Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003

Спецификации MoReq2

Вариант передачи сканирования на аутсорсинг или субподрядчикам можно рассматривать в тех случаях, когда встают вопросы, связанные с повышением экономической эффективности:

когда нужно однократно выполнить большой объём работ по сканированию;

когда организация не располагает необходимым персоналом для выполнения работ;

когда организация не располагает необходимыми площадями и/или оборудованием;

когда сканирование и/или хранение не обязательно организовывать на территории организации.

Остальная часть данного раздела содержит ключевые требования, которые следует учесть при интеграции сканирования в СЭД. Эти требования применимы только тогда, когда средства сканирования являются частью СЭД. Многие из этих требований могут быть перефразированы для использования в тех случаях, когда сканирование отдается на аутсорсинг.

№

Требование

Тест.

6.5.1СЭД должна иметь возможность интеграции хотя бы с одним Y решением для сканирования документов.

Решение для санирования реализует интерфейс к оборудованию для сканирования, и даёт возможность оператору выполнить ряд связанных со сканированием процессов, таких как вращение и удаление пятен (de-speckling).

6.5.2Желательно, чтобы функция сканирования СЭД поддерживала Y сканирование как в монохромном, так и в цветном режимах.

Во многих практических приложениях сканирование в цвете не требуется.

6.5.3 Функция сканирования СЭД должна поддерживать сохранение Y графических образов в стандартных форматах, включая следующие (список не исчерпывающий):

TIFF (см. Спецификации формата TIFF 6.0);

JPEG (см. стандарт ISO 15444, требуется только если поддерживается сканирование в цвете);

PDF/A (см. стандарт ISO 19005).

6.5.4Функция сканирования СЭД должна быть способна сохранять Y графические образы с различным разрешением.

Желательно, в идеале, чтобы средство сканирования имело программируемое (для ввода различных типов информационных материалов) меню опций.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 116

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

6.5.5Желательно, чтобы функция сканирования СЭД была способна Y сохранять цветные и полутоновые (в оттенках серого) изображения, и с различным разрешением.

6.5.6Функция сканирования СЭД должна поддерживать обработку листов Y бумаги стандартного размера, включая следующие (список не исчерпывающий):

A4;

A3.

	Определения форматов A4 и A3 см. в стандарте ISO 216.
6.5.7	Желательно, чтобы функция сканирования СЭД	имела Y

функциональную возможность распознавания текстов (OCR).

Функциональная возможность распознавания текстов (OCR) позволяет распознавать текст, содержащийся в отсканированном изображении. Отдельные виды распознавания текстов известны под названием "Интеллектуальное распознавание текста" (Intelligent Character Recognitions, ICR). Для простоты, MoReq2 использует термин "распознавание текстов" (OCR) для обоих вариантов.

6.5.8В тех случаях, когда СЭД имеет средства распознавания текста, Y желательно, чтобы СЭД была способна управлять отсканированным графическим изображением и распознанным текстом как единым документом.

Иными словами, желательно, чтобы распознанный текст рассматривался скорее как метаданные документа, чем как самостоятельный документ.

MoReq2 не требует, чтобы у пользователей была возможность просматривать распознанный текст, так как его назначение - обеспечить возможность полнотекстового поиска (см. следующее требование).

6.5.9В тех случаях, когда СЭД имеет средства распознавания текста, Y желательно, чтобы СЭД поддерживала полнотекстовой поиск на основе распознанного текста.

6.5.10Желательно, чтобы функция сканирования СЭД в процессе поточного Y сканирования (bulk scanning) была способна выделять и вводить в

систему отдельные информационные материалы.

MoReq2 не устанавливает, каким способом это может быть сделано. В число распространенных решений входят распознавание управляющих кодов (patch code), штрих-кодов, управляющих листовразделителей (patch sheet), и использование чистых листов в качестве листов-разделителей.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 117

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

6.5.11Функция сканирования СЭД должна быть способна автоматически Y помещать отсканированные графические образы в очередь на последующую обработку.

Это может быть, например, очередь на индексирование или на контроль качества сканирования.

6.5.12Желательно, чтобы в СЭД имелись средства проверки Y отсканированных графических образов.

Эти средства должны включать возможность принимать или отклонять отсканированные изображения, и, в случае отклонения, запрашивать повторное сканирование.

