4.3. Організація обліку надходження основних засобів, їх амортизації, ремонту та вибуття.

Облік основних засобів та контроль за їх використанням є однією з основних підсистем, що забезпечують ефективну діяльність підприємства. Раціональна організація обліку основних засобів неможлива без планування їх відтворення, обов'язкового закріплення об'єктів основних засобів за конкретними матеріально-відповідальними особами, розробки й дотримання графіків ремонтів тощо. Саме тому основними завданнями з організації обліку та контролю буде: контроль за збереженням руху основних засобів; правильне документальне оформлення і своєчасне відображення в регістрах обліку

надходження, внутрішнього переміщення і вибуття об'єктів основних засобів; правильне відображення та обчислення в обліку сум зносу (амортизації); контроль за витратами на ремонт; виявлення результатів від реалізації об'єктів основних засобів або іншого їх вибуття.

Надходження основних засобів на підприємство відбувається з метою збільшення виробничих потужностей, заміни зношених об'єктів новими.

Облік основних засобів ведеться на рахунку 10 «Основні засоби», який передбачено Планом рахунків та Інструкцією щодо застосування Плану рахунків № 219. Цей рахунок призначений для обліку господарських засобів, тобто узагальнення інформації про наявність та рух власних або отриманих на умовах фінансового лізингу об’єктів і орендованих цілісних майнових комплексів, які віднесені до складу основних засобів.

Більшість основних засобів надходять на підприємство шляхом здійснення капітальних інвестицій. Під капітальними інвестиціями слід розуміти сукупність витрат на створення, придбання за плату у постачальників та поліпшення якісного стану основних засобів. Придбані основні засоби зараховуються на баланс підприємства по первісній вартості. Первісна вартість об'єкта основних засобів складається з таких витрат:

- суми, що сплачують постачальникам активів та підрядникам за виконання будівельно-монтажних робіт (без непрямих податків);

- реєстраційні збори, державне мито та аналогічні платежі, що

здійснюються в зв'язку з придбанням (отриманням) прав на об'єкт основних засобів;

- суми ввізного мита;

- суми непрямих податків у зв'язку з придбанням (створенням) основних засобів (якщо вони не відшкодовуються підприємству);

- витрати зі страхування ризиків доставки основних засобів;

- витрати на транспортування, установку, монтаж, налагодження

основних засобів;

- інші витрати, безпосередньо пов'язані з доведенням основних засобів

до стану, у якому вони придатні для використання із запланованою метою.

Фінансові витрати не включаються до первісної вартості основних засобів, придбаних (створених) повністю або частково за рахунок запозичень.

При введенні в експлуатацію об’єктів основних засобів у бухгалтерському обліку витрати підприємства на їх придбання акумулюються на рахунку 15 «Капітальні інвестиції».

Під час надходження основних засобів комісія, визначена Наказом про облікову політику підприємства, заповнює Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1). Акт форми ОЗ-1 складається на основі накладної чи іншого первинного документа, який надає постачальник, в одному екземплярі на кожен прийнятий об’єкт. Після чого акт разом з належною технічною документацією, яка відноситься до такого об’єкта, передають у бухгалтерію підприємства. Його підписує головний бухгалтер і затверджує керівник. Акти зберігаються протягом всього терміну експлуатації об'єкту основних засобів та протягом трьох років після списання об'єкту за умови, що за цей період була проведена ревізія.

Після оформлення акт приймання-передачі (форма № ОЗ-1) разом з документацією передають до бухгалтерії , яка на його основі відкриває інвентарну картку (форма № ОЗ-6). Технічну документацію, яка відноситься до цього інвентарного об’єкта, після відкриття картки не зберігається в бухгалтерії, а передається в відповідний відділ підприємства. Після заповнення інвентарні картки на підприємстві реєструють в Описі інвентарних карток з обліку основних засобів (форма № ОЗ-7). Їх в одному екземплярі веде бухгалтер підприємства по кожній класифікаційній групі основних засобів. По даним інвентарних карток та інших форм в кінці місяця заповнюють картку обліку руху основних засобів (форма № ОЗ-8), яка ведеться окремо по кожній класифікаційній групі. Інвентарні картки та картки руху основних засобів сумарно звіряють з даними синтетичного обліку та заповняють звіт про рух основних засобів.

Розглянемо приклад надходження основних засобів на підприємство і

заповнимо первинні документи ОЗ-1 та ОЗ-6.

Приклад. Підприємство ТОВ «ТЕМП» 10 листопада 2013 року придбало адміністративну будівлю у ТОВ «БУД». Об’єкт приймався комісією в складі: голови комісії – начальника адміністративно-господарського відділу ПетроваІ.С., головного інженера Савченко В.П. та бухгалтера з обліку необоротних активів Іванова П.П., яка затверджена наказом керівника підприємства №3 від 9 листопада 2013 року. Первісна вартість будівлі складає 280 тис.грн. Будівлю було введено в експлуатацію 30.12.2013. Відповідно до облікової політики підприємства амортизація нараховується за прямолінійним методом, визначений строк корисної експлуатації – 35 років, ліквідаційна вартість – 0 грн.

