Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно- методическое пособие

•предисловие;

•содержание;

•введение;

•наименование;

•область применения;

•нормативные ссылки;

•определения;

•обозначения и сокращения;

•требования;

•приложения;

•библиографические данные.

104

Титульный лист, предисловие, наименование и требования являются обязательными

элементами, все прочие — факультативны. Обозначение государственного стандарта состоит из индекса (ГОСТ или ГОСТ Р), регистрационного номера и отделенных тире двух последних цифр года его утверждения.

Совокупность стандартов дифференцируется по разным основаниям. По масштабу действия выделяются:

•Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

•стандарты отраслей;

•стандарты предприятий;

•стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

В зависимости от объекта стандартизации выделяются:

•основополагающие стандарты, которые разрабатываются с целью содействия взаимопониманию, техническому единству и взаимосвязи деятельности в различных областях науки, техники и производства. Этот вид документов устанавливает такие организационные принципы и положения, требования, правила и нормы, которые рассматриваются как общие для этих сфер и должны способствовать выполнению целей, общих как для науки, так и для производства. В целом они обеспечивают их взаимодействие при разработке, созданию и эксплуатации продукта (услуги) таким образом, чтобы выполнялись требования по охране окружающей среды, безопасности продукта или процесса для жизни, здоровья и имущества человека;

•стандарты на продукцию (услуги), которые устанавливают требования либо к конкретному виду продукции (услуге), либо к группам однородной продукции (услуги);

•стандарты на работы (процессы), которые устанавливают требования к конкретным видам работ, осуществляемым на разных стадиях жизненного цикла продукции: разработки, производства, эксплуатации, хранения, транспортировки, ремонта, утилизации;

•стандарты на методы контроля (испытаний, измерений, анализа), рекомендующие применять методики, в наибольшей степени обеспечивающие объективность оценки.

105

Кроме стандартов, нормативными документами являются также ПР — правила по стандартизации, Р — рекомендации по стандартизации и ТУ — технические условия. Правила по стандартизации и рекомендации по стандартизации по своему характеру соответствуют нормативным документам методического содержания. Они могут касаться порядка согласования нормативных документов, представления информации о принятых стандартах отраслей в Госстандарт РФ, создания службы по стандартизации на предприятии и других вопросов. Технические условия разрабатывают предприятия и другие субъекты хозяйственной деятельности

втом случае, когда стандарт создавать нецелесообразно. Объектом ТУ может быть продукция разовой поставки, выпускаемая малыми партиями. Особое требование предъявляется к нормативным документам на продукцию, которая согласно российскому законодательству подлежит обязательной сертификации. В них должны быть указаны те требования к продукции, которые подтверждаются посредством сертификации, а также методы контроля (испытаний), которые следует применять для установления соответствия, правила маркировки такой продукции и виды сопроводительной документации.

Патентные документы. Патентная документация возникает в связи с существующими в государствах законодательствами и установлением фактов официального признания открытий,

изобретений, промышленных образцов и полезных моделей. Цель патентной документации — установление приоритета открытий и новых технических решений. Также она информирует общественность о состоявшейся защите объекта патентования для предотвращения нарушения прав патентообладателя.

Нарушением права патентообладателя признается несанкционированное изготовление, применение, ввоз, предложение к продаже, продажа продукта, изготовленного способом, охраняемым патентом на изобретение. Исключительное значение патентная документация имеет при экспортных поставках оборудования и документации на технологические процессы в другие государства, ибо экспорт может осуществляться только в том случае, если на отдельные узлы, детали экспортируемых машин, механизмов не выданы патенты в странах, куда предназначается

106

экспорт. Если на экспортируемые товары или отдельные их узлы и детали уже выданы патенты, то поставщик может быть подвергнут штрафным санкциям. Не менее важное значение патентная документация имеет при покупке и продаже лицензий на производство запатентованных образцов.

Согласно Патентному закону РФ Государственное патентное ведомство принимает к рассмотрению заявки на открытия, изобретения, полезные модели и промышленные образцы, проводит по ним экспертизу, осуществляет государственную регистрацию, выдает патенты, публикует официальные сведения, издает патентные правила и разъяснения.

