Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003

Спецификации MoReq2

6.2.4В тех случаях, когда СЭД вводит метаданные ряда документов в Y процессе импорта, она должна проверять их правильность по тем же правилам, которые использовались бы при ручном вводе документов. Если в процессе проверки обнаруживаются ошибки (например, отсутствие обязательных метаданных, ошибки в формате), то СЭД должна поставить об этом в известность пользователя, выполняющего импорт, идентифицировав соответствующие метаданные, а также сохранить в контрольной информации сведения об ошибках и корректирующих действиях.

В идеальном случае, импортируемые документы будет иметь метаданные, полностью соответствующие модели метаданных. В ряде случаев метаданные могут не соответствовать модели метаданных, и тогда возможны несколько исходов (MoReq2 не предписывает ни один из них), а именно, следующие:

процесс импорта полностью прекращается;

отменяется импорт документа, метаданные которой не соответствуют модели метаданных;

пользователь должен сделать выбор: либо исправить ошибку, либо отменить импорт соответствующей рубрики;

Данные импортируются и сохраняются в виде неполного временного документа (этот вариант идейно близок с требованием о возможности разделить процесс ввода на этапы, выполняемые несколькими пользователями, см. 6.1.34).

6.2.5СЭД должна быть способна импортировать документированную Y контрольную информацию (audit trail records), показывающую историю импортируемых документов.

6.2.6СЭД не должна размещать сопровождающую импортируемые Y документы документированную контрольную информацию в собственных структурах для хранения контрольной информации. Эту документированную контрольную информацию следует сохранить отдельно.

Импортированная документированная контрольная информация должна сохраняться отдельно в связи с тем, чтобы избежать создания механизма, который бы позволил исполнителям административной роли изменить контрольную информацию либо скомпрометировать ее целостность. MoReq2 не предписывает, как этого достичь. Импортированная контрольная информация может, например, сохраняться в виде документа вместе с импортированными документами; или же в качестве отдельного объекта, распознаваемого системой как контрольная информация, импортированная из другой системы.

6.2.7СЭД должна иметь средства управления очередями ввода (input Y queues).

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 106

Спецификации MoReq2

Ожидается наличие следующих возможностей:

просмотр очередей;

приостановка всех или некоторых очередей;

возобновление работы всех или некоторых очередей;

уничтожение очереди.

6.2.8СЭД должна предоставлять исполнителю административной роли Y опциональную возможность настроить СЭД так, чтобы импортированные рубрики, дела и тома автоматически закрывались по завершении их импорта.

Например, в случае слияния двух организаций может оказаться

необходимым закрыть определенные разделы классификационной схемы54, с тем, чтобы в них уже нельзя было добавлять документы.

6.3Управление электронной почтой

Определения

Под "электронной почтой" понимается механизм передачи сообщений между "агентами" (в данном контексте термин "агент" имеет точное техническое значение; большей детальности для понимания MoReq2 не требуется).

Стандартный протокол обмена сообщениями электронной почты установлен разработанными Международной рабочей группой по сетевым технологиям (Network Working Group) документами RFC 2821 и RFC 2822 (см. приложение 7). MoReq2

рассматривает RFC 2821/RFC 2822 как основу для своего рабочего определения понятия "электронной почты".

Под "сообщением электронной почты" обычно понимается информационный материал, содержащий полный набор данных, относящихся к передаче одного сообщения. Однако, хотя RFC 2822 определяет синтаксис передаваемых сообщений электронной почты, отсутствуют стандарты, которые бы специфицировали формат данных, используемый при сохранении переданных сообщений в качестве информационных материалов.

Иными словами, несмотря на то, что почтовые программы различных производителей способны свободно обмениваться сообщениями (поскольку они соблюдают протоколы электронной почты, определенные в RFC 2821/RFC 2822), отсутствует гарантированная возможность сохранить сообщение в виде информационного материала в одной программе, и затем считать его в другую программу. Каждый разработчик почтовых программ использует собственный закрытый "коммерческий" формат для сохранения сообщений. По этой причине не может быть гарантировано точное автоматическое извлечение метаданных из сообщений электронной почты.