Подобный контроль может выполняться оператором сканера, отдельным пользователем - контролером качества, или иными пользователями, для которых контроль качества графических образов является лишь частью их служебных обязанностей.

6.5.13Желательно, чтобы функция сканирования СЭД давала возможность Y исполнителю административной роли установить пороговое значение для информационного содержания изображения, такое, что образы с информационным содержанием ниже этого значения считаются пустыми листами и отбрасываются.

6.5.14Желательно, чтобы функция сканирования СЭД могла сохранять Y установки сканера (такие, как режим одностороннего/двустороннего сканирования, разрешение, контраст, яркость) для различных типов информационных материалов.

6.5.15Желательно, чтобы СЭД давала возможность пользователям Y аннотировать графические образы.

Эта функциональная возможность может применяться для того, чтобы отметить проблемы при сканировании, или для заметок (наподобие рукописных аннотаций и пометок, иногда используемых при работе с бумажными материалами).

6.5.16	Если СЭД дает возможность пользователям аннотировать графические Y
	образы, сохраняемые в качестве документов, то СЭД должна
	предотвращать внесение изменений в эти аннотации и их удаление.

Это требование относится только к документам, и не относится к прочим графическим образам. Задача этого требования - предотвратить модификацию документов (или появление сомнений в их неизменности).

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 118

Спецификации MoReq2

№	Требование	Тест.
6.5.17	Если СЭД дает возможность пользователям аннотировать графические	Y
	образы, сохраняемые в качестве документов, то СЭД должна
	сохранять вместе с каждой аннотацией в неизменяемом виде
	идентифицирующую информацию о пользователе, который её ввел, а
	также время и дату.
	Это требование относится только к документам, и не относится к
	прочим графическим образам. Задача этого требования -
	обеспечить, чтобы аннотации были уместными, и чтобы их
	происхождение можно было отследить.

6.5.18Желательно, чтобы при использовании функции сканирования СЭД Y протоколировались все сессии сканирования, включая следующие сведения:

идентификатор пользователя (user login);

идентификатор рабочей станции;

время и длительность сессии;

идентификатор сессии;

идентификаторы партий изображений;

число информационных материалов (где уместно);

число отсканированных изображений;

число изображений после удаления пустых страниц (в случае, если пустые страницы автоматически отбрасываются).

6.5.19Желательно, чтобы функция сканирования СЭД могла автоматически Y извлекать соответствующие метаданные при сканировании форм с выделенными полями ввода (zoned forms).

Форма с выделенными полями ввода - это форма, определенные зоны которой в программном обеспечении для сканирования отмечены как содержащие подлежащие сканированию данные. Информация вне этих зон не сканируется, тем самым уменьшается размер изображения и снижаются требования к памяти при хранении и к пропускной способности каналов связи.

6.5.20В тех случаях, когда функция сканирования СЭД поддерживает Y автоматическое извлечение метаданных, желательно, чтобы СЭД могла использовать эту информацию для автоматической классификации документов.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 119

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

Такая функциональная возможность особенно полезна при работе с досье, где бумажные документы часто снабжаются идентификаторами досье, содержащими достаточную информацию для правильной классификации документа – см. раздел 10.5.

6.5.21Желательно, чтобы СЭД была способна осуществлять массовый Y импорт отсканированных графических образов и их метаданных.

Дальнейшие требования, относящиеся к массовому вводу, см. в разделе 6.2.

6.5.22Желательно, чтобы СЭД могла показывать мини-изображения Y отсканированных графических образов, для упрощения перемещения и поиска.

6.5.23СЭД должна давать пользователям возможность вводить Y отсканированные изображения в качестве документов.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 120

Спецификации MoReq2

7.ИДЕНТИФИКАТОРЫ ОБЪЕКТОВ (REFERENCING)

В данной главе собраны требования к идентификации объектов (рубрик, дел, суб-дел, томов

и документов) в рамках классификационной схемы. В разделе 7.1 перечислены требования

кклассификационным кодам, а требования к системным идентификаторам приведены в разделе 7.2.

Идентификаторы нужны для всех объектов, сохраняемых в хранилищах СЭД, таких как рубрики, дела, суб-дела, тома, документы и т.п. Идентификаторы нужны для того, чтобы:

программное обеспечение могло обрабатывать эти объекты;

пользователи могли извлекать объекты, ссылаться на них и использовать их.

