Розділ 1. Поняття документообігу в організації

1.1. Етапи приймання документів

Організація документообігу – важлива складова будь-якої сфери діяльності, насамперед управління. Тому, перш за все, слід навести визначення документообігу.

В ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» зафіксовано, що документообіг – це рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання[1].

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом. Так стверджує у навчальному посібнику з діловодства М. В. Комової. Також вона зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба)[15, с. 30].

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.

Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за їх межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

М. В. Комова приводить основні параметри потоків документів, такі як: напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення; обсяг потоку – визначається кількістю документів, які проходять за одиницю часу; структура потоку – визначається різновидами документів, авторством; та режим потоку, який визначають періодичністю руху[15, с. 33].

С. Г. Кулешов розглядав документообіг як рух документів в організації, тобто організація роботи з документами, яка являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, групування документів у справі, експертиза наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх збереження, передача справ в архів[16, с. 56].

Г. В. Беспянська в навчальному посібнику «Організація роботи з документами» виділяє інші документопотоки.

Перший потік складають вхідні, вихідні та внутрішні документи. Другий – документи, що підлягають та не підлягають реєстрації. У третій потік входять документи вищих організацій, документи, що спрямовані чи надходять підлеглим організаціям.

Під документопотоком розуміється сукупність документів, які виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. [7, с. 23]

В. А. Кудряєв у підручнику «Организация работы с документами» наводить схожу класифікацію документпотоків. Під документопотоком він розуміє теж саме, що й Г. В. Беспянська. Але відзначає найважливішу характеристику документообігу – його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, надійшовших до організації та створених нею за визначений період часу, як правило рік[17, с. 143].

М. Ю. Рогожин в «Справочнике по делопроизводству» наголошує на тому, що електронні документи приймають участь в документообігу підприємства нарівні з паперовими документами. Функціональне призначення документообігу підприємства, як зауважує Рогожин, полягає у забезпеченні належної ефективності роботи з документами, яка досягається створенням оптимальних умов для переміщення документів найбільш коротким шляхом у відповідності з основними етапами підготовки (виконання)[21, с. 32].

Н. Н. Анодіна у своїй роботі «Документооборот в организации» вважає, що велика увага повинна приділятися перш за все раціональній організації документообігу, швидкості та чіткості обробки та передачі документів виконавцям. Адже від чіткості та оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації[4, с. 55].

Г. Г. Асєєв достатньо розробив тему документообігу. Він досліджував в основному тему електронного документообігу, як більш прогресивного в порівнянні з традиційним. Г. Г. Асєєв зосередив свою увагу на автоматизації документообігу та реалізації систем електронного документообігу. У статті «Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи» Г. Г. Асєєв трактує термін «документообіг» як відображення функцій «діловодства», досить добре формалізованого в традиційному управлінні в процесі використання його в комп'ютерній індустрії[5, с. 23‑26].

Загалом, документообіг кожної установи організовується за певною схемою, складовими якої є кілька етапів опрацювання документів:

• приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи;

• попередній розгляд і розподіл документів;

• реєстрація документів;

• контроль за виконанням документів;

• інформаційно-довідкова робота за документами;

• організація проходження документів;

• відправлення документів.

Кожен з цих етапів може бути організовано в установі як традиційним способом, так і за допомогою автоматизованих систем документообігу.

Службові документи незалежно від матеріального носія інформації функціонують і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах.

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто» чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії.

Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів слід лише тоді, якщо за ними можна встановити адресу відправнику, час відправки і отримання, якщо на конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян[7].

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Доставка документів забезпечується за допомогою установ поштового зв'язку, кур'єрської служби, засобів електричного зв'язку. Установи поштового зв'язку здійснюють доставку письмової кореспонденції у вигляді простих і рекомендованих листів, поштових карток, бандеролей і дрібних пакетів, а також друкованих видань. Каналами електричного зв'язку надходять телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи. Електронний зв'язок значно скорочує час на передавання інформації й підвищує надійність доставки.

Рекомендовану, спеціальну та цінну кореспонденцію приймають під розписку в журналі або на квитанції з відміткою про дату одержання. При надходженні кореспонденції з позначкою «Терміново» у реєстраційних формах фіксують не лише дату, а й години та хвилини доставки.

Документи, що надходять у позаробочий час, приймає черговий працівник.

Документи, отримані працівниками під час відряджень в інших установах чи від відвідувачів, також мають передаватися до групи первинного опрацювання документів.

Документи, надіслані каналами електричного зв'язку, опрацьовуються так само, як і паперові.

Текст отриманої телефонограми записується (друкується) одержувачем на спеціальному бланку або в журналі, реєструється та оперативно передається керівникові або співробітнику, якому її адресовано.

Вхідні телеграми приймаються під розписку зі зазначенням дати й часу приймання, реєструються та передаються керівництву.

Вхідні факсограми проходять первинне опрацювання на загальних засадах у службі діловодства або в інших місцях, встановлених інструкцією з діловодства установи.

Оскільки питання щодо юридичної сили факсограм чинними нормативно-правовими актами не вирішено, то факсограма розглядається як засіб оперативного передавання інформації, і слідом за факсограмою адресатам має бути направлено оригінал документа.

Документи в електронному вигляді, отримані по телекомунікаційних каналах, мають надходити на єдину електронну адресу установи; не рекомендується здійснювати приймання таких документів на електронні адреси працівників установи.

Правила приймання, опрацювання і розподілу документів в електронному вигляді визначаються в інструкції з діловодства з урахуванням функціонуючих в установі технічних і програмних засобів.

Якщо в установі електронний документообіг не впроваджено, то електронні повідомлення роздруковують на папері із проставлянням засвідчувального напису: «Отримано в електронному вигляді»,а також посади, підпису, ініціалів, прізвища працівника служби діловодства, дати. Після проведення зазначених операцій електронна версія документа може бути знищена.

В установах із впровадженою системою електронного документообігу отримані документи автоматично вводяться в пам'ять машини і функціонують в цій системі.

Відповідно до законодавства юридична сила документів, збережених, опрацьованих і переданих за допомогою автоматизованих інформаційних і телекомунікаційних систем, повинна підтверджуватись електронним підписом, що є обов'язковим реквізитом документа, який використовується для ідентифікації автора[13, с. 44]. Використання в електронному документообігу інших видів електронного підпису здійснюється суб'єктами документообігу на договірних засадах. Без даного реквізиту електронні документи юридичної сили не мають. З огляду на це паперові оригінали зазначених документів повинні надсилатися поштою.