Этап VI. Организационные мероприятия

Практика показывает целесообразность предварительной (обычно накануне) встречи всех членов делегации и составление рабочей программы переговоров, включая развернутый список вопросов к представителям фирмы партнера, выяснение которых желательно провести в ходе переговоров (например, вопросов для составления справки на фирму).

На этой же встрече необходимо распределить обязанности по обеспечению пребывания делегации, если она международная или иногородняя (встреча в аэропорту или на вокзале, обеспечение гостиницей, питание, билеты в театр, экскурсии и т.п.).

Решение организационных вопросов целесообразно поручить одному из сотрудников фирмы, не входящему в состав делегации по переговорам.

Необходимо составление сметы приема делегации. Смета составляется по установленным нормам, подписывается руководителем переговоров и главным бухгалтером и утверждается руководством. После завершения визита составляется акт о выполнении сметы. Следует учесть, что все расходы по смете должны быть подтверждены соответствующими документами (билеты, счета, чеки, служебные записки и т.д.). Не допускается превышение установленных норм расхода.

Необходимо составление программы пребывания делегации и программы проведения переговоров.

Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. Составляется она руководителем делегации и утверждается руководством предприятия. Программа должна быть обязательно согласована с соответствующими компетентными лицами.

Рабочая программа должна включать в себя:

• вопросы встречи и проводов делегации;

• вопросы размещения в гостинице;

• вопросы материального обеспечения (питание, обслуживание, автотранспорт и т.п.);

• культурную часть программы (театр, экскурсии и т.п)

• четко спланированное время переговоров.

Этап VII. Определение внешнего вида

Внешний вид участников переговоров является частью делового этикета.

Помните,

что "По одежке встречают, по уму провожают".

Правила:

1. Уделяйте внимание своей одежде. Лучше, если это будет однотонный костюм /в летнее время в дневные часы он может быть светлым, вечером желательно темный/, однотонная /желательно белая/ рубашка и темные закрытые туфли. Галстук обязателен.Длинное вечернее платье для женщин-участниц днем не принято и может быть использовано в отдельных случаях лишь вечером. Лучше, если это будет строгий деловой костюм с минимумом необходимых украшений.

2. Естественность и уверенность в ношении одежды - залог Вашего естественного поведения и успеха в общении с партнерами и в ходе проведения переговоров.

Этап VIII. Формирование позитивного настроя

Успех, достигаемый (или не достигаемый) в ходе переговоров, зависит не только от предпринимательских качеств участников, но и от чисто человеческих качеств, умения понравиться партнерам, произвести хорошее впечатление, грамотно организовать и провести коммерческие переговоры в их полной программе.

Участникам переговоров необходимо обладать следующими качествами:

• профессиональные знания предмета переговоров, знания типовых возражений;

• позитивный настрой;

• стремление к заключению контракта;

• вера в успех.

Правила: