3.4. Організація документообігу на підприємстві

Документообіг – це сукупність робіт зі створення, перевірки, обробки та зберігання документації від моменту її складання до передачі в архів.

Організація документообігу є складовою організації бухгалтерського обліку, яка забезпечує:

- впорядкування руху первинних документів;

- оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які повинен пройти кожен первинний документ;

- визначення максимального терміну перебування документа в кожному підрозділі (в окремого виконавця);

- стабільність роботи бухгалтерської служби та підвищення продуктивної праці облікових працівників;

- чіткість руху та оперативність обробки документів та інформації, що формується на їх підставі.

Раціонально організований документообіг на підприємстві повинен забезпечити мінімальний розрив у часі між здійснення господарської операції

та отримання звітної інформації для прийняття управлінських рішень, при цьому документообіг визначає порядок візування документів для забезпечення відповідальності і контролю за здійсненнями господарських операцій.

Об’єктами організації документообігу є первинні документи, облікові регістри, звітність, а також порядок їх складання, руху та обов’язки відповідальних осіб на кожному з етапів документообігу.

Процес організації документообігу на підприємстві передбачає три етапи:

1. Вивчення руху інформації в межах структурних підрозділів і підприємства у цілому в процесі діяльності для встановлення господарських операцій, які підлягають документуванню;

2. Вибір уніфікованих форм документів, які будуть використовуватися для документування, і розробки власних форм документів;

3. Розробка та затвердження організаційно-розпорядчої документації (робочих інструкцій щодо заповнення, обробки, зберігання первинних документів, графік документообігу, Положення про бухгалтерську службу, посадові інструкції облікових працівників і працівників інших підрозділів підприємства, Положення про архівну службу).

Порядок документообігу залежить від характеру і особливостей господарських операцій, а також від структури підприємства, але схема організації документообігу на підприємстві має спільні моменти (рис.3.8).

Рис 3.8 Загальна схема організації документообігу на підприємстві

Графік документообігу– це затверджений порядок обробки інформаційних даних, зазначений у первинних документах.

Графік документообігу повинен регламентувати:

– строки складання, надання та обробки первинних документів;

– перелік документів;

– терміни їх просування та обробки;

– посадових осіб, відповідальних за складання документів;

– порядок передачі документів для обробки;

– строки надходження документів до бухгалтерської служби від працівників інших підрозділів підприємства.

Кожне підприємство самостійно розробляє графік документообігу, тому розробка графіку потребує знання особливостей діяльності підприємства.

Графік повинен враховувати організаційну структуру підприємства, вид діяльності, чисельність облікових працівників, систему внутрішньогосподарського контролю. Графік має бути інструктивним документом щодо поведінки працівників з документами підприємства. Відповідальність за складання графіку документообігу покладено на Головного бухгалтера підприємства, потім графік затверджується керівником у вигляді додатку до Положення про облікову політику.

Графік документообігу є обов’язковим для виконання обліковими й іншими працівниками, робота яких пов’язана з первинними документами. Графік оформлюють у вигляді схеми та переліку робіт зі створення, перевірки та обробки первинних документів. Структура побудови графіку документообігу наведений в табл. 3.1.

Таблиця 3.1

Структура побудови графіку документообігу

№ з.п.	Назва документа	Створення документа			Обробка документа			Зберігання документа
		Відповіда-льна особа, що підписує документ	Підтвер-джувальні підписи	Кількість екземплярів та куди передається	Строки передачі в обробку	Виконавець, що відповідає за обробку	Відобра- ження в регістрах	Поточне місце зберігання	Відпо- відальний за зберігання		строк
1