2. Внесение в заявку номера и даты регистрации

   Номер (позиция ¶) и дата (позиция·) регистрации заявки проставляются прямо на заявке рядом со словом “ЗАЯВКА”.

   Пример записи регистрации в Заявке.

   Заявка:

	ЗАО “Стиль-К” 197000 Санкт-Петербург, 26 линия ВО, д.9.тел. факс [phone] З А Я В К А № 6 ¶ от 25.05.99г.· 24.05.1999г.	В отдел закупки и складирования Иванову И.И.
	Для обеспечения работы отдела Сбыта прошу Вас сделать заказ на поставку стульев вращающихся на роликах, кож.зам., чер. в количестве 10 шт. по цене 0.511 руб. за шт. Общая сумма поставки : 5.11 руб. Товар необходимо поставить к 10 июня сего года. Специалист по сбыту П.П.Петров Отдела Сбыта

Образец записи в журнале регистрации заявок приведенного примера Заявки:

	№ п\п	дата записи	затребовал	наименование товара	количество	единица измерения	Цена	Сумма	Примечание
	5	20.05.99г.	отдел сбыта	стул вращающийся на роликах кож.зам, чер.	20	шт.	0.511 руб	10.22 руб	поставить к 30.05.99г.
	6	25.05.99г.	отдел сбыта	стул вращающийся на роликах кож.зам, чер.	10	шт.	0.511 руб	5.11 руб	поставить к 10.06.99г.

2. Подшивка зарегистрированной заявки в папку

После регистрации заявки ее нужно подшить в папку, где хранятся все полученные Вами заявки. Подшивка осуществляется снизу вверх по порядку поступления заявок - сверху всегда лежит последняя зарегистрированная заявка.

1. Обработка информации в заявке

Обработка информации, заключенная в заявке, означает работу с ассортиментом фирмы и предполагает:

• Поиск заявленных товаров в номенклатурном перечне товаров фирмы (смотри УЭ “Ведение учета информации по номенклатуре товаров”)

• Проверку складских запасов.

Таким образом, после регистрации заявки Вам нужно узнать:

• есть ли указанный в заявке товар в номенклатурном перечне товаров фирмы, т.е. торгует ли фирма этим товаром,

• имеется ли этот товар в нужном количестве на складе.

При этом могут возникнуть следующие ситуации:

Ситуация 1:

Заявленный товар указан в перечне номенклатуры товаров фирмы и имеется в нужном количестве на складе.

В этой ситуации, Вы в письменном виде сообщаете заинтересованному подразделению о том, что заявленный товар находится на складе и его можно выписать по требованию со склада.

Например:

	ЗАО “Стиль-К” 197000 Санкт-Петербург, 26 линия ВО, д.9.тел. факс [phone] Служебная записка 25.05.1999г.	В отдел сбыта Петрову П.П.
	Заявленный Вами товар имеется в нужном количестве на складе. Просим Вас затребовать нужный товар со склада. Специалист по закупке И.И.Иванов Отдела Закупки и складирования

Ситуация 2:

Заявленный товар указан в перечне номенклатуры товаров фирмы, но отсутствует в нужном количестве на складе.

В этой ситуации Вам нужно сделать заказ поставщику на поставку необходимого количества товаров (см. учебный элемент “Составление заказа на закупку необходимого товара”). После получения заказанного товара на склад, Вы пишите Служебную записку заказчику о получении товара со склада (см. пример в Ситуации 1).

Ситуация 3:

Заявленный товар отсутствует в перечне номенклатуры товаров фирмы и на складе, т.е. этот товар является новым для Вашей фирмы.

В этом случае Вам необходимо обсудить с руководством фирмы возможности в заключении новых договорных отношений с поставщиками (см. модуль “Организация новых договорных отношений”).

После налаживания договорных отношений и получении товара на склад, Вы сообщаете заказчику о том, что нужный товар находится на складе (см. пример в Ситуации 1).

На этом обработка заявки считается завершенной.

Упражнение 1.

Зарегистрируйте заявку (сделайте соответствующие записи), исходя из следующих данных: