Этап III. Выбор времени встречи.

Время Ваших переговоров будет достаточно ограничено и необходимо сделать все, чтобы оно было как можно более насыщенно.

Правила:

1. Целесообразно ограничивать время проведения единичных переговоров 2-3 часами. Например, с 10 до 12.30 или с 15 до 18 часов. Назначение встречи Позднее 12.30 может быть расценено партнером как приглашение по окончанию беседы на обед, а Позднее 18.00 - на ужин.

2. Известно, что “точность - вежливость королей”, поэтому будьте пунктуальны и обязательны: в переписке, в организации встреч и переговоров, в выполнении контрактов и своих личных обещаний.

Этап IV. Формирование состава участников

При формировании состава участников переговоров действуют следующие правила:

Правила:

1. Число членов Вашей группы, ведущей переговоры, не должно значительно превышать число членов группы партнера.

   Например, если в состав группы со стороны партнеров входят 3 человека, то с вашей стороны целесообразно включать 3-5 человек, но не более. Конечно, это не исключает возможность привлечения к переговорам для консультаций дополнительно других лиц.

2. Если в состав делегации партнера входит женщина, то желательно включить также женщину в состав вашей группы.

3. Глава вашей группы должен соответствовать по своему служебному уровню главе делегации партнера, он должен вести все переговоры от начала до конца и обладать необходимыми полномочиями для принятия окончательных решений.

4. Необходимо заранее договориться о том, кто будет вести запись беседы и обобщение материалов переговоров. Это ни в коем случае не должен быть глава делегации или переводчик, если это делегация зарубежная.

Помните,

что все переговоры ведет только глава делегации, остальные помогают ему, но получают слово только с его разрешения или по его указанию.

Нельзя прерывать главу делегации и вести дискуссии между собой

Этап V. Подготовка информационной базы.

Прежде чем вступить в деловой контакт и в стадию переговоров с вашим потенциальным партнером, необходимо собрать о нем возможно более полную информацию.

Не имеет смысла пренебрегать на этом этапе никакими, может быть даже на первый взгляд немного "не джентельменскими" методами сбора информации о партнере, которые иногда неправильно называют "промышленным шпионажем". Это может спасти вас от многих неприятных открытий в ходе работы с вашими партнерами. На западе серьезные фирмы не жалеют денег на сбор сведений о партнере всеми доступными способами. Сейчас принято включать эти исследования в "блок маркетинговых исследований".

Для успешного ведения переговоров и во избежания досадных недоразумений, необходимо собрать хотя бы минимальные сведения о приезжающих на переговоры партнерах. При этом, речь идет как о сборе сведений на фирму, так и о сведениях личного характера на приезжающих (возраст, семейное положение, личные качества, тип личности, национальные особенности, хобби, увлечения и привычки, вкусы, потребности, профессия, образование, уровень компетентности, если это иностранцы - знание русского языка, отношение к РФ, политические симпатии и т.д.).

Источником сведений на фирму могут быть материалы справочного характера, публикации в прессе, информация ТПП или смешанных палат, сведения от внешнеторговых объединений и других организаций, данные из представительства фирмы, предыдущие контакты предприятия или родственных предприятий и др. Если известно, что с фирмой раньше уже были контакты или велись переговоры по данному вопросу или по другой тематике, то ведущий обязательно должен ознакомиться с их результатами и ходом проведения (личные контакты, записи беседы и т.д.).

Абсолютно необходимо до начала переговоров иметь под рукой все необходимые справочные материалы, например:

• курсы валют на ближайшую дату;

• транспортные тарифы, фрахтовые ставки;

• стоимость переработки товара в портах и на ж-д. станциях;

• ставки таможенных пошлин и т.д.

Правила:

1. Не пытайтесь заменить информацию дарением подарков. Будьте щепетильны в приеме их. Лучше подарить маленький, но соответствующий подарок, чем просто дорогой.

2. Знайте и проверяйте ваших партнеров. Фирма вашего партнера должна действительно существовать, быть надежной, динамичной и преуспевающей.

3. Для организации встречи необходимо точно знать должности приезжающих представителей фирмы - от этого зависит уровень вашей делегации на переговорах и, особенно, кто будет ее возглавлять. Незнание или неточное знание должности приезжающего сотрудника может привести или к занижению или к завышению уровня нашей делегации и часто ведет к возникновению недоразумений в ходе переговоров. Это незнание и непонимание уровня приезжающего может привести к отказу от совершения сделки по причине недостаточных его полномочий.

4. Продумайте тактику ведения переговоров, таким образом, чтобы все время сохранять инициативу в своих руках. Для этого необходимо иметь разработанный сценарий переговоров.

5. Сделайте все возможное, чтобы в ненавязчивой, но эффективной форме довести до партнера выгодную вам позитивную информацию о вашем предприятии. Это стенды, специальные “папки для клиентов”, буклеты, пресс-релизы по наиболее интересным продуктам и проектам, последние статьи в прессе.