После рассмотрения заявок, в случае если они удовлетворяют всем требованиям, заявителю выдается патент, который удостоверяет приоритет, авторство открытия, изобретения, полезной модели или промышленного образца и исключительное право на использование.

Изобретению предоставляется правовая охрана, если оно является новым, имеет изобретательский уровень и промышленно применимо. Объектами изобретения могут являться: устройство, способ, вещество, штамм микроорганизма, культуры клеток растений и животных, а также применение известного ранее устройств, способа, веществ, штамма по новому назначению.

Кполезным моделям относятся конструктивное выполнение средств производства и предметов потребления, а также их составных частей.

Кпромышленным образцам относится художественно-конструкторское решение изделия, определяющее его внешний вид.

В соответствии с установленными правилами документы, удостоверяющие факт изобретения (патенты), являются собственностью авторов. Автор может уступить полученный патент любому физическому или юридическому лицу. Патентные права приобретаются за плату, договор об уступке патента подлежит регистрации в Патентном ведомстве. Автор может не продавать патентные права полностью (не передавать исключительные права), а уступить их частично, на время. В таком случае приобретается лицензия, обеспечивающая

неисключительные права на объект интеллектуальной собственности.

107

Как сами патенты, так и сопровождающие их документы (заявки, договора, лицензии)

находятся у патентообладателя. В общественное пользование предъявляются лишь описания изобретений к заявкам, выданным патентам, а также информационные бюллетени патентных ведомств. Описания изобретений представляют собой типографским способом отпечатанные листовые материалы, излагающие суть изобретения. Текст этих документов содержит наименование изобретения, классификационный индекс, Ф.И.О. авторов, так называемую патентную формулу — признаки, отличающие его от аналогов, что, собственно, и подлежит защите, а также чертежи и схемы, поясняющие суть изобретения. Они печатаются большим тиражом и комплектуются патентно-техническими отделами научно-технических библиотек и органов научно-технической информации.

К патентным документам примыкает документация на товарные знаки. Товарный знак — это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических лиц от однородных товаров и услуг других лиц. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения и их комбинации.

На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство на товарный знак. Оно удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право владельца на товарный знак в отношении товаров, указанных в свидетельстве. Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, запрещать его использование другим лицам, а также продать или передать право пользования им.

Литературно-художественные документы. Художественная литература представляет собой формирующуюся на протяжении тысячелетий динамическую систему литературных родов и жанров, форм литературного творчества, охватывающих широчайший круг социально значимых проблем. На протяжении многовековой истории состав литературно-художественных документов менялся: с одной стороны, объем этого понятия расширялся в связи с появлением новых жанров

108

литературного творчества и интеграционными процессами в художественной культуре, а с другой — сужался в силу действия процессов дифференциации культуры, выделения самостоятельных областей творчества.

Совокупность литературно-художественных публикаций отличается необыкновенной сложностью и отсутствием однозначно и четко очерченных границ. Наиболее специфична для литературно-художественных документов эстетическая функция, т.е. оценка отражаемой действительности с точки зрения красоты, прекрасного, эстетического идеала. Сегодня спектр всех литературно-художественных документов охватывает публикации не только литературных произведений, но и литературоведческих, литературно-критических, философских, публицистических работ.

Литературно-художественные произведения неодинаково воспринимаются разными категориями читателей, имеющими различные эстетические потребности и цели в своем обращении к этим произведениям. На основе этого критерия могут быть выделены научные издания для специалистов-литературоведов, преследующие преимущественно научные цели, и массовые издания — для широких кругов читателей.

Научные издания литературно-художественных документов в большинстве своем представляют публикацию всемирно известных памятников истории и литературы. Среди научных изданий наивысшее качество подготовки имеют академические издания. Академическое издание - наиболее полное научное издание, особенно тщательно подготовленное, содержащее научно выверенный текст классического произведения и его варианты, снабженное большим справочным аппаратом.

