1.3. Разработка и использование макросов

Макрос - это записанная пользователем последовательность команд, которую он может выполнить как одну команду. С помощью макросов пользователь может автоматизировать часто выполняемые им операции, требующие последовательного исполнения нескольких сложных команд (например, команды слияния). После записи макроса пользователь может одним щелчком мыши или нажатием поставленной в соответствие макросу комбинации клавиш выполнить всю эту последовательность.

Создание макроса состоит из нескольких шагов:

1. Подготовка к записи и выполнению. Пользователь должен продумать и выполнить все шаги, которые будут предшествовать выполнению макроса. Например, если записанные в макросе команды выпол­няются для выделенного фрагмента текста, при подготовке следует его выделить.

2. Определение последовательности команд (действий пользователя), которые должны быть записаны в качестве макроса. Эти действия следует тщательно продумать и, если нужно, зафиксировать на бу­маге, чтобы при записи макроса не возникли ошибки в последова­тельности действий.

Рис. 1. Действие команды слияния

Рис. 61. Действие команды слияния

3. Запись макроса, инициируемая командой Макрос, Начать запись меню Сервис. При выполнении этой команды пользователь должен присвоить макросу имя. Он также может записать комментарий, поясняющий его использование. Пользователь может назначить макросу кнопку панели инструментов или команду меню (будет вызвана команда настройки, с помощью которой можно разместить кнопку или команду и настроить ее вид) или комбинацию клавиш. После закрытия диалоговых окон настройки все действия, осуществляемые пользователем, будут записаны в макрос. Остановить запись можно с помощью кнопки специальной панели или команды Макрос, Остановить запись меню Сервис.

Записанный макрос можно выполнить несколькими способами:

• с по­мощью размещенной на панели инструментов кнопки;

• с помощью команды меню;

• с помощью назначенной комбинации клавиш;

• с помощью команды Макрос, Макросы... меню Сервис (в диалоговом окне команды можно просмотреть список созданных макросов и выполнить выбранный из списка макрос с помощью соответствующей командной кнопки).

Перед выполне­нием макроса необходимо осуществить все подготовительные действия.

2. Создание серии документов с помощью операции слияния

Рассмотрим процесс слияния на примере создания серии справок. Для подготовки к печати большого тиража документов можно использовать специальное средство - Мастер слияния.

Чтобы запустить средство Мастер слияния, выберите команду: Сервис, Письма и рассылки, Мастер слияния.

Мастер появится в области задач, расположенной справа от окна документа и предложит вам решить задачу слияния в шесть этапов (рис. 62).

Рис. 62. Окно программы Word после запуска Мастера слияния

Прежде всего, Мастер задач предложит вам выбрать тип создаваемого документа: Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейка, Каталог.

В разделе Выбор типа документов выберите переключатель Письма и щелкните ссылку Далее.

Следующим (вторым) шагом будет выбор основного документа, используемого в качестве базы слияния. Основным называется тот документ, текст которого не меняется – он будет присутствовать во всех создаваемых справках. В качестве основного документа можно выбрать один из следующих вариантов:

• использовать текущий документ;

• создать на основе шаблона;

• создать на основе существующего документа.

Если в качестве основного используется текущий документ, то просто введите в него нужный текст. Кроме текста основной документ может содержать картинки, границы, цвета, заливки, таблицы и т.д. Если текущий документ вас не устраивает, можно воспользоваться шаблоном. В Word встроено 10 шаблонов слияния (Изысканное составное письмо, Изысканный составной факс, Изысканный список адресов, Простое составное письмо, Современное составное письмо и т.д.), которые можно отредактировать, чтобы

они лучше подходили для решения конкретной задачи. Если предполагается использовать для слияния существующий документ, то его нужно найти и открыть.

В разделе Выбор документов выберите Текущий документ и введите в качестве основного документа текст справки:

Справка №

Дана

в том, что он(а) повысил(а) квалификацию в центре профессиональной переподготовки, пройдя курс в объеме 72 часов.

Директор центра Петров П.П.

В этом документе номер справки и конкретные фамилии пока не указываются. Следующим шагом является выбор получателя из источника данных. Источником данных может служить существующий список, список контактов из Outlook (система управления персональной информацией) или новый список, который вы сейчас хотите создать, например, талб.11.

Таблица 11. Источник данных

Номер	Фамилия	Имя	Отчество
1	Иванову	Ивану	Ивановичу
2	Кузнецовой	Ирине	Эдуардовне
3	Яснову	Дмитрию	Ивановичу

Выберите вставку Далее. В разделе Выбор получателей выберите пункт Создание списка и щелкните на ссылке Создать.

Откроется диалоговое окно Новый список адресатов. Изучите содержимое полей в разделе Ввод данных адреса. Если вас не устраивают поля, соответствующие получателям в диалоговом окне, то их можно изменить, нажав кнопку Настройка. На экране появится диалоговое окно Настройка списка адресов. В список полей можно внести изменения:

• Чтобы добавить новое поле, щелкните на кнопке Добавить. Введите название поля в диалоговом окне Добавить поле и нажмите кнопку ОК.