54	В оригинале: "ветви структуры" (прим. переводчика)
Версия 1.04
8 сентября 2008		Стр. 107

Спецификации MoReq2

Применение и проблемные вопросы

Электронная почта используется для пересылки информационных материалов (в форме простых сообщений, и в виде приложений), как внутри организации, так и между организациями. Характерные особенности почтовых программ (особенно упоминавшееся выше отсутствие стандартизации форматов), а также не слишком серьезное отношение пользователей к электронной почте, могут затруднить применение функциональных возможностей по управлению документами для управления почтовыми сообщениями. Поэтому организации должны быть способны обеспечить исполнение процедур и организационных мер, направленных на:

ввод в СЭД всех входящих или исходящих сообщений электронной почты вместе с приложениями (присоединенными файлами);

и/или:

ввод в СЭД всех входящих или исходящих сообщений электронной почты вместе с приложениями в соответствии с заранее установленными правилами;

и/или:

предоставление пользователям возможности ввести отобранные ими сообщения электронной почты и приложения.

Вряде стран вопрос о права собственности на электронную почту остается неясным, поэтому в определенных случаях будет неуместно использовать автоматический ввод сообщений электронной почты в СЭД. В подобных ситуациях при конфигурировании системы следует рассматривать два последних варианта.

Для многих организаций электронная почта стала основным, а для других – одним из наиболее важных средств связи. В ряде организаций значительная часть сообщений электронной почты либо вообще не имеет никакой ценности, либо имеет сиюминутное значение. Каждая организация должна сама определить, какой из перечисленных выше альтернативных вариантов в её условиях является наиболее подходящим компромиссом:

Первый вариант приводит ко вводу в СЭД наряду со значимыми также и всех не имеющих никакой ценности сообщений;

Второй вариант опирается на удачно сформулированные соответствующие правила и фильтры;

В третьем варианте пользователи должны будут оценивать ценность и важность сообщений, и есть риск того, что не все из них будут делать это как следует.

MoReq2 предусматривает поддержку системой электронного документооборота всех трех вариантов. Процедуры и организационные меры в MoReq2 не рассматриваются.

№

Требование

Тест.

6.3.1При вводе сообщения электронной почты, СЭД должна по умолчанию Y захватывать его в формате, сохраняющем содержащуюся в заголовке (header) сообщения информацию.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 108

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

6.3.2СЭД должна поддерживать возможность ввода сообщений Y электронной почты в режиме интеграции с почтовыми программами, так, чтобы ввод в СЭД мог осуществляться пользователем непосредственно из почтовой программы, не требуя переключения в СЭД.

Подобная тесная интеграция существенно важна для эффективного использования СЭД.

Желательно, например, чтобы пользователь имел возможность либо мышью перетащить сообщение из почтового клиента в имеющееся в СЭД дело или рубрику; либо, находясь в почтовом клиенте, выбрать команду «сохранить в СЭД». Почтовый клиент может при этом показывать, какие сообщения были сохранены в СЭД. Суть данного требования заключается в том, что пользователю не нужно переключаться в СЭД для того, чтобы ввести в неё почтовые сообщения.

MoReq2 также допускает, но не предписывает, возможность ввода в

СЭД сообщений электронной почты иными, менее тесно интегрированными способами.

6.3.3Должна иметься возможность настроить СЭД во время Y конфигурирования таким образом, чтобы при посылке пользователем СЭД электронного почтового сообщения система действовала согласно одному из перечисленных вариантов:

СЭД автоматически сохраняет сообщение электронной почты;

СЭД принимает решение о сохранении сообщения, основываясь на заранее установленных правилах;

СЭД автоматически запрашивает пользователя, нужно ли сохранять сообщение;

СЭД ничего не делает (тем самым полагаясь на пользователя, что он, при необходимости, сам инициирует сохранение сообщения).