Справочный аппарат академического издания представляет собой сведения справочного, научного или пояснительного характера, дополняющие основной текст, помогающие лучше понимать его, облегчающие пользование изданием. Он включает:

• вступительную статью, предшествующую публикуемому произведению, написанную лицом, не являющимся автором произведения, и характеризующую

109

обычно творческий путь автора, значение произведения в целом;

•предисловие, предшествующее основному тексту и содержащее пояснение цели и особенностей произведения, написанное автором, либо редактором, переводчиком и т.п.;

•послесловие, помещаемое за основным текстом, содержащее сведения об авторе и его произведении, рассчитанное на читателя, уже ознакомившегося с основным текстом;

•оглавление, представляющее собой перечень заголовков публикуемого произведения с указанием страниц, с которых начинаются соответствующие его подразделы;

•комментарии — вспомогательные тексты, содержащие толкование и оценку произведения или его отдельных мест и тем самым помогающие читателю глубоко его понять;

•примечания — краткие пояснения и уточнения конкретных мест основного текста произведения, принадлежащие автору, переводчику, редактору. По месту расположения примечания бывают внутритекстовые (помещенные вслед за текстом, к которому относится, обычно в скобках), подстрочные (помещенные внизу полосы), затекстовые (помещенные в конце главы, раздела, всего произведения);

•ссылка — составная часть аппарата издания, содержащая указания на источник (библиографическая ссылка) или краткая запись, связывающая между собой части документа. Различаются ссылки общие и частные. Общая ссылка помечается «см.» и отсылает к другому месту документа. Ее синоним: отсылка. Частная ссылка помечается «см. также» и связывает между собой родственные, смежные, дополняющие и (или) разъясняющие друг друга части документа. Ее синоним: перекрестная ссылка;

•список иллюстраций — элемент аппарата издания, представляющий собой перечень иллюстраций, содержащихся в издании, с их кратким описанием и указанием страниц, на которых они напечатаны;

110

•список сокращений — элемент аппарата издания, содержащий перечень сокращений, принятых в данном издании, с их расшифровкой;

•колонтитул — справочный текст над основным текстом полосы, реже сбоку или снизу, указывающий читателю, кат кой материал напечатан на странице (в сборнике — какое произведение и какого автора, в моноиздании — к какому разделу произведения относится текст страницы, в словаре — какие слова и на какие начальные буквы объяснены или помещены в странице).

Кроме охарактеризованного выше академического издания ГОСТ 7.60-90 «Издания. Основные виды. Термины и определения» выделяет еще ряд разновидностей литературнохудожественных документов:

— документально-художественное издание — литературно-художественное издание, содержащее произведение, основой которого послужил документ, реальное событие или деятельность исторического лица;

— научно-художественное издание — литературно-художественное издание, в основу которого положен научный факт;

-альманах — сборник, содержащий литературно-художественные и (или) научнопопулярные произведения, объединенные по определенному принципу;

—антология — непериодический сборник, включающий избранные литературнохудожественные произведения (или извлечения из них), преимущественно стихотворные.

Публикации для массового читателя, предназначенные главным образом для удовлетворения непрофессиональных эстетических потребностей, отличаются значительным разнообразием. Это многотомные массовые собрания сочинений, нередко полно отражающих состав законченных художественных произведений писателя, собрания сочинений в нескольких томах, избранные сочинения, которые целостно представляют творчество писателя в его лучших произведениях, различного рода сборники, издания отдельных произведений. Литературнохудожественные документы далеко не всегда публикуются в виде отдельно изданных книг. Нередко публикация литературно-художественных документов осуществляется и в периодических изданиях.

111

Список рекомендуемой литературы:

1.Библиотечное дело: Терминологический словарь. -М.: Книга, 1986.-224 с.

2.Гордуксшова Г. Ф. Документальный поток социальной тематики как объект библиографической деятельности: Учеб. пос. -Л..-ЛГИК, 1990.- 108 с.

3.Книговедение: Энциклопедический словарь. - М.: Сов. энциклопедия, 1982. - 664 с.

4.Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - Киев, Знания,

2000. - 459 с.

5.МильчинА.Э. Справочник издателя и автора. - М.: АСТ-Олимп, 1998. - 685 с.

6.Столяров Ю.Н. Документный ресурс: Учеб. пособие для студентов высших учеб. заведений. - М.: Изд-во Либерея, 2001. - 149 с.

7.Столяров Ю.Н. Онтологический статус документа и его практическое значение для библиотек // Библиотековедение. -1999. - № 4-6. - С. 50-59.

