Лабораторная работа №5 «Создание базы данных в Access»

Для обеспечения учета и контроля продаваемых книг, а также последующего анализа и прогноза продаж необходимо создать складскую базу данных. Для этого:

1. Запустите MS Access.

2. В появившемся диалоговом окне выберите Новая база данных и нажмитеОК.

3. Выберите место хранения базы – папку Склад, введите имя базыСкладПродажии нажмите кнопкуСоздать.

Пример №1. Для работы на складе необходимо хранить информацию о том, сколько и каких книг имеется в наличии, а также информацию о накладных, выписанных при отпуске книг. Таким образом, нужно создать, как минимум, две таблицы: «Склад» и «Поступления». До настоящего времени информация о наличии на складе книг хранилась в таблицеExcelНаличие на складе.

Создайте новую таблицу Accessна основе ее данных:

1. Перейдите к работе с базой данных СкладПродажи.

2. На панели ОбъектывыберитеТаблицы.

3. Щелкните на кнопке Создать… на панели инструментов окна базы данных.

4. В открывшемся диалоговом окне выберите пункт Импорттаблици нажмитеОК.

5. В диалоговом окне ИмпортвыберитеТип файловMSExcel, выделите документНаличиенаскладеиз папки Склад и нажмитеИмпорт.

6. В появившемся окне мастера импорта нажмите Готово.

Из таблицы «Склад» удалите поля с избыточной информацией:

1. Откройте таблицу «Склад».

2. Переключитесь в режим Конструктор.

3. Выделите поля Код книги, Автор, Тираж, Код тиража, Стоимость.

4. Дайте команду Правка/Удалитьили нажмите клавишуDELETE.

5. Посмотрите какие изменения произошли. Изменения не сохраняйте.

Пример №2. При создании базы данных СкладПродажипланировалось создание двух таблиц. Одна создана путем импортирования данных из таблицыExcel. Теперь необходимо создать вторую таблицу «Поступления». Эту таблицу будем создавать в режиме конструктора:

1. Переключитесь на окно базы данных СкладПродажи.

2. В окне базы данных на панели Объекты выберите Таблицы.

3. Дайте команду Создание таблицы в режиме конструктора.

4. В столбец Имя поля введите имена полей:

*Код поступления

*Код книги

*Тип поступления

*Дата поступления

*Количество

5. При создании таблицы «Склад» путем импорта данных MSAccess определял типы полей самостоятельно. В таблице «Поступления» типы полей необходимо установить в столбце Тип данных в соответствии с рисунком:

Имя поля	Тип данных
Код поступления	Счетчик
Код книги	Числовой
Тип поступления	Текстовый
Дата поступления	Дата/время
Количество	Числовой

6. Выделите поле Код поступления и щелкните на кнопке Ключевое поле на панели инструментов.

7. Нажмите кнопку Сохранить и в появившемся диалоговом окне введите имя таблицы «Поступления».

Пример №3. Настройте свойство Размер поля для всех имеющих его полей:

1. Для полей Код поступления, Код книги и Количество установите Размер поля Длинное целое.

2. Для поля Тип поступления установите размер поля 11.

Пример №4. Свяжите таблицу «Поступления» с таблицей «Склад», включив Обеспечение целостности данных.

1. Закройте таблицу «Поступления» и, переключившись на окно базы данных, откройте окно Схема данных кнопкой на панели инструментов.

2. Добавьте таблицу «Поступления» командой Связи/Добавить таблицу… или кнопкой Отобразить таблицу на панели инструментов.

3. Для создания связи перетащите поле Код Книги таблицы «Склад» на поле Код Книги Таблицы «Поступления».

4. В открывшемся диалоговом окне включите флажок Обеспечение целостности данных и нажмите Создать.

5. Закройте окно Схема данных, сохранив внесенные изменения.

Пример №5. Создайте самостоятельно новую таблицу «Серии книг». В нее должно входить три поля: Код книги, Название серии, Описание серии.

Пример №6. На склад привезли заказанные в типографии 500 экземпляров книги «Интернет – окно в 21 век». Внесите изменения в таблицу «Склад» и в таблицу «Поступления».

Пример №7. Для более удобной работы создайте форму «Серии книг» с помощью мастера Автоформа: в столбец:

1. Откройте диалоговое окно Новая форма.

2. Выберите Автоформа: в столбец, а в качестве источника данных укажите таблицу «Серии книг».

3. Сохраните новую форму под именем «Серии книг».

4. Используя созданную форму, введите информацию о двух новых сериях:

   Экономика и финансы	Книги по финансовому праву и общим принципам денежных операций
   Бизнес	Серия охватывает круг общих проблем бизнеса в современном мире

5. Закройте форму

Пример№8. Цена ряда книг, поступивших из типографии, будет меняться, поэтому заказы на них не принимаются. Создайте таблицу «Заказы», в которую не внесены коды книг цена, на которые будет меняться. Необходимо подготовить список этих книг. Для подготовки списка воспользуемся мастером запросовЗаписибезподчиненных:

1. На панели Объекты выделите Запросы и нажмите кнопку Создать.

2. В окне Новый запрос выберите Записи без подчиненных и нажмите ОК.

3. На первом шаге мастера выберите «Склад».

4. На втором шаге выберите «Заказы».

5. На третьем шаге подтвердите предположение Access, нажав кнопку Далее.

6. На следующем шаге производится отбор полей, которые будут показаны в результирующей таблице. С помощью кнопки > отберите следующие поля: Код серии, Автор, Название книги.

7. Последний шаг – дайте запросу имя «Книги без заказов» и нажмите Готово.

8. Закройте запрос.

Пример№9.Создайте самостоятельно новую таблицу«Бизнес партнеры».

Пример№10. Необходимо создать список бизнес-партнеров издательства с телефонами и факсами отсортировав его по городам. Для подготовки запроса:

1. На панели Объекты выделите Запросы и дайте команду Создание запроса в режиме конструктора.

2. Добавив в бланк запроса таблицу «Бизнес партнеры», закройте окно Добавление таблицы.

3. Включите в запрос поля Город, Организация, Статус, Телефон, Факс.

4. Для поля Статус в графу Условия отбора: введите бизнес-партнер и снимите флажок Вывод на экран:.

5. Установите сортировку по возрастанию для поля Город.

6. Нажмите кнопку Сохранить, дайте запросу имя «Бизнес партнеры» и нажмите ОК.

Пример№11. Вам срочно нужен список бизнес-партнеров издательства. Ранее вы уже создали запрос «Бизнес партнеры», в котором есть вся требуемая информация. Для того, чтобы распечатанный список выглядел достойно, создайте на основе этого запроса отчет:

1. В окнебазыданныхна панелиОбъектывыберитеОтчетыи нажмите кнопкуСоздать… на панели инструментов окна базы данных.

2. В появившемся окне НовыйотчетвыберитеАвтоотчет:ленточный, в качестве источника данных выберите «Бизнес партнеры» и нажмитеОК.

3. Мастер создал отчет и показывает его в режиме предварительного просмотра. Просмотрите отчет, пользуясь линейками прокрутки при увеличении, или измените масштаб, щелкнув мышью в виде лупы по документу. Закройте отчет, сохранив его под именем «Бизнес партнеры».