Требования к оформлению делового письма.
Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами. Деловые письма отличаются от личных тем, что деловые письма, если только они не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный - деловой - стиль изложения.
С помощью данного вида писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в них излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п.
Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Письма оформляют в двух экземплярах – первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело. Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ. Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат(Наименование организации адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, но название учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе; в состав реквизита адресат может входить и почтовый адрес; почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам-в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами; если письмо адресуется официальному лицу-сначала указывается должность, затем фамилия, инициалы, адрес организации; если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы, фамилия получателя, затем адрес и почтовый индекс), заголовок к тексту (должен отражать основной вопрос, затронутый в письме и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма) , подпись (Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции), отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Согласно ГОСТу Р6.30-97 Изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.
Композиция текста письма. По ряду причин текст делового письма целесообразно составлять по плану. При отсутствии опыта и избытке отрицательных эмоций (например, в конфликтных ситуациях) это поможет корректно изложить вопрос.
Один из методов составления плана сообщения сводится к работе в следующей последовательности:
- сбор базы данных из фактического материала – документов, иллюстраций, статистических и других показателей по теме сообщения;
- формулирование выводов на основе базы данных;
- использование выводов в качестве плана для составления текста.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса, причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключение формулируется основная цель письма.
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, доводим до вашего сведения и т.д.).
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию.
Особенности коммерческой переписки. По тематическому принципу деловые письма делятся на деловые и коммерческие (письма, с помощью которых заключаются и выполняются коммерческие сделки от имени юридических лиц; письма о сбыте продукции, предоставлении услуг (письма-предложения, письма-ответы)). Все остальные письма - деловые, с помощью которых решаются управленческие и правовые проблемы, а также устанавливаются деловые связи. (Письмо-просьба, Сопроводительное письмо, Письмо-подтверждение, Письмо-напоминание, Письмо-извещение, Гарантийное письмо, Письмо-запрос и ответ на него, Заказ и ответ на него, Оферта и ответ на нее.) Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.
Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.
Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.
Основными частями международного делового письма являются:
Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица
Ссылки и дата
Внутренний адрес
Приветствие
Основная часть письма
Заключительные фразы
Подпись