Независимо от того, какой из вариантов выбран, для СЭД допустимо потребовать от пользователя вручную разместить (классифицировать) документы и вручную ввести определенные метаданные.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 109

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

6.3.4Должна иметься возможность настроить СЭД во время Y конфигурирования таким образом, чтобы при получении пользователем СЭД электронного почтового сообщения система действовала согласно одному из перечисленных вариантов:

СЭД автоматически сохраняет сообщение электронной почты, если оно ещё не было сохранено;

СЭД принимает решение о сохранении сообщения, основываясь на заранее установленных правилах;

Если поступившее сообщение ещё не было сохранено, СЭД автоматически запрашивает пользователя, нужно ли это сообщение сохранять;

СЭД ничего не делает (тем самым полагаясь на пользователя, что он, при необходимости, сам инициирует сохранение сообщения).

Независимо от того, какой из вариантов выбран, для СЭД допустимо потребовать от пользователя вручную разместить (классифицировать) документы и вручную ввести определенные метаданные.

6.3.5СЭД должна поддерживать автоматизацию ввода и регистрации в P качестве документов входящих и исходящих электронных сообщений (как с приложениями, так и без), за счёт автоматического извлечения из них следующих метаданных:

дата (и, в ряде случаев, время) отправки сообщения;

получатель (получатели);

получатели копий;

тема сообщения (название);

отправитель;

встроенная электронная подпись;

поставщик сертификационных услуг;

по мере наличия перечисленных метаданных.

Данное требование подразумевает сохранение сведений об "отправителе" сообщений электронной почты. Далеко не всегда автор сообщения и его отправитель - одно лицо, например, в случае, когда секретарь отсылает письмо от имени руководителя. Требование к сохранению сведений об отправителе введено в

качестве сознательного компромисса, поскольку невозможно надёжно автоматически выделить и сохранить сведения об авторе.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 110

Спецификации MoReq2

№	Требование	Тест.
	Организациям следует обдумать вопрос о необходимости ручных
	процедур, обеспечивающих корректность заполнения метаданных об
	авторе сообщения.
	Указания по интерпретации метаданных сообщений электронной
	почты даны в Приложении 9.

6.3.6Желательно, чтобы пользователь имел возможность ввести почтовое Y сообщение в СЭД как документ и разместить его в рубрике, деле или суб-деле, путем "перетаскивания" его из почтового клиента (который, технически, является Агентом пользователя почты - Mail User Agent) в нужную рубрику, дело или суб-дело.

Рубрика, дело или суб-дело могут отображаться или в окне почтового клиента, или в отдельном окне.

6.3.7СЭД должна давать пользователю возможность выбрать один из Y перечисленных способов сохранения в СЭД сообщений электронной почты, имеющих приложения (присоединенные файлы):

сохранять только сообщение, без приложений;

сохранять сообщение вместе с приложениями, в качестве единого документа, состоящего из взаимосвязанных компонент;

сохранять только приложения, все или некоторые из них, причем каждое - как отдельный документ.

Это относится как к исходящим, так и к входящим сообщениям.

Использование последнего из перечисленных способов приводит к тому, что приложения сохраняются, но не сохраняется контекст того сообщения, с которым они были переданы.

6.3.8Если сообщение электронной почты и его приложения сохраняются и Y регистрируются в СЭД одновременно, но в качестве отдельных документов, то желательно, чтобы СЭД автоматически связала между собой созданные при этом документы.

Желательно, чтобы наличие подобной перекрестной связи между документами давало пользователю возможность из документа - основного сообщения находить все документы - приложения и переходить на них, и из документов - приложений переходить в документ - основное сообщение.

6.3.9Если приложение вводится в качестве отдельного документа, то СЭД Y должна обеспечить, чтобы соответствующие метаданные документа были для него "захвачены" и/или введены вручную.