Під впливом часу, сил природи та в процесі експлуатації основні засоби поступово зношуються. Вони втрачають свої первинні фізичні якості, знижуються їхні технічно-експлуатаційні можливості, в результаті зменшується реальна балансова вартість основних засобів.

Для того, щоб відшкодувати вартість зношеної частини основних фондів підприємство здійснює амортизаційні відрахування. Нарахування амортизації здійснюється щомісячно. Амортизація - систематичний розподіл вартості, яка амортизується, необоротних активів протягом строку їх корисного використання.

Нарахування амортизації здійснюється протягом строку корисного використання об'єкта, який встановлюється підприємством при визнанні цього об'єкта активом, і призупиняється на період його реконструкції, модернізації, добудови, дообладнання та консервації. При визначенні строку експлуатації слід ураховувати:

- очікуване використання об'єкта підприємством з урахуванням його потужності або продуктивності;

- фізичний та моральний знос, що передбачається;

- правові або інші обмеження щодо строків використання об'єкта та інші фактори.

Строк експлуатації об'єкта основних засобів переглядається в разі зміни очікуваних економічних вигод від його використання. Амортизація об'єкта основних засобів нараховується, виходячи з нового строку корисного використання, починаючи з місяця, наступного за місяцем зміни строку корисного використання.

При визначенні строку корисного використання обєктів основних засобів слід орієнтуватися на мінімально допустимі строки встановлені ПКУ. Стаття 145.1. Податкового Кодексу визначає класифікацію груп основних засобів та інших необоротних активів і мінімально допустимих строків їх корисного використання. У відповідності до неї передбачено 16 груп основних засобів, дану класифікацію наведено у додатку 3. Треба зазначити, що у даному документі класифікація відповідає фінансовому обліку (за основу покладено рахунки 10 «Основні засоби» та 11 «Інші необоротні матеріальні активи» Плану рахунків бухгалтерського обліку № 291), передбачено групування нематеріальних активів, чого не було раніше.

Амортизація основних засобів (крім інших необоротних матеріальних активів) нараховується із застосуванням таких методів:

1) прямолінійного;

2) зменшення залишкової вартості;

3) прискореного зменшення залишкової вартості;

4) кумулятивного;

5) виробничого.

Прямолінійний метод амортизації основних засобів доцільно застосовувати до переважно до пасивної частини основних засобів - капітальних витрат на поліпшення земель, будівель, споруд, передавальних пристроїв, господарського інвентарю тощо. Перевагою прямолінійного методу є простота розрахунку амортизації. Недоліки цього методу полягають в тому, що він не враховує моральне зношення об‘єкта, а також необхідність збільшення витрат на ремонт в останні роки експлуатації основних засобів порівняно з першими.

Амортизацію за методами зменшення та прискореного зменшення залишкової вартості доцільно нараховувати по таких об'єктів основних засобів, які безпосередньо використовують у процесі виробництва, інтенсивно та екстенсивно завантажені. Такі методи можливо застосовувати до групи “Машини та обладнання”. Перевагою цих методів є те, що вартість нового обладнання, яке інтенсивніше експлуатується, відноситься на витрати виробництва в більших розмірах, ніж аналогічного старого, яке більше простоює у зв'язку з потребою частішого технічного обслуговування та ремонтами. Недоліками зазначених методів є висока трудомісткість і складність нарахування амортизації, вони важче піддаються комп'ютеризації.

Кумулятивний метод доцільно застосовувати для нарахування амортизації

активної частини основного засобів підприємства, тобто до основних засобів груп “Машини та обладнання” і “Транспортні засоби”. Цей метод є простим та раціональним і забезпечує повне відшкодування вартості об‘єктів основних засобів, що амортизується. Як недолік цього методу можна відзначити те, що при його застосуванні не завжди дотримується принцип відповідності.

Виробничий метод нарахування амортизації доцільно застосовувати до об'єктів основних засобів високої балансової вартості, призначених для серійного виробництва однорідної продукції або надання послуг. Використання цього методу доцільно, на наш погляд, лише до вантажних автомобілів. Перевагою цього методу є пряма залежність величини амортизації основних засобів з обсягами виробництва продукції або наданих послуг.

Слід зазначити, що при наявності такої великої кількості методів нарахування амортизації більшість підприємств використовують в бухгалтерському обліку прямолінійний метод, як найпростіший.

У П(С)БО 7 "Основні засоби" передбачено, що підприємства мають право переоцінювати об'єкти основних засобів, якщо їх залишкова вартість відрізняється від справедливої вартості на дату балансу.

