Робота з файлами електронних таблиць

Перелічені операції у програмі Excelвиконуються традиційними дляWindowsзасобами. Вони докладно розглянуті при вивченні текстового редактораWord. В цьому розділі розглянемо лише перелік команд, потрібних для виконання зазначених операцій.

Таблиця 4.2.2 - Команди для роботи з файлами книг ЕТ

№№	Операція	Спосіб введення команди
		Меню	Кнопка
1	2	3	4
1	Створення	Файл/Создать
2	Відкриття	Файл/Открыть
3	Збереження	Файл/Сохранить Файл/Сохранить как
4	Перегляд	Файл/Предварительный просмотр
5	Друкування	Файл/Печать

Треба відмітити, що файлу, у який записується електронна таблиця, автоматично встановлюється розширення xls.

5. Графічне представлення даних електронних таблиць

Для підвищення наочності отриманих результатів в Excelпередбачена можливість їх представлення у вигляді різноманітних графічних діаграм.

Діаграми. Розглянемо приклад побудови діаграми для таблиці на рис. 4.2.15.

Рис. 4.2.15 - Дані для побудови діаграми

Діаграма завжди будується для якогось діапазону клітинок. На діаграмі відображається послідовність значень якого-небудь параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в Excelназивають рядом даних, а послідовність значень аргументів – категорією.

Для таблиці, наведеної на рис. 4.2.15, кількість рядів даних і категорій залежить від того, як розміщені дані. Якщо вони розміщені по рядках, то рядів даних – 3 (Пилосос, Вентилятор, Водонагрівач), а категорій – 4 (1 квартал, 2 квартал, 3 квартал, 4 квартал). Якщо ряди даних розміщені по стовпцям, то рядів даних – 4 (1 квартал, 2 квартал, 3 квартал, 4 квартал), а категорій – 3 (Пилосос, Вентилятор, Водонагрівач).

Програма Excelдозволяє будувати діаграми різних типів; кожний тип діаграми має декілька видів (рис. 4.2.16). У прикладі, що розглядається, будемо будувати діаграму типуГистограммадля 3 рядів даних Пилосос, Вентилятор, Водонагрівач.

На діаграму можуть виводитися декілька рядів даних. Щоб розпізнати, де який, кожному ряду задають назву. Назви рядів даних складають легенду. Легенда виводиться збоку або знизу діаграми.

У прикладі, що розглядається, назвами рядів можуть бути слова Пилосос, Вентилятор, Водонагрівач, які розміщені у клітинках А5:А7 електронної таблиці. Excelдозволяє також задати рядам довільні назви, які не містяться у клітинках.

Категорії теж могуть мати мітки, які виводяться під віссю Х. Вісь Х називають віссю категорій, а вісь У –віссю значень. У прикладі, що розглядається мітками категорій можуть бути слова 1 квартал, 2 квартал, 3 квартал, 4 квартал, які містяться у клітинках В4:Е4.

Крім легенди і міток категорій, на діаграму можуть бути нанесені і інші елементи оформлення. Наприклад, заголовки: назва діаграми, назви по осям Х і У.

Діаграма може будуватися на активному листі з електронною таблицею або на окремому листі, який позначається іменем Диаграмма.

Побудова діаграми. Для побудови діаграми слід скористатися майстром діаграм, натиснувши кнопкуМастер диаграмм на панелі інструментівСтандартная або виконав команду Вставка - Диаграмма. Курсор при цьому перетворюється у мініатюрну діаграму. Натиснувши ліву клавішу миші, слід тягнути курсор до того місця, де бажано розмістити діаграму. При відпусканні клавіші миші запускається майстер діаграм. Майстер діаграм створює діаграму за чотири кроки (рис. 4.16 – рис. 4.19).

На першому кроці (рис. 4.16) треба вибрати тип і вид діаграми.

На другому кроці (рис.4.17) вводять діапазони клітинок, що містять ряди даних, для яких будуємо діаграму. У рядок Діапазон цього вікна значення діапазону можна ввести вручну. Але краще це зробити шляхом виділення діапазону аналогічно тому, як вводили аргументи функцій. У діапазон, крім рядів даних, доцільно додатково включити клітинки, із якихExcelавтоматично прочитає мітки легенди і мітки категорій. Читання цих міток здійснюється по такому правилу:якщо ряди даних розміщені у рядках таблиці, то мітки легенди читаються з першого стовпця, а мітки категорій – з першого рядка введеного діапазону; якщо ряди даних розміщені у стовпцях таблиці, то мітки легенди читаються з першого рядка, а мітки категорій – з першого стовпця виділеного діапазону.

Рис. 4.2.16 - Вибір типу і вигляду діаграми

Рис. 4.2.17 - Введення даних для побудови діаграми

Вкладка Ряд(рис 4.2.17) дозволяє ввести довільні мітки легенди або вказати клітинки, із яких треба їх прочитати, якщо ці клітинки не були введені у діапазон даних.

Третій крок (рис. 4.2.18) дозволяє нанести на діаграму потрібні елементи оформлення. У вікні на рис. 4.2.18 відкрита вкладка Заголовкиі показано приклад введення назви діаграми і назв осей Х і У. ВкладкаЛегенда дозволяє вибрати місце розміщення легенди на діаграмі.

У вікнах на кроках 2, 3 є поле Образец, по якому можна слідкувати за ходом побудови діаграми.

Рис.4.18 - Визначення елементів оформлення діаграми

Закінчується побудова діаграми на кроці 4 (рис. 4.2.19), на якому треба визначити місце розміщення діаграми. Після натискання кнопки Готовоцього вікна діаграма переноситься на лист книгиExcel.

Рис.4.19 - Визначення місця розташування діаграми

На кожному кроці роботи майстра можна перейти на наступний крок натискуванням кнопки Далее,можна повернутися на крок назад (кнопкаНазад) або припинити побудову діаграми (кнопкаОтмена).

На рис. 4.2.20 приведена діаграма, побудована для таблиці рис. 4.2.15. Праворуч від власне діаграми розташована легенда, а під віссю Х – мітки категорій.

Рис. 4.2.20 - Побудована діаграма

По закінченню роботи майстра діаграма залишається виділеною, про що свідчать квадрати, розташовані по периметру діаграми. Ці квадрати називаються маркерами розміру, вони дозволяють змінювати розмір діаграми. Для цього потрібно встановити курсор миші на потрібний маркер (він приймає вигляд двох стрілок, направлених у різні сторони) і, натиснувши ліву клавішу, перемістити мишу до потрібних розмірів діаграми.

Виділену діаграмі можна переміщати в інше місце. Для цього слід ввести курсор у поле виділеної діаграми і, натиснувши ліву клавішу, перемістити діаграму на нове місце.

Щоб зняти виділення діаграми, достатньо клацнути мишею за межами діаграми.

Редагування діаграм. Excel має засоби для редагування елементів побудованих діаграм. Для редагування спочатку треба виділити діаграму, клацнувши мишею по полю діаграми, а потім виділити потрібний елемент, клацнувши мишею по цьому елементу. Виділену діаграму або виділений елемент діаграми можна редагувати (переміщувати, міняти розміри, вилучати, форматувати). Список операцій редагування індивідуальний для кожного елемента. Для редагування виділеного елемента зручно користуватися контекстним меню, яке викликається натискуванням правої клавіші мишці. Це меню містить ті операції, які можна виконувати над виділеним елементом.