6.3.10	При вводе сообщения электронной почты, СЭД должна, по умолчанию, Y
	заполнить элемент метаданных «Название» (Title) значением поля
	«тема» (subject) сообщения.
Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 111

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

Указания по интерпретации метаданных сообщений электронной почты даны в Приложении 9.

6.3.11СЭД должна давать возможность пользователю, вводящему в неё Y сообщение электронной почты, отредактировать название документа.

Это требование дает возможность пользователям исправить неподходящие или неточные названия почтовых сообщений, или же подобрать более содержательные названия.

Название почтового сообщения (e-mail title) отличается от темы почтового сообщения (subject line (title)); тема сообщения

сохраняется как часть сообщения, независимо от того, что содержится в названии сообщения.55

6.3.12Если пользователь вводит в СЭД извещение об успешности доставки Y (где это поддерживается) ранее зарегистрированного в СЭД в качестве документа сообщения электронной почты, желательно, чтобы СЭД могла автоматически создать между ними связь

Примерами извещений об успешности доставки служат подтверждения доставки и извещения о невозможности доставить сообщение.

	Желательно, чтобы наличие подобной связи давало пользователю
	возможность переходить в связанные документы, с тем, чтобы из
	документа - почтового сообщения найти все извещения, а из
	извещений - найти документ - почтовое сообщение.
6.3.13	СЭД должна поддерживать возможность автоматического выделения и Y
	ввода метаданных сообщений электронной почты и их приложений, в
	соответствии с требованиями модели метаданных MoReq2.

6.3.14СЭД должна давать возможность ввести вручную значения Y метаданных "дата отправки" и "дата получения".56

55Речь идет о том, что по умолчанию тема почтового сообщения копируется в название создаваемого документа (элемент метаданных), и согласно 6.3.11, это название может быть скорректировано. Однако корректировки названия никак не затронут тему сообщения, сохраняемую в составе сообщения. (прим. переводчика)

56С нашей точки зрения, использование данной возможности нежелательно, поскольку оно может поставить под вопрос аутентичность документов. Её разумно применять в исключительных обстоятельствах, - например, когда по какой-либо причине в сообщении указаны заведомо неверные даты; или же тогда, когда сообщение вводится в СЭД из файла, формат которого данной СЭД не поддерживается. Мы также считаем, что факт ручного ввода дат должен обязательно отражаться как в метаданных документа, так и в контрольной информации. (прим. переводчика)

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 112

Спецификации MoReq2

№	Требование	Тест.
	Это нужно на случай возникновения обстоятельств, при которых
	даты, содержащиеся в почтовом сообщении, могут не
	соответствовать условиям деловой деятельности (объяснение
	того, как это может случиться, см. во введении в данный раздел).
	Допускается наличие конфигурационной установки, позволяющей
	отключить данную функциональную возможность.
6.3.15	У пользователя должна быть возможность ввести в СЭД, в ходе одной	Y
	операции, несколько отобранных вручную сообщений электронной
	почты:
	как один документ;
	или
	как несколько документов – каждое сообщение вводится как
	отдельный документ;
	по выбору пользователя.

6.3.16Желательно, чтобы СЭД могла автоматически идентифицировать и Y ввести в ходе одной операции все сообщения электронной почты, взаимосвязанные с указанным пользователем сообщением, - вводя их:

как один документ;

или

как несколько документов – каждое сообщение вводится как отдельный документ;

по выбору пользователя.

В RFC 2822 раздел 3.6.4. "Идентифицирующие поля" описывает, как необязательные поля в SMTP-заголовке “References:” ("Ссылки:") и “In-Reply-To:” ("В ответ на:") могут использоваться вместе с полем “Message-ID:” ("Идентификатор сообщения:") для выявления взаимосвязанных сообщений электронной почты (последовательность которых иногда называют "веткой обсуждения"- discussion thread).

