7.3. Распознавание и реагирование на диагностические сообщения информационной системы исправления допущенных ошибок
Путевой лист является первичным учетным документом, порядок исправлений в котором определен законом. В нем идет речь о том, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских. При этом необходимо соблюдать условия выполнения коррекции лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций; исправления необходимо подтвердить подписями лиц, подписавших документ, с указанием дать внесение исправлений.
Таким образом, при внесении исправлений в путевой лист (например, данных спидометра о начале или конце рабочего дня) должна стоять подпись водителя, механика или другого уполномоченного лица, подтверждающая правильность этих коррекций. Коррекции выполняются только методом зачеркивания записи и нанесения над нею исправления.
На основе бумажного документа оператор с правами доступа к базе данных путевых листов вводит информацию или коррекцию в электронный эквивалент путевого листа (рис. 7.4). Для каждого из документов системы разработаны отдельные соответствующие Формы для исключения ошибок оператора. В дальнейшем программа SIKE.Автопарк самостоятельно обрабатывает введенную информацию и формирует отчетный документ в среде Excel с назначенным именем (например, Legkovoi.xls).
Следует обратить внимание на то, что в расчетах используются данные о затратах топлива транспортным средством, указанные в путевом листе, тогда как кассовые чеки заправочной станции лишь подтверждают факт приобретения горюче-смазочных материалов. Если путевой лист отсутствует или его основные реквизиты не заполнены, то расходы на горюче-смазочные материалы, на ремонт или обслуживание автомобиля и суммы начисленной амортизации не будут иметь производственный характер.
При заполнении и оформлении путевых листов имеют место типичные ошибки; некоторые из которых приведены на рис. 7.5.
Рис. 7.5. Первая страница формы путевого листа легкового автомобиля.
Ошибка 1. Отсутствует подпись и расшифровка ответственного лица (водителя). Следует помнить, что ответственность за достоверность и правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут создавшие и подписавшие их лица.
Ошибка 2. Не указано время возвращения. Отсутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не возвратил. В путевом листе необходимо обязательно фиксировать время выезда и возвращения автомобиля.
Если время не проставлено, то возникает разногласие между данными первой страницы путевого листа и второй.
Ошибка 3. Данные о выданных горюче-смазочных материалах (ГСМ) и о помещении, где проводилась выдача, не указаны. Если водителю выдаются ГСМ по заправочной ведомости, то в путевом листе в графе выдачи горючего следует указать количество ГСМ, подписать заправщиком и расшифровать его подпись. Чек, полученный на автозаправочной станции (АЗС), прикрепляется к авансовому отчету, а в конкретном путевом листе проставляется количество приобретенного топлива и отметка "за наличный расчет". Если "заправка" проведена по карте, то проставляется количество ГСМ и отметка "по карте". Если время указанных действий не проставлено, то возникает разногласие между данными лицевой стороны путевого листа и обратной.
Ошибка 4. В области "Движение горючего", в графе "Расход" не проставлен норматив затрат топлива автомобиля "экономия", "перерасход".