1.2. Попередній розгляд документів та їх розподіл

Одним з основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.

Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям[10, с.  47].

Документи, що надійшли до установи у вигляді службових листів, підлягають попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії або секретарем. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факси розглядаються негайно.

Керівництву установи в першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи й виконавцям[19, с. 152].

Попередній розгляд здійснюється виходячи з оцінки їхнього змісту, на підставі встановленого на підприємстві розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам. Документи, адресовані керівництву або без зазначення конкретної посадової особи і структурного підрозділу, попередньо розглядаються службою діловодства.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані від урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства і вимагають рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою діловодства направляються виконавцям.

Документи, що виконуються кількома структурними підрозділами організації, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, яка організовує виконання. За необхідності невідкладного виконання документа допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом підприємства.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби діловодства або безпосередньо секретарем із метою розподілу документів, що надійшли, на два потоки:

• організації, що направляються на розгляд керівнику;

• направляються безпосередньо в структурні чи підрозділи конкретним виконавцям.

Без розгляду керівникам передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну чи інформацію адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника організації від розгляду дрібних поточних питань, рішення по який можуть приймати відповідальні виконавці, і значно прискорити рух вхідних документів, а значить прискорити і їхнє виконання. На розгляд посібника передають документи, адресовані керівнику організації, і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності організації, необхідну для прийняття управлінських рішень, наприклад: необхідно передати на розгляд керівнику наступні документи, що надійшли в організацію:

• лист із пропозицією про спільну діяльність, отримана від іншої організації;

• скарга покупця на низьку якість виробів, що випускаються даною організацією;

• копія наказу генерального директора організації, прислана в її філію.

Доцільно передати на виконання в структурні підрозділи (виконавцям) без розгляду керівникам організації наступні документи:

• лист-нагадування від організації-партнера про наближення чергового терміну оплати виконаних робіт;

• рекламний проспект виробів, присланий з іншої організації;

• лист-запит, отриманий від торгового дому, про види продукції, що буде випускатися даною організацією в новому році. і підлягаючі виконанню документи реєструються і потім передаються відповідно до попереднього розподілу або керівнику, або в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям).

Розглянуті керівником документи повертаються секретареві, де в реєстраційну форму переноситься резолюція керівника, що виражає прийняте керівником управлінське рішення по даному документі.

Слід розглянути практику розподілу вхідних потоків документів в організаціях, основу яких складають 100% документів.

Перша група документів, яку виділяє секретар керівника – конверти з позначкою «Особисто». В інструкції з діловодства організації, як правило, відзначено, що особиста кореспонденція не відкривається. Умовно група документів з позначкою «Особисто» складає близько 5% від усього масиву вхідних дкументів.

Друга група – це документи, які секретар не реєструє, а відразу направляє до структурних підрозділів. Секретар складає і підписує примірний перелік документів, що реєструються за місцем їх виконання. Перелік затверджує керівник та періодично в нього можуть вноситись доповнення. Від усього масиву вхідних документів група нереєструємих і відправляємих безпосередньо до структурних підрозділів документів складає 20%.

Третя група – документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам (приблизно 15% від масиву вхідних документів).

Четверта група документів складає близько 60% , які направляються секретарем на розгляд керівництва.

Однак найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 ‑ 65% документів, а 10 ‑ 15%.

Щоб це виконати, в організації необхідно застосувати метод делегування повноважень. Це означає, що керівник поручає (делегує свої повноваження) одному з досвідчених робітників реєструвати останні 60 ‑ 65% вхідних документів і розподілити їх наступним чином: 10 - 15% – керівництву організації, 45 - 50% – в структурні підрозділи. З цією метою керівник організації видає наказ (розпорядження), в якому назначає посадову особу, відповідальну за подібний розподіл документів, перелічує групи документів, які підлягають розподіленню цією посадовою особою, доводить до відома керівників структурних підрозділів, що ці докумени повинні виконуватись без резолюції керівника на основі відмітки призначеної ним посадової особи.

Така раціональна система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації. Секретар керівника повинен сприяти використанню такої системи розподілу вхідних потоків документаії.

Вхідні телеграми приймаються під розписку з проставленням часу та дати прийому, реєструються за тими ж правилами, що й листи, а потім передаються на розгляд керівництва та виконання.

Текст вхідної телефонограми записується (друкується) отримавачем на спеціальному бланці або в журналі і оперативно передається посадовій особі, якій вона адресована[17, с. 327‑328].

Таким чином, завдання працівника, зокрема секретаря-референта, який здійснює попередній розгляд, – вивільнити керівника від зайвого потоку документів та розгляду другорядних питань. Тим самим передаючи керівникові найважливіші за змістом документи.