такой, что:

содержание и структура электронных документов не изменяются;

все компоненты электронного документа (если их несколько) экспортируются в виде единого объекта;

сохраняются все связи между документом, его метаданными и контрольной информацией;

сохраняются все связи между рубриками, делами, суб-делами, томами и документами, таким образом, чтобы их можно было восстановить в принимающей СЭД.

5.3.10Если при передаче или экспорте дел (и/или суб-дел, и/или томов) Y какое-либо из них содержит указатели на документы, хранящиеся в других делах (см. 3.4.24), то СЭД должна в этом случае передавать или экспортировать собственно документ, а не ссылку на него.

	Это требуется для того, чтобы	не	возникло проблем	с
	разрешением ссылок между передающей		(экспортирующей)	и
	принимающей системами.
5.3.11	СЭД должна быть способна передавать и экспортировать документы в Y
	том формате, в котором они были введены в нее первоначально.45

5.3.12СЭД должна быть способна передавать и экспортировать документы Y во всех форматах, в которые те были конвертированы

(представлены).

5.3.13	СЭД должна быть способна мигрировать (конвертировать) отобранные P
	на передачу либо экспорт документы в установленные "передаточные"
	форматы (transfer formats).

Такими утвержденными форматами могут быть, например, XML или иной открытый формат.

Данное требование предусмотрено на случай длительных периодов хранения, когда спустя определенное время документы должны автоматически конвертироваться в соответствующие форматы для долговременного хранения, без ущерба для их целостности и аутентичности.

5.3.14СЭД должна сохранять все передаваемые наборы документов, Y документы и иную информацию, как минимум, до получения подтверждения об успешном завершении процесса передачи.

45В случае длительного хранения электронных документов в СЭД, когда потребуется проведение миграций, следствием этого требования будет сохранение документов как в новом, так и в оригинальном форматах. (прим. переводчика)

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 88

Спецификации MoReq2

№			Требование			Тест.
	Это	требование	является	мерой	предосторожности,
	обеспечивающей, что документы не будут уничтожены раньше, чем
	получатель пришлёт подтверждение об успешном завершении
	процесса передачи.
	Относительно требований к созданию отчетов о сбоях во время
	процесса передачи, см. пп. 9.2.30 и 9.2.31.
5.3.15	СЭД должна уничтожить переданные наборы документов, документы и					Y
	иную информацию по получении уведомления об успешном
	завершении процесса передачи, - за исключением тех метаданных,
	которые сохраняются в составе "остаточного набора" (stub).
	См. п. 5.3.19.

5.3.16Желательно, чтобы СЭД могла экспортировать весь контент рубрики P классификационной схемы в ходе единой последовательности операций, обеспечивая, что:

сохраняется относительное расположение каждого дела в классификационной схеме, так что структура размещения дел может быть восстановлена;

сохраняется и передается вместе с контентом рубрики набор метаданных, достаточный для того, чтобы полностью воссоздать структуру этой рубрики.

5.3.17Желательно, чтобы СЭД позволяла добавлять определяемые Y пользователем элементы метаданных, нужные для целей архивного управления отобранными к передаче электронными делами.

5.3.18В случае уничтожения отобранного на уничтожение документа, СЭД Y должна обеспечить уничтожение всех представлений этого документа в различных форматах.

Если документ помещен не только в данное дело (см. п. 3.4.24 в разделе 3.4), то желательно, чтобы документ и его представления при уничтожении удалялись из этого дела, но не уничтожались окончательно до тех пор, пока документ не будет удален изо всех рубрик и дел, в которые он был помещен.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 89

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

5.3.19СЭД должна иметь возможность сохранять остаточные метаданные Y (metadata stub) для:

рубрик;

дел;

суб-дел;

томов;

документов, размещенных непосредственно в рубриках;

которые были уничтожены или переданы.

В определенных случаях желательно сохранять информацию об уничтоженных документах. Желательно, чтобы соответствующий набор метаданных включал, как минимум, дату поступления и все метаданные, позволяющие однозначно идентифицировать каждый документ и его связи с классификационной схемой. См. модель метаданных MoReq2.

Это нужно для того, чтобы организация по-прежнему могла установить, какие документы у неё имелись, и даты их уничтожения или передачи, - не перерасходуя ресурсы на хранение всех метаданных этих дел и документов.

