Висновки

Відповідно до поставленої мети та завдань, можемо зробити такі висновки. Охарактеризовано етапи приймання документів та досліджено еволюційний шлях поняття «документообігу». Документообіг – це рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом. Службові документи незалежно від матеріального носія інформації функціонують і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах.

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією, зокрема секретарем. Він повинен перевіряти цілісність всіх конвертів, правильність укладання документа та наявність всіх додатків. Всі етапи приймання документів секретарем супроводжуються певними правилами та вимогами, яких він повинен суворо дотримуватись.

Отже, централізований порядок, в особі секретаря-референта, уможливлює правильну організацію всієї подальшої роботи з документами та ведення їх обліку, а також застосування засобів автоматизації та механізації для опрацювання документів.

Розглянуто процес попереднього розгляду вхідної документації та її розподілу. Одним з основних принципів роботи секретаря з вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.

Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. Основна мета попереднього розгляду – відібрати документи, які має розглядати керівництво. Щодо решти документів слід визначити, до якого структурного підрозділу або кому з виконавців їх слід направити. Таким чином, документи розподіляються на кілька груп – залежно від того, скільки заступників має керівник і хто з них уповноважений розглядати ті чи інші документи. Подібна диспетчеризація значно скорочує строки та інстанції проходження документів. Водночас це можливо лише за умови делегування певних прав і повноважень заступникам керівника та керівникам структурних підрозділів.

Ознайомлюючись зі змістом вхідних документів секретар, який виконує цю роботу, визначає, кому вони мають бути передані. При цьому береться до уваги не стільки адресат, зазначений на документі (здебільшого кореспонденція адресується керівникові установи), скільки його зміст.

Завдання працівника, який здійснює попередній розгляд, – вивільнити керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.Подеколи з метою інформування керівника установи складається список, у якому зазначається, яка кореспонденція надійшла за день, за тиждень, кому її передано, що зроблено.Документи мають передаватися керівництву чи безпосередньо виконавцям у день надходження до установи.

Таким чином, секретар попередньо розглядає документи, має доступ до всієї кореспонденції, що надходить до установи. Керівник повинен цілком покладатися на такого працівника, а той, у свою чергу, – суворо дотримуватися службової етики і не розголошувати інформацію, що міститься в службових документах.

Визначено вимоги щодо реєстрації документів в організації. Після попереднього розподілу вхідних потоків документів секретар реєструє необхідні групи документів і відправляє їх на розгляд керівництву та виконання в структурні підрозділи або конкретним посадовим особам. Мета реєстрації – забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативного використання наявної в них інформації. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі.

Кожен документ реєструється в певній установі лише один раз: вхідні документи – у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; внутрішні та вихідні документи – у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян. Під час реєстрації документам надають умовне позначення – реєстраційний індекс.

Після попереднього розгляду та реєстрації документи попадають керівникам установи і структурних підрозділів відповідно до затверджених посадових інструкцій та функціональних обов'язків. Керівник повинен розглядати документи в день їх отримання і повертати їх секретареві. В процесі розгляду документа він накладає свою резолюцію. Потім документи передаються на виконання.

Розглянуто правила прийому вхідних документів. Вхідна документація, як відомо, приймається секретарем-референтом. На нього покладаються певні обов’язки, які він повинен сумлінно виконувати для забезпечення ефективного документообігу організації.

Секретар-референт повинен знати певні правила прийому документів та вміти безпомилково розподіляти їх на певні групи для оперативного пошуку.Особа, відповідальна за діловодство, в даному випадку – секретар-референт, має право розкривати всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто». Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. Прийняття та первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника.Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів.

Перевіривши правильність доставки, лист розкривають, при цьому конверти залишають у випадках, коли лише за ними можна встановити адресу відправника або коли дата поштового штемпеля необхідна для підтвердження часу відправлення та одержання документа. У цьому випадку конверт зберігається разом з документом і після закінчення вирішення питання підшивається до справи. Помилково доставлена кореспонденція пересилається за призначенням (з обов'язковим повідомленням заявника).

Таким чином, керуючись чітко регламентованими правилами та дотриманням службової етики секретар-референт має можливість оперативно, а також правильно приймати вхідну кореспонденцію, що в майбутньому застереже його від казусів та незаконного втручання в особисте життя як керівництва, так і співробітників загалом.

Описано специфіку роботи секретаря-референта зі зверненнями громадян.Перш за все, секретарю-референту під час організації і проведення прийому громадян слід дотримуватися певних етичних норм. Необхідно створити певну атмосферу для приймання відвідувачів та прийняття звернень громадян.

Всі пропозиції, заяви і скарги повинні бути прийняті, враховані, зареєстровані в день їх надходження. Вони можуть бути подані особисто в письмовому вигляді, усно, поштою, телеграфом, телетайпом і т. д. Всі вони повинні бути розглянуті секретарем, а той, в свою чергу, перенаправити керівництву.

Всі звернення, конверти до них, додатки, довідкові матеріали (в оригіналах або копіях) скріплюються щоб уникнути втрати.Звернення громадян після їх вирішення повертаються особам, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами що відносяться до них матеріалами. На кожному документі після остаточного рішення та його виконання ставляться напис «До справи» і підпис посадової особи, яка прийняла це рішення.

Однією з важливих категорій документів з організації роботи із зверненнями громадян є документи, що стосуються особистого прийому громадян. Керівники органів влади і управління несуть особисту відповідальність і звітують перед вищестоящими органами за організацію прийому та розгляду звернень громадян.

Правильно організована робота із зверненнями громадян дозволить створити умови для вжиття вичерпних заходів щодо відновлення прав і законних інтересів громадян, трудових колективів і груп населення, для усунення причин, що породжують масові звернення, а також всебічно враховувати думки громадян при виробленні управлінських рішень.