2. Совершенствование организационной структуры службы приема и размещения

В целях совершенствования работы службы приема и размещения гостиницы «Выборгская» целесообразно ввести несколько новых должностей.

Прежде всего, необходимо перенести отдел бронирования из головной фирмы непосредственно в гостиницу. Это позволит избежать ошибок в процессе бронирования и повысит его оперативность.

В структуру службы приема и размещения необходимо ввести такую должность как ночной аудитор, поскольку в настоящее время полноценный ночной аудит в гостинице «Выборгская»» не проводится, частично функции аудитора выполняет ночной менеджер, однако его работа носит эпизодический и неквалифицированных характер.

Оперативные проверки и корректировки должны проводиться работниками службы приема и размещения самостоятельно, но окончательный контроль правильности финансовых данных проводят аудиторы. Поскольку аудиторы контролируют финансовую информацию системы, как правило, они работают в составе финансового подразделения гостиничного предприятия (бухгалтерии) или подчиняются напрямую управляющему гостиницы.

Аудиторы работают только в ночную смену, так как тщательную проверку финансовых данных лучше проводить в наименее активное время деятельности гостиницы. Главная задача аудита – проверить и закрыть финансовую дату – базисный период всей финансовой деятельности предприятия. Эта процедура называется ночным аудитом, а персонал, проводящий проверку и корректировку финансовых операций в системе, называется ночными аудиторами.

Ночной аудит обычно имеет продолжительность от четырех до восьми часов и состоит из двух этапов: ручного ночного аудита и автоматического ночного аудита. Ночной аудит начинается между 23:00 и 01:00 и заканчивается иногда перед началом работы утренней смены портье (около 07:00). Объем аудиторской работы и продолжительность аудита зависит от размеров гостиницы, количества начислений и оплат, проходящих за сутки в системе управления, а также от аккуратности оперативного персонала, проводящего в системе финансовые операции. Из международной практики гостиничного управления требуется один аудитор на каждые 200 занятых гостиничных номеров. Таким образом, для наличия полноценного ночного аудита в гостинице «Выборгская» достаточно одного аудитора.

Ночной аудит преследует в текущей финансовой дате пять основных целей:

1. Проверка статусов гостиничных номеров и незаехавших броней.

2. Проведение начислений и проверки начислений на счетах гостей.

3. Балансирование систем.

4. Закрытие финансовой даты и подготовка отчетности.

5. Проведение специальных технологических операций.

Расходы на оборудование для службы бронирования включают: компьютер – 17 000 руб., программное обеспечение 12000 руб.

Заработная плата 1 менеджера по бронированию – 19500 руб.

Расходы на налоги составляют 26% от фонда оплаты труда (с 1 января 2010 года в Пенсионный фонд – 20 процентов; в Фонд социального страхования – 2,9%; в Фонд обязательного медицинского страхования – 3,1% (в т. ч. в федеральный – 1,1%, территориальный – 2%)).

Таблица 2.

Расходы на мероприятие

Статья расходов	Сумма, руб.
Расходы на заработную плату сотрудников бронирования (2 чел. по сменам), в мес.	39000
Расходы на заработную плату ночного аудитора (1 чел.), в мес.	24000
Расходы на налоги	16380
Всего расходов за мес.:	79380
Всего расходов за год	952560
Расходы на оборудование для службы бронирования	29000