Билет № 5.
-
Структура документированной информации.
Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.
Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.
Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.
Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).
Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.
Унификация документов предполагает:
- установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
- разработку единой модели (схемы) построения документов с использованием, как правило, формуляра-образца;
- разработку структур документов;
- создание общих синтаксических правил построения документов.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).
Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы, так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:
- унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
- унифицированная система документации по труду; ' унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
- унифицированная система внешнеторговой документации.
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа.
Различают реквизиты-основания, определяющие числовые данные (вес, количество, стоимость, номер, год) и реквизиты-признаки, представляющие в документе нечисловые данные (цвет, марка, фамилия автора, название).
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».
Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Гипертекст - это расширение традиционного понятия текста, путем введения нелинейного текста, в котором между выделенными фрагментами текста устанавливаются перекрестные ссылки и правила перехода от одного фрагмента к другому. Гипертекстом называют Интернет, мультимедиа-энциклопедию, справочник, книгу с содержанием и предметным указателем, а также любой текст, в котором обнаруживаются какие-либо ссылки (указания) на другие фрагменты. Гипертекст как новая информационная парадигма может рассматриваться как способ коммуникации в обществе, ориентированном на множественные, одновременные потоки разнотипной информации, которые не могут быть восприняты и усвоены субъектом. Гипертекст же позволяет автору делать ссылки (устанавливать связи), а читателям гипертекста дает возможность выбирать, каким ссылочным связям следовать, и в каком порядке. Тем самым гипертекст уменьшает ограничения, налагаемые на думающего и пишущего. Он не принуждает к однозначному решению относительно того, принадлежит ли высказывание ходу мыслей написанного или оно находится в ответвлении от основного русла.
Гипертекст позволяет хранить аннотации к тексту отдельно от этого текста (документа), однако в тесной привязке к адресатам. Значительный вклад в преимущества гипертекста вносит его насыщенность связями, движение по которым поддерживается компьютером, благодаря чему текст на практике становится нелинейным.
Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) — графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos — столб и ...грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой, площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен данный прямоугольник. Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями.
График (от греч. graphikos - начертанный), 1) чертеж, применяемый для наглядного изображения зависимости какой-либо величины (напр., пути) от другой (напр., времени), т. е. линия, дающая наглядное представление о характере изменения функции. 2) графическое изображение математической зависимости; математическая зависимость, функция, представленная в графической форме, в виде кривой, характеризующей изменение функции при изменении аргумента. 3) (от греч. graphikos - начертанный) - англ. graph plot; нем. Grafik. Геометрическое представление фактических данных исследования, графическое отображение данных.
Типовой текст - текст стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа (т.е. типовой текст- образец). Способ создания документов по образцу стереотипу называется типизацией документов.
2. Государственные органы власти и управления Российской Федерации в 1990-е гг.
Распад СССР – это процесс системной децентрализации, происходившей в экономике (народном хозяйстве), социальной структуре, общественной и политической сфере Советского Союза, приведший к прекращению существования СССР в декабре 1991 г. основными причинами распада были как внутренние (многолетний экономический спад, непреодолимые межнациональные проблемы, особенно в балтийских республиках, репрессивный характер советского государства), так и внешние (н/п холодная война). С 1991 г. берёт начало история суверенной постсоветской России.
В 1992-1993 гг. в России набирает силы политический кризис, связанный с противостоянием двух политических сил: с одной стороны, Президента РСФСР (РФ) Б.Н. Ельцина и контролируемой им исполнительной ветви власти, с другой стороны, руководства и большей части депутатского корпуса Верховного совета и съезда народных депутатов РСФСР РФ во главе с Р.И. Хазбулатовым, а также вице-президента РСФСР (РФ) А,В,Руцкого. Причин политического кризиса было несколько. Возникновение института президентства потребовало перехода многих государственных функций от верховного совета и съезда народных депутатов РСФСР (РФ) к главе государства. Кроме этого противоречия возникали и меду коллегиальными и единоначальными принципами работы выше названных государственных органов. В добавок депутаты верховного совета и совета народных депутатов РСФСР (РФ), привыкшие функционировать на принципах деятельности советского государственного аппарата, не желали считаться с тем, что над ними возвышается глава государства, который должен обеспечить взаимодействие законодательной, исполнительной и судебной ветви власти, а они лишь законодательная.
21 сентября 1993 г. президент подписал указ № 1400 «О поэтапной конституционной реформе в Российской Федерации», предписывающий верховному совету РФ и съезду народных депутатов прекратить свою деятельность, вводивший в действие временную систему органов власти, назначавший на 11-12 декабря 1993 г. выборы в государственную думу РФ и референдум по новой конституции РФ.
12 декабря 1993 г. на всенародном референдуме была принята конституция РФ. Она закрепила, что Россия является правовым демократическим государством с республиканской формой правления, а также то что государственная власть осуществляется на основе разделения на законодательную, исполнительную и судебную.
Основным документом регламентирующим организацию и компетенцию института президентства РФ, стала сама конституция. Она, сохранив за президентом большинство принадлежавших ему у тому времени полномочий, кардинальным образом изменила его конституционный статус. Президент становился главой государства, а не высшим должностным лицом и главой исполнительной власти.
Как глава государства Президент являлся гарантом прав и свобод человека и гражданина, реализуемых преимущество в сфере государственного управления, обеспечивает согласованное функционирование и взаимодействие органов государственной власти, определяет основные направления внутренней и внешней политики государства, в осуществлении которой активно участвуют все субъекты исполнительной власти.