5.3.20Остаточные метаданные (см. п.5.3.19) должны, как минимум, включать Y следующие метаданные:

Дата уничтожения или передачи;

Полный классификационный код;

Заголовок (название);

Описание;

Пользователь, ответственный за уничтожение или передачу;

Причина уничтожения или передачи (это может быть ссылка на срок хранения или введенное вручную обоснование);

Входящий номер или иной идентификатор, присвоенный системойполучателем переданных документов, - с целью упрощения розыска и извлечения переданных документов.

5.3.21СЭД должна давать возможность исполнителю административной Y роли определить подмножество дополнительных элементов метаданных, которые будут сохраняться в составе остаточных метаданных.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 90

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

5.3.22При экспорте документов, СЭД должна давать возможность Y экспортировать остаточные метаданные.

Это требуется для того, чтобы была возможна миграция из одной СЭД в другую.

5.3.23СЭД должна давать возможность неоднократно проводить экспорт Y одной и той же информации.

5.3.24	Желательно, чтобы в случае передачи или экспорта информации, СЭД						Y
	могла	подготовить	по	запросу	отчет,	перечисляющий
	экспортированные или переданные документы по их категориям
	защиты (грифам доступа).

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 91

Спецификации MoReq2

6.ВВОД И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Содержание данной главы

В данной главе собраны требования, относящиеся к процессу ввода документов в СЭД. Первый раздел 6.1 относится к стандартному процессу ввода, требования второго раздела 6.2 связаны с массовым импортом документов из других систем. Далее, ввиду её особой важности, следует раздел, посвященный электронной почте (6.3). В разделе 6.4 рассматриваются типы документов, а раздел 6.5 посвящен интеграции с системами сканирования и управления графическими образами (scanning and imaging systems).

Терминология

Термин "ввод" (capture)46 используется в своем естественном языковом значении, в контексте информационных технологий и управления информацией. Здесь "ввод" информации означает сохранение ее в компьютерной системе. Подобное толкование согласуется со значением этого термина в архивной терминологии ("акт записи или сохранения отдельной реализации цифрового объекта"), приведенным в Терминологической базе данных (Terminology Database) проекта InterPARES 247.

В системы электронного документооборота может вводится разнообразная информация - среди прочего, документы, метаданные, и, в некоторых случаях, информационные материалы.

Тот факт, что в СЭД могут (в определенных случаях) вводиться как документы, так и информационные материалы, предполагает определенную расплывчатость данного термина, поскольку при вводе документа задействовано больше процессов, чем при вводе не имеющего документного статуса информационного материала. Например, ввод документа включает процессы классификации, регистрации, и организации защиты от внесения изменений, - которые не нужны в случае ввода информационных материалов. По этой причине, когда речь идет о документах, в тексте на английском языке в качестве синонима термину capture иногда используется термин declare48 (объявлять, декларировать). Однако термин "объявлять" может применяться и к информационному материалу, возникающему вне СЭД, и к уже введенному в СЭД информационному материалу.

Предполагается, что данная терминологическая нечеткость не сказывается негативно на ясности спецификаций MoReq2.

Более строгие определения даны в Глоссарии, в разделе 13.1.

46Английское слово capture может переводиться как ввод, фиксация, фиксирование, приём, сбор, запись, сохранение, захват и т.п. В данном переводе соответствующее русское слово, как правило, подбиралось в зависимости от оттенков значения термина к конкретном контексте. Например, там, где для сохранения документов и информации в СЭД требуются определенные активные действия, термин обычно переводится как "захват". (прим. переводчика)

47См. http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm.

48В англоязычной литературе термин declare обычно используется в конструкции "объявить информационный материал документом". (прим. переводчика)

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 92

Спецификации MoReq2

6.1Ввод (capture)

Электронные информационные материалы, создаваемые или получаемые в ходе деловых процессов, поступают как из внешних, так и из внутренних источников. Они могут быть в различных форматах, могут создаваться различными авторами, и могут поступать как в виде единого информационного объекта, так и в виде объекта, состоящего из нескольких компонент (определение значение термина "компонента" в MoReq2 см. в Глоссарии).

