- •Міністерство освіти і науки України
- •Поняття літературної мови. Функції мови.
- •Характеристика стилів української
- •Загальні особливості офіційно-ділового стилю мовлення
- •Документ. Класифікація документів
- •Директорові
- •Автобіографія
- •Характеристика
- •Службові записки
- •Довідка
- •Доручення
- •Розписка
- •Протокол
- •Витяг із протоколу
- •Лист-запрошення
- •Анотація
- •Особливості використання прийменників у ділових паперах
- •Список рекомендованої літератури.
- •61002, М. Харків, хнамг, вул. Революції, 12
- •61002, М. Харків, хнамг, вул. Революції, 12
Службові записки
Доповідна записка – це документ на ім’я керівної посадової особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов’язань; може містити висновки та пропозиції укладача.
Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.
Доповідні записки поділяються:
За походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.
За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.
Різновидом доповідної записки є пропозиція. Пропозиція – документ, який містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.
Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкові (перелік пропозицій).
Реквізити:
Місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).
Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка у Д. відмінку.
Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, у Р. відмінку.
Назва документа.
Заголовок (“про...”).
Текст – може поділятися на такі частини:
а) загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;
б) описову – аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; тлумачення певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);
в) висновкові – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.
Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.
Дата укладання (ліворуч).
Посада автора (ліворуч), підпис укладача (праворуч).
Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи підлеглого й має реквізити, аналогічні доповідним запискам. Пояснювальна записка може бути:
Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих чи негативних наслідків.
Документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.
Зразок:
Деканові педагогічно-
індустріального факультету
доц. Васильченку О.К.
старости 11 групи
Пономаренка В.О.
Пояснювальна записка
Студенти 11-ї групи не з’явилися на заняття з вищої математики тому, що відвідували виставку технічних засобів навчання, організовану кафедрою ТЗН.
20.10.2006 Підпис укладача