Конституция наделила Президента рядом полномочий, непосредственно связанных с организацией и функционированием всех ветвей власти, хотя он не входит ни в одну из ветвей власти. Так, с согласия Гос. Думы он назначает Председателя правительства РФ, имеет право председательствовать на заседаниях правительства, принимает решение об отставке правительства, представляет Гос.Думе кандидатуру для назначения на должность председателя центрального банка РФ, по предложению председателя правительства назначает на должность и освобождает от должности заместителя председателя правительства , федеральных министров, представляет совету кандидатуру для назначения на высшие судебные должности, а также кандидатуру на должность Генерального прокурора РФ.
В соответствии с конституцией РФ правительство РФ является высшим исполнительным органом государственной власти РФ, осуществляющим исполнительную власть в стране и возлагающим единую систему исполнительной власти в РФ.
Правительство – коллегиальный орган, состоящий из председателя, заместителя председателя и федеральных министров.
Председатель правительства назначается президентом РФ с согласия Гос.Думы. его освобождение от должности также осуществляется президентом по собственной инициативе, по заявлению председателя правительства об отставке либо в случае невозможности исполнения своих полномочий.
В числе общих полномочий правительства: организация реализации внутренней и внешней политики стран, регулирование в социально-экономической сфере , формирование федеральных целевых программ и обеспечение их реализации, реализация предоставленного права законодательной инициативы.
В течении 90-х гг. перечень министерств, других федеральных органов власти постоянно вносились изменения. Это было связанно с перераспределение функций, с поиском оптимального их сосредоточения, и с пределом собственности, и с лоббированием в президентских структурах интересов ведомств.
Министерство – федеральный орган проводящий государственную политику и осуществляющий управление в установленной форме деятельности, координирующий деятельность в этой сфере иных органов власти; его возглавляет федеральный министр.
Государственный комитет – федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий на коллегиальной основе межотраслевую координацию по вопросам, отнесенным к ведению, а также функциональное регулирование в определенной сфере деятельности; его возглавляет председатель.
Конституция закрепила создание нового органа представительной власти в стране- Федерального Собрания РФ. Федеральное собрание – парламент РФ представительный и законодательный, постоянно действующий орган власти. Он состоит из двух палат – Совета Федерации и Гос.Думы.
Гос.Дума РФ является палатой федерального собрания, органом законодательной власти. Госдума формируется путем выборов и представляет население всей страны. До 2006 г. выборы депутатов этой палаты российского парламента проходили по смешанной, мажоритарно-пропорциональной системе. Одна половина депутатов избиралась по одномандатным территориальным округам, а другая по партийным спискам.
Судебная система РФ представлена федеральными судами: Конституционным, Верховным, Высшим Арбитражным.
Конституционный суд определяется как судебный орган конституционного контроля, самостоятельно осуществляющий судебную власть посредством конституционного судопроизводства.
Конституционный суд рассматривает и разрешает дела в пленарных заседаниях и в заседаниях палат, одна из которых состоит из 10, а другая из 9 судей. В пленарных заседаниях Конституционный Суд вправе рассматривать любой вопрос, но некоторые дела полежат рассмотрению и разрешению только в пленарных заседаниях.
Конституционный суд сам устанавливает численность, структуру и штатное расписание своего аппарата, которые он же может и изменять. В настоящее время аппарат конституционного суда включает в себя: секретариат, управление делами, финансовое управление, отдел кадров.
Верховный суд РФ является высшим судным органом по гражданским, уголовным, административным делам и иным делам, подсудным делам общей юрисдикции.
Верховный суд РФ действует в составе: Пленум верховного суда, президиум верховного суда, судебная коллегия по гражданским делам, судебная коллегия по уголовным делам, военная коллегия.
Председатель организует работу суда. Пленум решает кардинальные вопросы деятельности верховного суда. Он созывается председателем не реже одного раза в четыре месяца. В его работе участвует Генеральный прокурор РФ и Министр юстиции РФ. Министр дает руководящие разъяснения судам по вопросам применения законодательства, при необходимости заслушивает сообщения руководителей судебных органов субъектов РФ и военных судов, сообщения о работе Верховного суда и отчёты о деятельности коллегий и т.д.
Прокуратура Российской Федерации составляет единую централизованную систему с подчинением нижестоящих прокуроров вышестоящим и Генеральному прокурору Российской Федерации.
Генеральный прокурор Российской Федерации назначается на должность и освобождается от должности Советом Федерации по представлению Президента Российской Федерации.
Прокуроры субъектов Российской Федерации назначаются Генеральным прокурором Российской Федерации по согласованию с ее субъектами.
Иные прокуроры назначаются Генеральным прокурором Российской Федерации.
Полномочия, организация и порядок деятельности прокуратуры Российской Федерации определяются федеральным законом.
Деятельность арбитражных судов РФ регламентируется законном «Об арбитражных судах РФ». В качестве суда первой инстанции высший арбитражный суд РФ рассматривает очень ограниченную категорию дел: об оспаривании актов президента, правительства и федеральных органов исполнительной власти в сфере предпринимательской и экономической деятельности и экономические споры между РФ и её субъектами.
Под местным самоуправлением понимают систему органов власти и управления, созданную для решения вопросов местного значения, к которым можно отнести управление коммунальным хозяйством, жилым фондом, местными дорогами, благоустройством и т.д.
МСУ представляет собой один из уровней политико-территориальной организации публичной власти страны наряду с субъектами РФ и государством в целом. Оно заключено в определенные территориальные рамки . Во-первых, пространством осуществления МСУ как одной из основ конституционного строя страны, является вся территория РФ. Во-вторых, МСУ как форма организации местных сообществ жителей осуществляется в границах отдельных муниципальных образований. При этом муниципальные образования учреждаются с учетом федеративного устройства государства.