ВMoReq2 для описания этих идентификаторов используется следующая терминология:

Идентификатор, требуемый и используемый программным обеспечением, называется «системным идентификатором» (“System Identifier”). В ряде случаев он может быть использован как программным обеспечением, так и пользователями;

Иерархический идентификатор, назначаемый структурным элементам иерархической классификационной схемы и предназначенный для использования пользователями, называется «классификационным кодом» (“Classification Code”)

Прочим идентификаторам названия даются по мере необходимости (например, «идентификатор срока хранения»)”.

Различие между системными идентификаторами и классификационными кодами проиллюстрировано на последующих трех диаграммах. Эти диаграммы также упоминаются в дальнейшем тексте данной главы.

Названия рубрик

Классификационная схема

Корпоративное		Политики и практики		и т.д.
управление
Непрерывность	Планирование и	Внутренние нормативные	Менеджмент
деловой деятельности	отчётность	документыl	качества
Стратегия	и т.д.	и т.д.	и т.д.

			Планирование
			Восстановление
			после катастроф
				Обозначения:
				Xxxx Название рубрики
			Рис. 7.1
Версия 1.04
8 сентября 2008			Стр. 121

Спецификации MoReq2

На диаграмме, приведенной на рис.7.1, показан фрагмент гипотетической, но вполне реалистичной классификационной схемы. На диаграмме показан ряд рубрик, каждая из которых имеет название (в соответствии с требованием 3.2.4).

Каждой рубрике назначается системный идентификатор, как показано на рис.7.2.

Системные идентификаторы

					Классификационная схема
	293	Корпоративное				814	Политики и		и т.д.
		управление					практики
213	Непрерывность		229	Планирование	152	Внутренние норма-		812	Менеджмент
деловой деятельности				и отчетность		тивные документы			качества
	848 Стратегии				и т.д.	и т.д.			и т.д.

146 Планирование

006 Восстановление после катастроф

Обозначения:

Xxxx	Название рубрики
nnn	Системный идентификатор

Рис. 7.2

Следует отметить, что в данном примере для наглядности использованы простые и короткие системные идентификаторы. На практике эти идентификаторы, скорее всего, окажутся существенно длиннее, и будут иметь более сложную структуру. В качестве иллюстрации, системный идентификатор, созданный на основе «алгоритма построения глобальных уникальных идентификаторов» (Globally Unique Identifier) выглядит следующим образом: 0c7220e3-5646-44c4-82b0-67832c1efa1c.

Классификационные коды

				Классификационная схема
	001	Корпоративное			002	Политики и		и т.д.
		управление					практики
001	Непрерывность	002	Планирование	001	Внутренние норма-		002	Менеджмент
деловой деятельности			и отчетность		тивные документы			качества
	001	Стратегии		и т.д.	и т.д.			и т.д.

002 Планирование

003Восстановление после катастроф

Обозначения:

Xxxx	Название рубрики
nnn	Классификационный код

	Рис. 7.3
Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 122

Спецификации MoReq2

Рубрикам, кроме того, назначается классификационный код. Согласно приведенным ниже требованиям, возможны несколько вариантов классификационного кода, один из которых в качестве примера показан на диаграмме на рис.7.3.

На этой диаграмме также, для наглядности, приведены довольно простые классификационные коды.

Каждая рубрика имеет классификационный код, который, в комбинации с классификационными кодами родительских рубрик образует «полный классификационный код» (“Fully-Qualified Classification Code”). В приведенном примере полный классификационный код рубрики «Восстановление после катастроф» - 001-001-003. Полный классификационный код составляется следующим образом:

Начинать нужно с классификационного кода родительской рубрики, наиболее высоко расположенной в иерархии классификационной схемы (в рассматриваемом примере это 001, классификационный код рубрики «Корпоративное управление»);

К полученному коду добавляется классификационный код родительской рубрики на следующем уровне иерархии (это 001, классификационный код рубрики «Непрерывность деловой деятельности»), в результате чего получаем 001-001;

Предыдущий шаг повторяется до тех пор, пока не будет достигнута ближайшая родительская рубрика, подрубрикой которой является заданная рубрика. (в данном простейшем случае таких повторов нет);

Добавляется классификационный код самой рубрики (003, классификационный код рубрики «Восстановление после катастроф»), после чего в итоге получаем её полный классификационный код 001-001-003.