8.Столяров Ю.Н. Соотношение книги с иными видами документа // Книга: Исследования

иматериалы. - Сб. 58. - М , 1989.-С. 67-79.

9.Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций // Книга: Исследования и материалы. - Сб.69. - М., 1994. - С. 37-57.

ГЛАВА 5. ДОКУМЕНТНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 5.7. Структура и сущность документной деятельности

Человек в деятельности выступает как личность, движимая определенными мотивами и преследующая какие-то цели. Деятельность отличает предварительная продуманность. После того, как цель поставлена, человек анализирует ситуацию, в которой ему приходится действовать, и выбирает способы и средства достижения цели, намечает последовательность своих будущих действий. Деятельность всегда связана с трудовым процессом, в результате которого создается продукт труда. В зависимости от многообразия производимых конечных продуктов различаются и многочисленные виды деятельности. Переплетаясь между собой, они образуют сложную структуру, определенное место в которой занимает документная деятельность.

Профессиональная документная деятельность представляет собой некую функцию в обществе, сформировавшуюся исторически в виде характерной для того или иного этапа развития технологии сбора, переработки, хранения и распространения документов. Последовательность операций и использование средств детерминированы уровнем материального и духового развития общества, объективными условиями деятельности, зависящими от господствующих материальных носителей информации.

Сфера профессиональной документной деятельности пронизывает все виды деятельности, где имеются документы, независимо от того, в каком качестве они выступают. В некоторых видах деятельности документ является не результатом, не конечной целью, а функцией, необходимым условием ее осуществления. Например, в управленческой, научной, производственной деятельности сам документ не является целью, а служит хоть и важным, но лишь побочным средством, используемым наряду с другими для достижения главной цели. В таком плане документная деятельность выступает как один из побочных процессов, способствующих осуществлению основной деятельности, а документ — как промежуточная цель. Основной же целью документ выступает для социальных

113

институтов, занимающихся их подготовкой, сбором и хранением, поиском и организацией использования, т.е. для редакций, типографий, книжной торговли, библиотек, архивов, музеев, органов научно-технической информации.

Документная деятельность состоит из четырех основных компонентов:

•деятельность практиков, работающих с документами;

•административная деятельность, регулирующая и направляющая работу документоведов-практиков;

•научная деятельность, нацеленная на поиск рациональных методов работы с документами;

•информационная деятельность по распространению результатов научных исследований и передового опыта работы с документами.

Научные знания, трансформированные в принципы, правила, практические рекомендации, а также в современные методы работы с документами, выработанные в процессе документной деятельности, составляют методику документове-дения. Методика документоведения базируется на научной основе и состоит из множеств структурных частей, каждая из которых представляет собой эволюционно выработанную технологию работы с отдельной разновидностью документа. Обобщенно технология работы с документами представлена последовательностью осуществляемых процессов сбора документов, от качественного отбора по специальным критериям классифицирования до организации хранения, поиска и использования.

Но каждая разновидность документа решает свою задачу в информационной инфраструктуре общества, что обусловливает специфику ее формы и содержания. Наличие такой специфики предопределяет необходимость по-разному хранить документы, их обрабатывать, систематизировать, организовывать их поиск в массиве и т.д. В этом плане методика работы с книгами отличается от работы с периодикой, методика работы с традиционными документами отличается от методики работы с машиночитаемыми документами, а методика работы с управленческими, экономикофинансовыми документами отличается от работы с патентными документами.

114

Процессы работы с документами регулируются правилами, учитывающими их специфические особенности. Эти правила — итог научных исследований и корректировки их результатов в практической работе. Т.е. они представляют собой концентрированное выражение накопленного опыта работы в этой области. В целом методика документоведения разработана довольно детально и представлена методическими разделами библиотековедения, архивоведения, делопроизводства, патентоведения, научно-информационной деятельности, а также технологией обработки и хранения проектно-конструкторской, финансово-экономической и другой документации.