Одни документы создаются внутри организации, в ходе её деловых процессов. Другие - поступают по различным телекоммуникационным каналам: например, по электронной почте, факсу, по обычной почте (с последующим опциональным сканированием), с курьерами. Объёмы и темпы поступления тоже могут быть разными. Для того, чтобы учесть всё разнообразие требований, требуется гибкая система ввода информационных материалов и документов, имеющая хорошие средства настройки и управления.

№

Требование

Тест.

6.1.1Реализованный в СЭД процесс ввода должен обеспечить средства P контроля и управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям:

регистрировать электронные документы, независимо от используемого файлового формата, метода кодировки и других технологических характеристик, без внесения каких-либо изменений в их содержание;

размещать документы в классификационной схеме;

помещать документ в одно или несколько дел или рубрик.

Термин "файловый формат" определен в Глоссарии. Требуется, чтобы была возможность вводить информацию в любых файловых форматах.

Делать требование об обеспечении ввода документов в любых файловых форматах проверяемым не предполагается, и это требование не подразумевает способности СЭД отображать (см. Глоссарий) все возможные форматы. Поэтому в MoReq2 отсутствует список поддерживаемых форматов, - поскольку со временем форматы изменяются, по мере развития программного обеспечения. Однако во избежание сомнений следует отметить, что виды вводимых документов могут быть разнообразными, и могут, например, включать следующие виды документов, часто используемые в офисной работе:

документы, создаваемые различными офисными программными приложениями (например, офисными пакетами программ);

сообщения электронной почты (см. раздел 6.3);

аудиозаписи;

базы данных;

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 93

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

информационные материалы и документы в платформеннонезависимых форматах;

отсканированные изображения;

видеозаписи;

веб-страницы.

Вопределенных случаях может также потребоваться ввести в СЭД другие виды документов, такие как:

блоги;

сжатые файлы (иногда называемые "архивами", используя принятую в информационных технологиях трактовку этого термина);

электронные календари;

электронные формы;

данные из географических информационных систем (ГИС);

информация из других компьютерных приложений, например из бухгалтерских и платежных систем или из систем автоматизированного проектирования;

системы мгновенных сообщений;

мультимедийные информационные материалы;

документы, отражающие интернет-транзакции;

документы, содержащие ссылки на другие документы;

исходный код программного обеспечения и соответствующая проектная документация;

структурированные данные (например, EDI транзакции);

интернет-трансляции и онлайн-конференции;

википедии, вики-словари и т.д..

Данные списки не являются исчерпывающими.

6.1.2СЭД не должна накладывать каких-либо практически значимых P ограничений ни на количество помещаемых в рубрику, дело, суб-дело или том документов, ни на общее число хранимых в СЭД документов.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 94

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

Помещение большого количества документов в тома и т.д. может в ряде случаев затруднить использование системы, и поэтому обычно не рекомендуется. Данное требование введено в расчете на ситуации, когда невозможно избежать скопления большого числа документов (например, в некоторых средах обработки транзакций).

6.1.3При вводе состоящего из нескольких компонент документа, СЭД P должна обеспечить ввод всех его компонент.

6.1.4При вводе состоящего из нескольких компонент электронного P документа, СЭД должна обеспечить возможность управления этим документом как единым целым, сохраняя взаимосвязи между компонентами и поддерживая структурную целостность документа.

Примерами подобных документов являются:

веб-страницы со встроенными графическими элементами;

текстовой документ, связанный с электронной таблицей.

Иногда компоненты будут связаны ссылками, которые не будут работать, если эти компоненты просто скопировать в хранилище СЭД. Например, многие веб-страницы содержат ссылки на графические и иные объекты с адресами (URL), которые являются внешними по отношению к хранилищу; связанные электронные таблицы также обычно содержат ссылки на адреса (имена файлов в операционной системе), внешние по отношению к хранилищу. См. следующее требование.

6.1.5Желательно, чтобы при вводе состоящего из нескольких компонент P электронного документа, СЭД, при необходимости, модифицировала документ, с тем, чтобы сохранить возможность его отображать. Скорее всего это будет означать, что СЭД скорректирует внутренние ссылки (связи) в некоторых компонентах.

Это требование применимо только к файловым форматам, указанным для конкретной СЭД - оно не рассчитано на неопределенный круг форматов. Примерами могут служить:

HTML-страницы, включающие ссылки на графические и иные объекты;

электронные таблицы, включающие ссылки на другие электронные таблицы.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 95