Документам и их компонентам также присваиваются классификационные коды, с тем, чтобы на них можно было ссылаться с использованием уникальных идентификаторов.

Требуемая степень уникальности идентификаторов определяется особенностями их использования. Как правило, системные идентификаторы должны, как минимум, быть уникальными в рамках одной запущенной копии (“instance”) СЭД либо одного «сетевого узла» (“network node”) СЭД; а предпочтительно - в рамках сети. Полные классификационные коды должны быть уникальны в рамках классификационной схемы; в то же время индивидуальные классификационные коды, по построению, могут оказаться уникальными только в рамках одного узла (например, рубрики или суб-дела) иерархической структуры.

В тех случаях, когда требуется уникальность в масштабе сети, желательно, чтобы системные идентификаторы базировались на признанном стандарте, гарантирующем глобальную уникальность (т.е. уникальность среди всех систем, и на любом интервале времени). Желательно следовать этой рекомендации и в случае автономных (несетевых) приложений, с тем, чтобы предусмотреть возможность масштабирования в будущем, и избежать осложнений в случае слиянии или приобретения организаций. Было предложено несколько подобных стандартов, ни один из которых не является доминирующим. В этой связи MoReq2 не предписывает использование с указанной целью какого-то определенного стандарта.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 123

Спецификации MoReq2

7.1Классификационные коды

№

Требование

Тест.

7.1.1При создании нового экземпляра перечисленных ниже объектов, СЭД Y должна присвоить ему классификационный код. В число таких объектов входят:

рубрика;

дело;

суб-дело;

том;

документ;

компонента.

7.1.2СЭД должна обеспечить уникальность полного классификационного P кода в рамках иерархической структуры классификационной схемы.

7.1.3	СЭД должна обеспечить, чтобы все классификационные коды и полные Y
	классификационные		коды	сохраняли		необходимую		степень
	уникальности,	несмотря		на	перемещения		объектов		в

классификационной схеме (см. требование 3.4.1).

7.1.4СЭД должна иметь возможность сохранять классификационные коды в Y качестве элементов метаданных тех объектов, к которым они относятся.

7.1.5Желательно, чтобы СЭД позволяла исполнителю административной Y роли задать во время конфигурирования системы форматы классификационного кода и полного классификационного кода. Желательно, чтобы СЭД давала возможность установить, для каждого уровня иерархии, следующие свойства классификационных кодов:

числовой, буквенный, или алфавитно-цифровой;

наличие либо отсутствие ведущих нулей;

минимальная длина (при наличии ведущих нулей);

начальный номер;

приращение.

7.1.6Полные классификационные коды должны формироваться путем Y конкатенации классификационных кодов, разделенных символамиразделителями.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 124

Спецификации MoReq2

№		Требование	Тест.
7.1.7	Желательно, чтобы СЭД допускала возможность выбора используемых		Y
	в полных классификационных кодах символов-разделителей, из, как
	минимум, следующего множества:
		“ “ (пробел);
	“-” (тире);
		“/” (прямой слеш);
		“.” (точка).

Приведенный выше в качестве примера классификационный код 001- 001-003 может быть представлен в любом из перечисленных ниже вариантов, в зависимости от решений, принятых в момент конфигурирования в отношении ведущих нулей и символовразделителей:

1 001 003;

001-001-003;

1/1/3;

001.001.003..

Принимая во внимание, что требование 3.2.7 допускает использование глобальных префиксов и расширений, этот же код мог бы быть представлен следующим образом:

corporate/1/1/3;

001.001.3.pt.

7.1.8	СЭД должна давать возможность исполнителю административной роли					P
	устанавливать при создании новой рубрики,			будут ли её объектам-
	потомкам	присваиваться	автоматически	создаваемые	СЭД

классификационные коды, или же классификационные коды, назначаемые пользователем/внешним приложением. СЭД должна использовать один из следующих механизмов:

автоматически создавать все классификационные коды и не давать пользователям возможности ни вводить их «вручную», ни впоследствии модифицировать их (это могут быть, как в приведенном выше примере, последовательные номера);

или:

разрешить авторизованному пользователю или внешнему приложению назначать классификационные коды, - но не позволяя впоследствии их модифицировать.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 125