5.2. Потребности в документной информации

Для организации документной деятельности большое значение имеет вопрос о потребностях в документной информации. Понятие «информационных потребностей» (а понятия «информационная потребность» и потребность в документной информации» мы рассматриваем как синонимы, т.к. информационная потребность предполагает потребность в документе, потребность в информации о документе, потребность в сведениях, извлеченных из документов) появилось в 60-70-е гг. XX в. и этому вопросу было посвящено большое число публикаций. Проблематика информационных потребностей возникла из практики информационного обслуживания. В условиях лавинообразного роста числа документов стало ясно, что без изучения спроса на документную информацию нельзя рационально и эффективно организовать работу с документами. Запросы потребителей, их характер, динамика изменений, выделение доминирующих групп по разным при-* знакам (принадлежности к отрасли, роду деятельности, про-, фессии, должности, возрасту и т.п.) влияют на все последующие этапы процессов деятельности. Без изучения запросов подготовка, сбор, аналитикосинтетическая обработка, поиск являются неконкретными и приводят в выдаче либо непол-, ной, либо излишней информации.

Есть несколько точек зрения на природу потребностей вообще и потребностей в документах, в частности. В понятие «потребность» как бы объединяются объективные отношения, которые побуждают к деятельности, и состояние субъекта

115

(личности, группы, общества), которое отражает эти отношения. С одной стороны, потребность определяют как нужду в чем-то необходимом для поддержания жизнедеятельности организма, человеческой личности, социальной группы, общества в целом. В таком плане потребность в документах рассматривают с точки зрения их участия в жизнедеятельности людей с целью поддержания социальных параметров их жизни. С другой стороны потребности возникают

впроцессе деятельности человека. В частности, потребности в документах отражают потребность

взнаниях и рассматриваются с точки зрения разности между уровнем знаний, накопленных в обществе о предмете деятельности потребителя, и его индивидуальным уровнем знаний в этой области с учетом осознания им путей решения проблем, составляющих предмет этой деятельности.

Потребности в документной информации базируются на общей теории потребностей личности. Широко известна так называемая «Пирамида Маслоу», представляющая собой иерархически упорядоченные уровни потребностей человека. Ее основу, базовый уровень составляют физиологические потребности (витальные), без удовлетворения которых жизнь невозможна. Это потребность в пище, воде, сне, тепле и т.д. Далее следуют: потребность в безопасности, в принадлежности к социальной группе, любви, уважении, власти. И на вершине пирамиды — потребность в самовыражении, творчестве.

Потребности в документной информации в явном виде в формулировках уровней, выделенных Маслоу, нет, но в скрытом виде она присутствует, позволяя путем использования документной информации удовлетворять разные виды потребностей. И на самом верхнем уровне иерархии — потребности в творчестве, самовыражении - продуцирование текстов, создание документов и есть самый распространенный способ ее удовлетворения.

Потребности носят объективный характер, поскольку обусловлены родом и спецификой деятельности потребителей информации — тематикой, характером работы. С другой стороны, потребности субъективны, поскольку зависят от квалификации потребителя, его способности к восприятию, переработке информации, отдельных качеств его характера.

116

В зависимости от задач изучения потребностей в современной науке применяются различные классификации:

•по их роли и значению в жизни человека - профессиональные, обусловленные родом занятий, и непрофессиональные, обусловленные интересом;

•по принадлежности к отраслям и сферам деятельности;

•по их функциональной роли в жизни человека — доминирующие и второстепенные;

•по субъекту потребности — общие, частные, единичные. Общие потребности в

документной информации — есть потребности, свойственные миру потребителей в целом. Частные потребности

обусловлены спецификой какой-либо деятельности и характерны отдельным группам потребителей. Единичные представляют собой бесконечное разнообразие индивидуальных потребностей в документах. Эти понятия диалектически взаимно связаны. С одной стороны, частные потребности в документах не существуют вне потребностей конкретных индивидов. С другой стороны, частные потребности нельзя определить как простую сумму индивидуальных потребностей, ибо они представляют собой относительно самостоятельную систему, формирующуюся в соответствии с целями и основными направлениями деятельности конкретного коллектива или социальной структуры. Индивидуальные потребности также отражают эти общие направления деятельности, но своеобразно, в соответствии с конкретными условиями ее протекания.

