3. Автоматизация процесса слияния документов с помощью макросов
Рассмотрим средства разработки и использования макроса на примере создания и выполнения макроса, автоматизирующего процесс слияния.
Откройте файл, содержащий основной документ, созданный в предыдущем задании (файл «Справка »).
Задание: запишите макрос, который выполняет команду слияния основного документа, созданного на базе «Справки» с данными из источника данных, содержащегося в файле «Данные для справки», созданном при выполнении предыдущего задания. Кнопку управления макросом выведите на панель инструментов Стандартная.
Для решения поставленной задачи выполните следующие шаги:
Продумайте и выполните все подготовительные действия, которые должны предшествовать выполнению макроса. В данном случае подготовка к выполнению макроса состоит в:
проверьте готовность основного документа;
подготовке источника данных (таблица, находящаяся в файле Список сотрудников, должна содержать всю необходимую для печати справок информацию).
Продумайте действия, которые должны быть записаны в макросе. В данном случае необходимо записать следующие команды:
запустить программу Мастер слияния и открыть уже существующий документ (Основной документ) для слияния (нового документа создавать не надо);
в качестве источника данных в ходе работы с мастером выбрать файл Список сотрудников и получить набор справок, выполнив операцию слияния.
3. Запишите макрос, выполнив следующие действия:
Выполните команду Сервис, Макрос, Начать запись....
В открывшемся диалоговом окне (рис. 63) введите имя макроса Справки.
В качестве описания (комментария) введите текст: Макрос выполняет слияние основного документа, с данными из источника.
В группе Назначить макрос щелкните кнопку Панели.
В открывшемся диалоговом окне Настройка на вкладке Команды «схватите» команду-макрос (ее имя Вы только что ввели) и переместите ее с помощью мыши на панель инструментов Форматирование – на панели инструментов появится новая кнопка.
выполните настройку кнопки: выделите ее и в окне Настройка раскройте список Изменить выделенный объект, выбрав в нем пункт Основной стиль – нам кнопке появится рисунок, поясняющий назначения кнопки.
Закройте окно.
Рис. 63. Диалоговое окно Запись Макроса
Курсор мыши изменил форму (к стрелке «прикрепилась» кассета), это означает, что идет запись макроса. Все действия, выполняемые Вами до остановки записи, будут записаны в макрос. Таким образом, далее нужно выполнить те шаги, которые были продуманы для записи макроса. Например:
Запустите Мастер слияния и осуществите слияние основного документа и имеющейся базой данных Список сотрудников, пройдя первые пять этапов работы с мастером.
На шестом этапе выберите команду Изменить часть писем и в диалоговом окне Составной новый документ нажмите кнопку ОК. Справка для каждого получателя будет отображена на отдельной странице.
В меню Сервис выбрать команду Макрос, Остановить запись.
Закрыть полученный документ, не сохраняя его.
Проверьте работу записанного Вами макроса. Для этого откройте документ Основной документ и щелкните кнопку, вынесенную Вами на панель инструментов для вызова макроса. В результате выполнения макроса все действия, которые Вы в него включили, будут повторены автоматически, т.е. должен быть создан основной документ с текстом справок для каждого получателя.
Выводы:
Современные текстовые процессоры предоставляют в распоряжение пользователя богатый набор средств автоматизации процессов создания сложных документов.
Средства слияния позволяют создавать серию однотипных документов на основе двух документов: макета документа и источника данных.
Монотонные, рутинные процессы можно автоматизировать при помощи записи макросов. Записав в компьютер ход выполнения какой-то процесса один раз, пользователь может в дальнейшем поручить компьютеру выполнить этот процесс автоматически, дав команду на его запуск.