Частота проведення переоцінки залежить від коливань справедливої (реальної) вартості основних засобів. У разі переоцінки об'єкта основних засобів на ту саму дату переоцінюються всі об'єкти групи основних засобів, до якої належить цей об'єкт. Переоцінена первісна вартість та сума зносу об'єкта основних засобів визначається множенням відповідно первісної вартості і суми зносу об'єкта основних засобів на індекс переоцінки. Індекс переоцінки визначається діленням справедливої вартості об'єкта, який переоцінюється, на його залишкову вартість.

З метою підтримки основних засобів у робочому стані на підприємстві виконують ремонтні роботи згідно з затвердженими планами та графіками. Організація обліку ремонту складається з визначення або уточнення робіт, що відносять до капітального або поточного ремонту; розробки номенклатури витрат з ремонту в залежності від його виду та особи, яка його здійснює; визначення конкретних витрат, що входять до тієї або іншої статті; вибору форми розрахунку з підрядниками; встановлення порядку ведення синтетичного й аналітичного обліку; складання звітності й проведення контролю за дотриманням строків ремонту й використання коштів.

При організації обліку ремонту ОЗ слід звернути увагу на статтю 146.12 Податкового Кодексу України: витрати на поліпшення основних засобів включаються до витрат, але не більше 10 % сукупної балансової вартості всіх груп основних засобів на початок звітного року, а в П(С)БО 7 «Основні засоби» всі ці витрати відносяться на витратні рахунки. Виходячи з цього, при організації обліку витрат на поліпшення основних засобів на підприємстві доцільно поєднати бухгалтерський та податковий обліки, відкривши спеціальний рахунок 156 «Витрати на поліпшення основних засобів», що не суперечить діючому законодавству і дасть змогу ефективного контролю витрат на поліпшення основних засобів, складання фінансової та податкової звітності. Витрати на удосконалення основних засобів у розмірі 10% балансової вартості всіх груп основних засобів, зосереджених на цьому рахунку буде відноситись до складу валових витрат, а сума, яка перевищує даний 10% поріг – буде відноситись на підвищення балансової вартості об'єктів, які знаходяться на капітальному ремонті, модернізації або реконструкції.

При прийнятті відремонтованих основних засобів складається форма ОЗ-2 «Акт приймання здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів ». При здійсненні ремонту сторонніми організаціями акт складається у двох екземплярах, якщо власними силами – в одному. Розглянемо ремонт ОЗ на прикладі.

Приклад. Адміністративна будівля ТОВ «ТЕМП» знаходиться на плановому ремонті в період з 1.12.2013. Ремонтні роботи виконує ТОВ «БУД» за договором підряду. Вартість ремонту – 20 000грн. При передачі будівлі було складено Акт ОЗ-2 в 2-х екземплярах, один з яких було передано ТОВ «БУД».

Вибуття ОЗ.Якщо з будь-яких причин основний засіб не відповідає ознакам активу, то приймається рішення про його списання. Основний засіб

списується з балансу в наступних випадках:

1. продаж за плату в порядку реалізації майна;

2. безоплатна передача;

3. списання внаслідок морального та фізичного зносу;

4. ліквідація при аваріях, стихійних лихах та інших надзвичайних ситуаціях, викликаних екстремальними умовами;

5. у зв'язку з реконструкцією та новим будівництвом.

Для обліку витрат, що виникають при ліквідації необоротних активів, на підприємстві використовують рахунок 976 «Списання необоротних активів». За дебетом цього рахунку списують залишкову вартість об’єкта, що ліквідується, та витрати, пов'язані з ліквідацією. У тому випадку якщо при ліквідації виявляються матеріальні цінності, придатні для подальшого використання, то вони оприбутковуються на субрахунок 746 «Інші доходи від звичайної діяльності».

Рішення про списання об’єктів основних засобів приймає комісія, яку призначає керівник підприємства, вона ж оформляє акт ОЗ-3 «Акт на списання основних засобів». Після оформлення один екземпляр акта передають в бухгалтерію підприємства, яка відмічає про вибуття об’єкта в інвентарній картці, а також робить про це відмітку в описі інвентарних карток. Другий екземпляр залишається в особи, яка несе відповідальність за зберігання цього об’єкта. Розглянемо приклад заповнення форми акт ОЗ-3 «Акт на списання основних засобів».

Приклад. Керівництво ТОВ «ТЕМП» прийняло рішення про ліквідацію копіювального апарату XEROX– 5017 в результаті фізичного зносу. Первісна вартість 10000грн., сума зносу- 9507 грн. Було створено комісію, яка оформила акт на списання основних засобів..

Важливою передумовою раціональної організації обліку основних засобів та ефективного їх використання є організація проведення інвентаризацій, яка передбачає вибір строків, розробку робочої інструкції з проведення інвентаризації, розробки плану-графіка підготовчих робіт, уточнення інвентаризаційної документації. Інвентаризація – трудомісткий, багатосторонній процес, тому її проводять за заздалегідь складеним планом, у якому вказуються обсяги робіт та відповідальні особи.