По форме потребности в документной информации могут быть эпизодические (ситуативные), возникающие в результате определенного стечения обстоятельств, вынуждающих к поиску и использованию тех или иных документов, и постоянные, обусловленные характером деятельности человека, стабильностью его интересов. Они более глубокие по характеру, базируются на знании уже достаточно большого круга основных документов и заключаются, в основном, в отслеживании новинок.

По содержанию потребности в документной информации могут быть тематические, представляющие нужду потребителей в некоторой неопределенной совокупности документов

117

одного отраслевого содержания, и конкретные, удовлетворить которые способен лишь определенный документ. Тематические, в свою очередь, могут различаться по предпочтениям определенным видам изданий, глубине ретроспекции (т.е. потребности в документах прошлых лет изданий. Чем более старые документы необходимы, тем большая глубина ретроспекции), оперативности предоставления и т.д.

Потребности в документной информации первоначально проявляются в виде установки на информацию. Установка на информацию — одна из форм существования потребностей в документной информации, выражающая отношение потребителя к имеющейся информации, сложившаяся в процессе его деятельности. Установки формируются всем социальноисторическим процессом удовлетворения потребностей субъекта и, с одной стороны, зависят от содержания самой потребности, а с другой — определяются производством документной информации в обществе и существующими средствами ее доведения до потребителей.

Будучи выражением взаимосвязи субъекта и условий его деятельности потребности в документной информации обнаруживают себя в неосознанных влечениях и осознанных мотивах поведения. Осознанные обществом, социальными группами, индивидами потребности выступают в качестве их интересов. Человеческие потребности, как правило, имеют предметную направленность, которой предшествует так называемое поисковое поведение. Общая, неконкретизированная потребность стимулирует поиск определенных способов и предметов ее удовлетворения. Осознанные и вербализованные потребности есть запрос. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную потребность в документах. Но в то же время сформулированный запрос не всегда соответствует истинной потребности. Специалисты, занимающиеся поиском документов, констатируют частую неадекватность выражений потребностей специалистов в сформулированных запросах. Запросы зачастую дезориентируют, а не направляют поиск. Чтобы адекватно, т.е. полно и точно выразить в запросе свою реальную потребность, человек должен достаточно четко представить не только стоящие перед ним производственные, исследовательские задачи, но и свои

118

собственные познавательные возможности, уровень своей компетентности, способности понимать информацию-по данной проблеме и т.д. Мешают сделать это в полной мере следующие факторы: случайность образа предмета потребности, имеющегося в сознании автора запроса, психолингвистические ограничения в словесной коммуникации специалиста, трудности с вербализацией потребности и т.д.

Особенность всех потребностей, в том числе и потребностей в документной информации, — их динамический характер, изменчивость, развитие на базе удовлетворения потребностей новых, более высоких, что связано с включением личности в различные формы и сферы деятельности. Потребности не стоят на месте. Реализованная потребность в отношении одного документа

зачастую приводит к необходимости поиска других, с ним связанных. Поэтому знание реальных потребностей и прогноз их развития на ближайшее будущее помогает оптимизировать всю документную деятельность. Для этого необходимы постоянные исследования потребностей в документах, анализ динамики их изменений.

5.3. Докуменгопроизводство

Организационная структура документной деятельности представлена социальными институтами, осуществляющими подготовку документа, его тиражирование, распространение, хранение, поиск и т.д. Для успешного осуществления основных процессов работы с документами важно определить закономерности их появления. Механизм возникновения новой информации лежит в русле исследований творческой деятельности человека и мало пока изучен. Почему в одни исторические периоды наука и художественно-творческие виды деятельности вдруг делают гигантские шаги, а в другие — находятся в покое, повторяя пройденное? Ответа пока нет. Но то, что появляющаяся информация неизбежно имеет тенденцию оформления в документ, — это бесспорно. Развитие общества идет по пути умножения документов и рост их находится в зависимости от темпов роста общественного производства.

Источником возникновения многообразия документов прежде всего является наука. В сфере науки документальная

119

фиксация информации играет глобальную роль. Во-первых, отдельные ветви науки существуют и функционируют исключительно в виде текстов, в форме документов. Это

— практически все гуманитарные науки, задача которых осознание, проникновение в сущность социальных процессов, а результатом является создание текста. Способность к распространению в обществе эти знания приобретают в форме документа: монографии, статьи, диссертации, депонированной рукописи и т.д. Кроме того, документы сами становятся объектом изучения гуманитарных наук, поскольку опосредованно несут в себе отражение социальных процессов и явлений.