• Чтобы удалить поле и содержащуюся в нем информацию, выделите поле, нажмите кнопку Удалить и подтвердите удаление в появившемся диалоговом окне.

• Чтобы изменить название поля, выделите его и нажмите кнопку Переименовать. Введите новое название и нажмите кнопку ОК.

• Чтобы переместить поле в списке, выделите его и используйте кнопки Вверх или Вниз.

По окончании работы с полями нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Новый список адресов. Чтобы в этом окне добавить какую-либо информацию, просто введите текст в нужное поле. Перемещение между полями осуществляется нажатием клавиши Tab или мышью. Для создания нового элемента списка нажмите кнопку Создать запись и в диалоговом окне появится новый комплект пустых полей.

Используя информацию в табл.11, с помощью диалогового окна Новый список адресов создайте источник данных, удалив все ненужные поля и добавив новые (Номер, Отчество). После записи данных нажмите кнопку Закрыть. Появится диалоговое окно Сохранение списка адресов, в котором по умолчанию предполагается сохранение списка в папке Мои источники данных. Введите имя файла (Список сотрудников) и нажмите кнопку Сохранить.

Теперь созданный список выведен на экран в диалоговом окне Получатели слияния, и у вас есть возможность перегруппировывать, сортировать и выделять сотрудников (получателей).

В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК для возвращения к работе с Мастером слияния.

Итак, основной документ и список данных выбраны. Теперь необходимо расставить по документу специальные маркеры (поля), указывающие, где будут располагаться индивидуальные данные каждого получателя.

Щелкните на ссылке Далее.

Мастер слияния представит список ссылок на поля слияния, которые можно вставить в документ:

1. Блок адреса отображает на экране диалоговое окно Вставка блока адреса, где можно выбрать формат имени и адреса получателя;

2. Строка приветствия отражает на экране одноименное диалоговое окно, позволяющее выбрать тип приветствия и формат имени;

3. Почтовая марка отражает на экране диалоговое окно Вставка почтовой марки, в котором можно выбрать место расположения электронной почтовой марки;

4. Другие элементы выводит на экран диалоговое окно Добавление поля слияния, позволяющее добавить к документу дополнительные поля.

Вставьте в основной документ дополнительные поля, выполнив следующие действия:

1. Расположите текстовый курсор в том месте документа, в которое нужно вставить поле (например, после слов Справка №).

2. Щелкните на ссылке Другие элементы. Изучите содержимое появившегося диалогового окна Добавление полей слияния

3. Установите флажок Поля базы данных.

4. Щелкните на нужном поле (например, Номер) и нажмите кнопку Вставка. Закройте окно Добавление полей слияния.

5. Повторите пункты 1, 3 и 4 для вставки остальных полей (Фамилия, Имя Отчество).

Если требуется вставить в документ поля, заполненные в используемом источнике данных, устанавливается флажок Поля базы данных. В окне появиться список ваших полей. Установив флажок Поля адреса, вы получите расширенный список полей, от имени супруги до псевдонима получателя.

В основном документе появится поля: «Номер», «Фамилия», «Имя», Отчество».

Помимо уже знакомых нам полей слияния существует другой набор полей. Поля Word позволяют, например, решить задачу записи окончания (он – она, повысил – повысила), в зависимости от какого-то условия (пол сотрудника). Значение полей Word для операции слияния приведены в табл. 12.

Таблица 12. Поля для слияния

Поле	Описание	Параметры
Ask	Добавление диалогового окна, запрашивающего дополнительную информацию в процессе слияния	Можно воспользоваться уже существующей закладкой или создать новую для пометки места расположения поля
Fill-ln	Обращение к пользователю за дополнительной информацией	Можно выбрать между появлением запроса на каждую запись слияния или только один раз, в самом начале слияния
If..Then..Else	Создание условия, в котором предполагается вставка различных фраз при выполнении или невыполнении этого условия	Существует возможность управления как сравнительными полями, так и уровнем сравнения.
Merge Record #	Добавление нумерации текущей записи к документу	Диалоговое окно отсутствует; нужно расположить текстовый курсор в том месте документа. Где должен находиться номер
и другие…

Более подробно с полями Word можно познакомиться в [1].

Для того, чтобы решить задачу правильной записи окончаний надо в источник данных добавить новую колонку (Пол) и заполнить ее данными (он, она), а в основной документ вставить новое поле Пол вместо фрагмента «он(а)» и удалить окончание «(а)» у глагола «повысил».

