Электронный документооборот и делопроизводство Преподаватель: старший преподаватель Батуева Татьяна Владимировна

Всего: 8 часов лекции: 6 часов практические занятия: 2 часа Контроль: - зачет; - контрольная работа.

Вариант контрольной работы по последней цифре зачетной книжки. Задания контрольной работы предполагают знание теоретического материала и умение составлять, редактировать и оформлять документы (на бумажном носителе) различных систем документации. На титульном листе следует указать номер варианта.

Вариант № 1

1. Дайте определение термина «регистрация документа».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение на бланке и функцию):

Отзыв на проект инструкции на 2 л. В 3 экз.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

А) 1.11.08 года;

Б) гор.Санкт-Петербург, Россия, улица С.-Щедрина, д.35-2, офис 7;

В) РГТЭУ.

4. Определите вид документа, опираясь на следующий фрагмент текста:

Совет

РЕШИЛ

1. Назначить директора фабрики «Заря» О.П.Михайлова ответственным за проведение выставки.

2. …..

Председатель С.Т.Иванов

Секретарь А.А.Волкова

5. Исключайте неверный вариант и обоснуйте Ваш выбор:

А) приказ, решение, указание, распоряжение;

Б) наименование организации, адресат, номенклатура дел, дата, подпись.

6. Что означает следующая информация:

На № 03-21/145 от 03.08.2011

7.составьте текст делового письма в предложенной ситуации: Вы в данный момент не можете расплатиться за поставленную партию товара.

8.Зарегистрируйте составленный документ, проставьте на нем все служебные отметки

Вариант № 2

1. Дайте определение термина «номенклатура дел».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

В.К.Черновой

Отправить факс о согласии до 04.02.2011 г

Сергеев

02.02.2011 г.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

А) «про необходимости уволить Фокину»;

Б) Ген.директор «Терции» Р.П. Иванов ____________;

В) Верно: 22.12.2011

4. Определите вид документа, опираясь на следующий фрагмент текста:

В момент аварии на складе № 2 я была на обеде, поэтому не могла предотвратить возгорание кабеля.

5. исключайте неверный вариант и обоснуйте Ваш выбор:

А) ООО «Мосстрой», ЗАО «Брщ», фирма «ТРИО».

Б) Положения, приказ, инструкция, штатное расписание.

6. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документов:

А) Установленные комиссией обстоятельства аварии;

Б) На заседании совета правления;

В) Объяснение обстоятельств происшествия.

7. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: Вы недовольны качеством товара и требуете расторгнуть сделку.

8. Зарегистрируйте составленный, проставьте на ней все служебные отметки.

Вариант № 3

1. Дайте определение термина «документооборот».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите ею, укажите его расположение и функцию) г.Пермь.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

А) Копия верна. Секретарь _______ Н.Н.Попова

Б) СОГЛАСОВАНО А.Г.Гороховым 5 ноября 2011 года.

В) от 05.12.2011 на № 159

4. Определить вид документа, опираясь на следующий фрагмент текста:

В результате проведенной экспертизы комиссией было установлено…..

5. Исключайте неверный вариант и обоснуйте Ваш выбор:

А) Решение, указание, приказ, акт;

Б) Акт составляется в случае: ревизии, приема объекта, заседания членов комиссии, уничтожения дел.

6. Исходя из промежуточной ситуации определите соответствующий вид документов:

А) Прошу предоставить мне отпуск…..

Б) Довожу до Вашего сведения….

В) Выдана для предъявления по месту требования.

7. Составить текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: Фирма гарантирует своевременную оплату за поставленную продукцию.

8. Зарегистрируйте составленный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

Вариант № 4

1. Дайте определение термина «организация работы с документами».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

Директорам школ города Перми

3.Исправить ошибки в оформлении реквизитов:

А) Директор ОАО «ЗАРЯ» _______ /Попов Н.В./

Б) 31.III.2011 года

В) Приложение в 3-ч экз. на 2 л.

4. Определить вид документа, опираясь на следующий фрагмент текста:

Курчишина Нина Николаевна работает в должности секретаря с 00.00.0000 по настоящее время.

5. Исключайте неверный вариант и обоснуйте свой выбор:

А) деловое письмо, справка, служебная записка, акт;

Б) Протоколом оформляются: заседания, совещания, передача дел в архив, конференции.

6. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документов:

А) На должность секретаря принимаются лица имеющие специальное образование и стаж работы.

Б) 1.2…. Петрова Ольга Николаевна родилась 19.05.1985 года в городе Оса, Пермской области.

В) Обязываю отправить в командировку Сидорова Николая Петровича с…….

7. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определить его жанровую разновидность: Напоминаем Вам, что срок исполнения договора поставки…..

