Билет № 15.
-
Табель унифицированных форм документов организации
Табель унифицированных форм документов - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.
В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов.
Табель может содержать следующие графы:
- № п/п
- наименование формы документа
- дата утверждения, наименование органа, утвердившего форму документа
- периодичность издания
- подразделение, ответственное за подготовку
- примечание
Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т. д. В графе “Примечание” рекомендуется помещать дополнительную информацию, например о форме документа, порядке подписания, согласования или утверждения документа и др.
Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем.
Табель и Альбом ведутся службой ДОУ синхронно.
Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.
Изменение форм документов, включение в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя.
Табель является:
– справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;
– справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;
– справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);
– справочником контроля за деятельностью исполнителей;
– справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Табель решает следующие задачи:
– оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
– классификация применяемых в деятельности отдела форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;
– унификация состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей;
– унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в отделе;
– упорядочение в целом документационного обеспечения отдела в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.
Внутренняя структура табеля определена группировкой форм документов по функциям деятельности.
Применение и изготовление форм документов, не предусмотренных табелем, не допускается.
Табель может быть в виде трафарета, таблицы, анкеты.
Трафарет – форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.
Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков.
Анкета – форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.
На каждой унифицированной форме, включаемой в альбом унифицированных форм отдела необходимо указать ее правовое основание (кем и когда утверждена).
Согласование и в необходимых случаях уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку управленческих документов.
Изменения и дополнения в табель (альбом) форм документов вносятся в следующих основных случаях:
- при изменениях в законодательстве;
- при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам ДОУ федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти); при изменениях в системе управления деятельностью предприятия и (или) его организационной структуре, целесообразности.
Время от времени из состава табеля (альбома) выводятся формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства (ДОУ) либо не удовлетворяющих потребностям предприятия в обеспечении документированной информацией соответствующего вида.
Все изменения и дополнения в табель (альбом) вступают в силу после утверждения руководителем предприятия.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
–предпроектное обследование.
–выбор формы Табеля.
–формирование структуры Табеля.
–отбор форм документов для включения в Табель.
Основные задачи предпроектного обследования:
– определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;
– формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
– выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;
– определение массива документов для включения в Табель.
В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:
– документы, составляющие правовую базу деятельности и отдела
– организационно-правовая документаци отдела; положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;
– комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;
– документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.
При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управлении в организации разрабатывается Альбом форм документов (вслед за Табелем форм). Как правило, Табель и Альбом разрабатываются одновременно, так как в Альбом включаются унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно Альбом разрабатывать и использовать самостоятельно, без предварительной разработки Табеля. В процессе разработки табеля и унификации документов особое внимание необходимо уделять наименованиям документов. Наименование документа должно точно соответствовать назначению документа и строиться в соответствии с современными требованиями, предъявляемыми к документам.
Структура Табеля – это классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых в отделе.
Справочным аппаратом к Табелю, облегчающим поиск необходимой формы документа, является оглавление (систематизированный список разделов табеля).
Структура альбома должна отражать структуру табеля унифицированных форм документов.