4. Система електронного документообігу в мнс

Електронний документ (слайд №19)– це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Нормативні документи, що регламентують відносини в сфері електронного документообігу (слайд №20)

• Конституцієя України (254к/96-ВР),

• Цивільний кодексом України (1540-06),

• Законами України:

"Про інформацію" (2657-12),

"Про захист інформації в автоматизованих системах" (80/94-ВР),

"Про державну таємницю" (3855-12),

"Про зв'язок" (160/95-ВР),

"Про обов'язковий примірник документів" (595-14),

"Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12),

“Про електронні документи та електронний документообіг”, (N 851-IV 22 травня 2003р.),

а також іншими нормативно-правовими актами.

Головні задачі системи електронного документообігу МНС , порядок здійснення електронного документообігу в МНС України (згідно наказу МНС №185 від 23.11.2004 р.) - в матеріалах практичних занять…

Система електронного документообігу в органах та підрозділах МНС України є трирівневою (слайд 21).

Перший рівень включає - апарат міністерства та його структурні підрозділи,

До другого рівня можна віднести ГУ(У) МНС України в областях, містах Києві та Севастополі, всі навчальні заклади міністерства та інші підрозділи, які безпосередньо підпорядковуються міністерству.

Третій рівень - це безпосередньо ті підрозділи на місцях, які підпорядковуються підрозділам віднесеним до другого рівня

Схематично загальна структура системи електронного документообігу в МНС зображена на 22 слайді.

Рис.6 Структура системи електронного документообігу в органах та підрозділах МНС(слайд №22)

Як організується обмін документами на рівні окремих комп’ютерів ми можемо побачити на схемі, наприклад, організації зв’язку між абонентами центрального поштового сервера МНС України. Пояснює слайд 23.

Рис.7 Схема організації зв’язку між абонентами центрального поштового сервера МНС України (слайд №23)

Важливу роль в роботі цієї системи належить спеціалізованому програмному забезпеченню системи електронного документообігу.

В плані вивчення дисципліни є розгляд автоматизованої системи контролю та організації діловодства «АСКОД Стандартний», яка в основному вирішує цю задачу.

5. Бази та банки даних інформаційних систем

БД- це електронні сховища інформації з сукупністю відомостей про конкретні об'єкти в певній предметній галузі. Такі відомості звичайно зберігаються на електронних носіях, доступ до яких здійснюється через один чи декілька комп'ютерів за допомогою систем управління БД (СУБД).

СУБД (система управління базами даних) - універсальний програмний засіб, призначений для створення і обслуговування в інформаційній системі баз даних, насамперед для доступу до даних та їх обробки.

Інформаційною системою (ІС) або банком даних зветься сукупність тим чи іншим засобом структурованих даних (бази даних) і комплексу апаратно-програмних засобів для зберігання даних і маніпулювання ними. На рис. . наведена схема, яка ілюструє структурні складові ІС.

Рис 8. Склад типової ІС

Типові операції при роботі з базами даних:

1. Зберігання інформації. БД зберігає структуровану та неструктуровану інформацію про об'єкти конкретної предметної галузі, виконуючи як архівну роль, так і роль постачальника оперативних довідок.

2. Перегляд та пошук. Перегляд інформації по заданій користувачем сукупності полів. Пошук - це окремий випадок перегляду, коли використовуючи упорядкованість файлу, система швидко вказує на запис (або на перший запис в блоці), який зберігає вказану користувачем сукупність полів.

3. Вибірка. БД забезпечує вибірку певної сукупності записів файлу, яка задовольняє заданим користувачем вимогам. З вибіркою тісно пов'язане сортування по різноманітних критеріях (по алфавіту, по даті, по збільшенню числових параметрів).

4. Введення та редагування інформації. БД забезпечує різноманітні засоби введення та редагування інформації.

5. Контроль інформації. У багатьох БД є можливість контролювати коректність інформації, що вводиться, та, крім того, в певних випадках обмежувати доступ до інформації, захищати її.

6. Відображення інформації.

Усі БД забезпечують різноманітні засоби подання даних у формі, зручній для користувача, як на дисплеї, так і на папері. Інформація в БД може виводитись у вигляді форм або звітів.

В план дисципліни входить вивчення елементів електронних таблиць MS Ехcel та системи управління базами даних СУБД MS Access фірми Microsoft, які де-факто є стандартом у питанні програмного забезпечення електронного документообігу.