8. Зарегистрировать составленный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

Вариант № 5

1. Дайте определения термина «Формирование дел».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

ул.Попова, д.135,Иосква,113128, тел.[phone], факс [phone].

3. Исправить ошибки в оформлении реквизитов:

А) 09.18.09г.

Б)Замечания прилагаются юрист Н.Т.Попова ____

4. Определить вид документа, опираясь на следующий фрагмент текста:

«Довожу до Вашего сведения, что из кабинета информатики изчезли три персональных компьютера».

5. Исключайте неверный вариант и обоснуйте свой выбор:

А) письмо. Телеграмма, акт, справка, протокол, приказ;

Б) 09.12.2009, 15.Х,09, 25.05.2009

В) об итогах работы комиссии общего собрания акционеров, о представлении информации.

6. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документов:

А) предоставление вышестоящей организации информации о какой-либо ситуации;

Б. информация о заседании коллегиального органа;

В) установление штатной численности организации, состава должностей и размера оплаты труда.

7. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определить его жанровую разновидность: в письме, присланном вами отсутствует каталог товаров; указанный в приложении.

8.Зарегистрировать….

Вариант № 6

1. Дайте определения термина «Оформление дел».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию): О семинаре «Современный офис».

3. Исправить ошибки в оформлении реквизитов:

А) Зам.директора фирмы «Трек» Носову Р.П.

Б) ул.Родненко, 73, г.Киров, 170027, Издательский дом «Селенга», Виноградову Н.Г. (гл.инженеру).

В) Директору фирмы «Искра» Булыгину Е.М. от главбуха Чипсова

4. Определить вид документа, опираясь на следующий фрагмент текста:

Председатель: К.Г.Краснов

Секретарь: Т.Т.Исаева

Присутствовали: 117 ч./список регистрации прилагается.

5. Исключайте неверный вариант и обоснуйте свой выбор:

А) профессор, директор, юрист;

Б) резолюция, виза, дата, протокол, подпись.

В) постановление, распоряжение, решение.

6. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документов:

А) регулирование трудовых отношений в организации;

Б) обсуждение и принятие решений о предоставлении разрешения на ипотеку малоимущим;

В) оперативное извещение филиала компании о приезде делегации.

7. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определить его жанровую разновидность:

Ваша компания начинает выпуск нового оборудования и ищет инвесторов.

8.Зарегистрировать….

Вариант № 7

1. Дайте определение понятия «документооборот».

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

А) Директору

ОАО «Планета»

г.Н.Новгород, 1159209

ул.Мол.-Гвардейцев, 21

Б) 1.12.11г.

В) Ген.директор/Р.П.Игнатов/_______

3. Установите соответствия:

- документопоток в направлении «снизу вверх»	- поток входящих документов
- документопоток в пределах организации	- поток исходящих документов
- документопоток, направляемый в другие организации	- горизонтальный поток документов
- документопоток поступающих в организацию документов	- поток внутренних документов

4.Восстановите правильную последовательность, исключите лишнее: документооборот входящих документов подразделяется на ряд последовательно осуществляемых этапов: регистрация, оформление в дело, контроль исполнения документа, составление проекта документа, подписание документа, рассмотрение документа руководителем, поступление документов в организацию, сортировка документов, оформление окончательного варианта документа, согласование проекта документа.

5. Можно ли приказы регистрировать следующим образом и почесму7

- от 12.01.2010 № 5?

- от 14.01.2010 № 7, а затем от 12.01.2010 № 5 а?

6. Отметьте правильный вариант:

А) номенклатура дел должна перерабатываться раз в 5 лет;

Б) номенклатура дел должна перерабатываться 2 раза в 5 лет;

В) номенклатура дел должна перерабатываться раз в 3 года

7. Выберете правильный ответ:

А) документы размещаются в деле в прямом хронологическом порядке, в обратном хронологическом порядке, произвольно;

Б) приказы по основной деятельности и по личному составу оформляются в одно дело, в разные дела, в общее дело, содержащее распорядительные документы.

8. Составьте протокол заседания экспертной комиссии (в краткой форме) об уничтожении дел и изменении сроков хранения, определив повестку дня и сформулировав решение комиссии.

Вариант № 8

1.Дайте определение понятия «оперограмма».

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

А) Согласовано

_________ Крысов Н.П.

Б) 10.X.2011 года

В) г.Пермь, 614000, фирма «Хеми», л.Попова, 15, тел.[phone]

3. Установите связь между делопроизводной операцией и должностным лицом:

- прием документов	- экспедиционная служба
- контроль исполнения документов	- секретарь-референт
- сортировка документов	- руководитель
- внесение резолюции	- секретарь
- регистрация документов	- сотрудники канцелярии
- напоминание об истечении срока исполнения документа

4. Восстановите правильную последовательность: при осуществлении контроля проиходит снятие с контроля, исполнение поручения и составление отчетного документа, вынесение резолюции, постановка на контроль, рассмотрение отчетного документа руководителем, напоминание об истечении срока контроля.