6.3.17СЭД должна давать возможность пользователю, вводящему Y сообщение электронной почты в "коммерческом" формате, сохранить его в нескольких, в том числе - в открытых форматах.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 113

Спецификации MoReq2

№

Требование

Тест.

Может оказаться полезным принудительный выбор системой электронного документооборота форматов сохранения сообщений электронной почты, исходя из их сроков хранения. Сообщения, помещаемые в дела с коротким сроком хранения, могут сохраняться в закрытом "коммерческом" формате, в то время, как для сохранения сообщений длительного и постоянного срока хранения может использоваться открытый формат.

6.3.18Если выделенное из заголовка сообщения электронной почты Y значение поля адреса появляется в метаданных создаваемого на основе сообщения документа, то СЭД должна обеспечить захват значения опционального поля “display name” ("отображаемое имя") (если оно имеется) для всех перечисленных адресов почтовых ящиков, наряду со значением поля “address-spec”. Например, предпочтительно вводить ‘Jan Schmidt’ вместо ‘[e-mail]’.

6.4Типы документов

«Тип документа» (record type) задает характеристики документа, которые не определяются (и чаще всего не могут быть определены) в классификационной схеме. Это могут быть определенные:

атрибуты метаданных;

сроки хранения;

порядок доступа;

вид информационного материала (например, контракт, резюме, дисциплинарный отчет).

Назначаемый документу тип документа обычно соответствует типу того информационного материала, на основе которого документ был создан.

№	Требование	Тест.
6.4.1	СЭД должна поддерживать создание и ведение типов документов.	Y

6.4.2Каждому документу в СЭД должен быть назначен ровно один тип Y документа.

6.4.3	Право создавать и вести типы документов СЭД должна предоставлять	Y
	только исполнителю административной роли.
6.4.4	СЭД должна давать исполнителю административной роли возможность	Y
	разрешать создание документов определенных типов только
	определенным группам пользователей, исходя из их деловых
	потребностей.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 114

Спецификации MoReq2

№	Требование	Тест.
6.4.5	СЭД должна давать возможность исполнителю административной роли	Y
	определить один из типов документа в качестве типа документа по
	умолчанию, который мог бы использоваться всеми пользователями,
	имеющими право вводить документы.

6.5Сканирование и управление графическими образами

(imaging)

При планировании внедрения СЭД следует также принимать во внимание необходимость работы с физическими документами, в виде бумажных документов и документов на микроформах.

Двумя основными массивами физических документов и информационных материалов, представляющими интерес с точки зрения СЭД, являются:

существующие документы на бумаге или микроформах, к которым, возможно, потребуется обращаться при работе с электронными документами;

бумажные информационные материалы, которые продолжают поступать в организацию или создаваться ею, и которые требуется сохранить в СЭД в виде электронных документов.

Вданном разделе рассматриваются вопросы перевода в электронные графические образы (сканирования) бумажных материалов и материалов на микроформах, с тем, чтобы их можно было ввести в качестве документов в СЭД. Раздел содержит ряд требований, затрагивающих определенные аспекты процесса сканирования.

Сканирование может быть организовано следующими способами:

централизованное сканирование;

сканирование на месте или в рабочих группах;

передача сканирования на аутсорсинг или субподрядчикам;

а также могут быть использованы любые их комбинации. Кратко описание этих способов приводится ниже.

Вариант централизованного сканирования, с использованием специализированного оборудования для поточного сканирования, обслуживаемого профессиональными операторами, лучше всего подходит в случае ввода больших объёмов неэлектронных документов.

Сканирование на рабочем месте или в рабочих группах приближено к пользователямполучателям документов. Этот вариант может быть использован при небольших объёмах обрабатываемых материалов; в тех случаях, когда выполняющий сканирование сотрудник должен иметь представление о соответствующей деловой деятельности; а также тогда, когда такой подход диктуется географической распределенностью организации. В этом случае используются менее совершенные и менее производительные сканеры, которые в ряде случаев представляют собой многофункциональные устройства.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 115