Для изменения таблицы Данные для слияния можно воспользоваться панелью инструментов Слияние. Для вывода этой панели на экран щелкните правой кнопкой на любой панели инструментов и в контекстном меню выберите пункт Слияние. На панели инструментов Слияние нажмите кнопку Получатели. В открывшемся диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку Изменить. Откроется диалоговое окно Данные для слияния. В этом окне нажмите кнопку Настройка . В открывшемся окне Настройка списка адресов добавьте поле Пол и заполните это поле для всех получателей. Вернитесь к работе с Мастером слияния.

В основном документе вставьте поле Пол вместо фрагмента «он(а)».

Окончание глагола «повысил» зависит от пола, поэтому при выполнении команды слияние необходимо проверить условие (Пол) и в зависимости от его выполнения добавить или убрать окончание.

Вставьте в основной документ проверку условия, выполнив следующие операции:

1. Установить точку вставки сразу за словом «повысил», удалив фрагмент (а).

2. На панели инструментов Слияние раскройте список Добавить поле Word.

3. Выберите поле If..Then…Else. В открывшемся диалоговом окне а разделе Если выберите из списка поле Пол, из списка Оператор вариант Равно, а в поле ввода Значение введите вариант - она.

4. В поле ввода Вставить следующий текст впишите окончание – а, поле В противном случае вставить следующий текст – оставьте пустым. Закройте диалоговое окно условия, нажав кнопку ОК.

5. Сохраните полученный документ в своей папке под именем Основной документ.

Следующим (пятым) шагом будет просмотр данных, вставленных в документ. По умолчанию выводится первый документ с данными первого из получателей. Щелкая по кнопкам >> и << в области задач, можно перемещаться между документами слияния.

Если необходимо просмотреть данные слияния, касающиеся конкретного получателя, щелкните на ссылку Найти получателя. На экране появится диалоговое окно Поиск элемента. Введите в поле Найти искомые данные, укажите поле, в котором нужно вести поиск, и щелкните на кнопке Найти далее. Word найдет заданный текст и выведет его в окне документа.

Просмотрите все созданные программой справки.

Если требуется исключить какого-либо получателя из текущей операции слияния, щелкните на ссылке Исключить получателя в разделе Выполнение изменений области задач. Из списка исчезнет получатель, присутствующий в текущем документе слияния, а на экране появится документ с данными следующего по списку получателя.

Если после этого все же потребуется включить получателя обратно в список, щелкните на ссылке Изменить список, чтобы вывести на экран диалоговое окно Получатели слияния. Найдите в списке вычеркнутого получателя и установите напротив его имени флажок. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Если операция слияния проводится с сотнями и тысячами записей, имеет смысл провести проверку на наличие ошибок прежде, чем операция слияния будет выполнена. Щелкните на кнопке Поиск ошибок панели инструментов слияния, чтобы вывести на экран одноименное диалоговое окно. Вам предлагается на выбор три возможности: смоделировать слияние и перечислить ошибки в отдельном документе; запустить процедуру слияния, останавливаясь на каждой ошибке; позволить программе провести слияние без остановки и создать отдельный список ошибок. Разница между предложенными способами поиска ошибок следующая: первый метод выдает список ошибок, но изменений в документ не вносит. Второй метод, выбранный по умолчанию, выполняет слияние, но останавливается каждый раз, обнаружив ошибку, и сообщает о ней.

Последним (шестым) шагом в выполнении процесса слияния является печать, отсылка или сохранение документа со вставленными данными.

Можно сохранить результат слияния в новом документе (под другим именем, в другой папке). Для этого следует щелкнуть на ссылке Изменить часть писем на шестом этапе работы с мастером слияния. На экране появится диалоговое окно Составные новые документы, в котором также можно выбрать слияние всех записей, одной или нескольких заданных.

Сохраните результаты слияния для дальнейшего использования под именем Справка.

Задание для самостоятельного выполнения:

С помощью мастера слияния создайте серию поздравлений всем сотрудникам фирмы (не менее пяти). База данных о сотрудниках должна иметь вид:

Номер	Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Год рождения	Домашний адрес
1	Иванов	Иван	Иванович	М	1980	Пермь, ул. Ленина, д. 15, кв. 106
2	Петрова	Полина	Павловна	Ж	1950	Пермь, ул. Лебедева, д. 12, кв. 48
	…..

Бланк поздравления должен иметь следующий формат:

Поле «Обращение» поле «Адресат»

Поздравляем Вас с праздником……

С наилучшими пожеланиями

Директор фирмы Голова И.Н.

В этом поздравлении поле «Обращение» необходимо заменить на один из возможных вариантов, например: «Уважаемый», «Глубокоуважаемый», «Дорогой», «Господин» и т.п. Обращение индивидуально для каждого сотрудника. Поле «Адресат» зависит от возраста адресата. Например, к молодому человеку (до 25 лет) можно обращаться по имени, а к более старшим сотрудникам – по имени и отчеству.

Женщины получают поздравление с 8 Марта, а мужчины – с Днем защитника Отечества.