5. Исключите лишнее: на обложке дела помещаются: наименование дела, подпись руководителя организации, номер дела, указание сроков хранения, печать, наименование организации и структурного подразделения, перечень документов, находящихся в деле.

6. Укажите реквизиты, оформляемые на отдельных этапах документооборота:

А) направление документа в дело;

Б) рассмотрение документа руководителем;

В) регистрация документа.

7. Сформулируйте заголовки дел, которые содержат следующие документы:

А) документы (планы, доклады, характеристики экспонатов), составляемые по вопросу проведения тематических выставок;

Б) письма, направляемые в архивные учреждения, по вопросу комплектования Архивного фонда РФ научно-технической документации (и ответы на них);

В) отчеты ЗАО «Искра» о работе автотранспорта за год.

8. Составьте приказ о создании экспертной комиссии для условной организации. в приказе должен быть определен состав комиссии, ее задачи, срок работы.

Вариант № 9

1. Дайте определение понятия «Номенклатура дел».

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

А) документ утвердил директор завода «Промсвязь» А.Р.Егоров 03.04.2011.

Б) приложение документ на 2 л. В 1 экз.

В) верно, 12.08.2011. Н.В.Попова, кладовщик, личная подпись.

3. Установите соответствие между принципами формирования дела и его заголовками.

Принцип	Наименование дела
Номинальный	Переписка с налоговой службой
Предметно-вопросный	Справки о работе представительств, филиалов в 1 кв.2011г.
Авторский	Документы заседания совета директоров
Географический	Акты о выделении документов и дел к уничтожению
Хронологический	Переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности
Экспертный	Договоры о сотрудничестве с вузами Пермского края

4.Установите правильную последовательность.

Подготовка дел к сдаче в архив осуществляется в несколько этапов:

1) нумерация листов дела; 2) переплетение дела; 3) оформление заверительного листа дела; 4) расположение документов в деле в хронологическом порядке; 5) составление внутренней описи дела; 6) указание на обложке дела количества листов согласно заверительному листу, срока хранения дела, уточнения заголовка дела и крайних дат дела.

5. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

А) приказы, решения, указания, инструкции, распоряжения;

Б) наименование организации, номенклатура дел, адресат, подпись, резолюция.

6. Укажите реквизиты, оформляемые на отдельных этапах документооборота:

А) контроль исполнения документа - ….;

Б) согласование документа - ….;

В) отправка документа - …

7. Восстановите пропущенные звенья: основные этапы работы с внутренними документами: составление проекта документа - … - рассмотрение документа руководителем – подготовка окончательного текста документа - … - регистрация документа - …-… - направление документа в дело.

8. Составьте внутреннею опись документов личного дела сотрудника предприятия.

Вариант № 10

1. Дайте определение понятие «формирование дел».

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

А) г.С-Пб, ул.Гоголя, № 7, кв.47, 590377, Полосухиной И.В.

Б) 11.декабрь/11г.;

В) ст.менеджер К.П. Фокин со всем согласен 24.06.2011

3. Установите соответствие между делопроизводственными операциями и лицами, выполняющими эти операции:

Утверждение номенклатуры	Сотрудник службы ДОУ
Подписание номенклатуры дел	Сотрудник службы ДОУ, члены экспертной комиссии, сотрудник архива
Составление номенклатуры дел	Руководитель организации
Согласование проекта номенклатуры дел	Руководитель службы ДОУ

У. Установите правильную последовательность разделов номенклатуры дел:

Регистрационные журналы и картотеки, организационные документы, деловая переписка, распорядительные документы, планово-отчетная документация, информационно-справочные документы, номенклатура дел.

5. Определите, какая информация содержится в следующих регистрационных номерах: № 01-17/193; № 02-04/23; № А-15/01; № 71; № 12-У; № ВА-07/15.

6. Укажите реквизиты заголовочной части документа:

А) Приказа;

Б) Служебной записки;

В) Должностной инструкции.

7. Установите соответствие терминов и определений:

- документ, который определяет порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы;

- документ, который предназначен для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения;

- определяет статус организации, ее место в структуре управления, внутреннюю структуру;

- документ, который предназначен для разграничения обязанностей и прав сотрудников, исключения параллелизма в работе, установления взаимосвязи между должностями.

8. Оформить акт о выделении к уничтожению документов, утративших научно-практическое значение, в соответствии с требованиями нормативных документов.