Документы также участвуют в промежуточных процессах научного исследования: информируют об аналогичных и смежных исследованиях, фиксируют промежуточные результаты (в форме научных отчетов, тезисов докладов).

В естественных и технических науках роль документов не менее значима. Правда, в качестве объекта изучения выступает не сам документ, а природные и искусственно воссозданные человеком феномены. Результаты такой научной деятельности воплощены в технологии, что предполагает их практическое использование. Это, в свою очередь, фиксируется в научно-|технической, технологической, патентной, нормативной документации, конструкторских чертежах и т.д.

Таким образом, начальный, промежуточный и конечный результаты научной деятельности немыслимы без документаль ной фиксации. В сфере науки документы являются одновременно объектом изучения, вспомогательным средством, способствующим оптимальному ведению исследования, и его конечным результатом.

Источником возникновения документов является и современное промышленное производство. Документы регулируют всю производственную деятельность, начиная с разработки внедряемого в производство образца и до сдачи его в торговую сеть, отправки потребителю. Это — технологическая, конструкторская, патентная, нормативная документация, экономические расчеты эффективности, промышленные каталоги и прейскуранты, паспорта изделий.

Еще одним важным источником производства документов является управление. Система управления может быть рассмотрена

120

Как особая функция в социальной структуре общества на федеральном, отраслевом, региональном, местном уровнях и как подсистема любой сферы деятельности, включая отдельное предприятие. Процесс принятия управленческого решения • н уществляется на основе получения и переработки (анализа, > «шоставления, синтеза) информации и подготовки на этой «н'нове документа. Информация в управлении — это совокупность нормативных, инструктивных, директивных, технико-тономических сведений,

необходимых для решения задач 1*.гюития и функционирования управляемого объекта. Она неразрывно связана с инструментарием, обеспечивающим - 1юр, хранение и обработку информации. Важнейшим источником информации в управлении является экономика, проте-ь.иощие в ней разнообразные процессы. Особенности той или иной стороны производственно-хозяйственной деятельности оставляют различия видов информации. А фиксация на носи-пчнгх по установленным правилам управленческих действий, i с документирование, приводит к появлению управленческих «окументов.

Источником, увеличивающим многообразие документов, является и образование, т.е. способ передачи знаний, вырабо-миных предыдущими поколениями последующим. Эти знания, естественно, зафиксированы в документах, как не приспособленных для обучения (рукописях, монографиях, статьях и ц).), так и специально адаптированных целям обучения (учебники, учебные пособия, сборники задач и упражнений, хрес-тматии и др.).

Художественно-творческая деятельность — еще один ис-тчник многообразия документов. Познание человеком объект явной реальности представляет собой не только проникновение в сущность явлений с помощью разума. Действительность дана людям в целостном эмоциональном восприятии, которое формирует художественное знание. Все явления реального мира существуют в состоянии определенного соотношения . мдержания и формы, гармония которых вызывает эстетичес-ute переживания. Благодаря воссозданию их целостного образа в словах, красках, линиях, звуках люди могут транслиро-мкь свои ощущения, переживания, тонкие нюансы психологических взаимоотношений, вызывая адекватную реакцию,

121

душевный отклик у людей, разделенных пространством и временем. Являясь образноэстетическим способом отражения действительности, художественно-творческая деятельность своим результатом имеет художественные тексты, музыкальные, сценические и изобразительные произведения, художественные фильмы. Создаваемые в этой сфере документы преимущественно воздействуют на органы чувств силой и динамичностью образных, звуковых и цветовых раздражителей, что обеспечивает положительный эмоциональный фон. Ценность подобной документной информации заключается в ее неповторимом, субъективно пропущенном через авторский внутренний мир и социальный опыт отражении реальности.

Документы не всегда несут в своем содержании абсолютно новую и оригинальную информацию, являющуюся плодом научных исследований и художественно-творческого осмысления действительности. Наоборот, совершенно новые и оригинальные идеи появляются крайне редко. Чаще всего текст документов являет собой результат логической и художественной переработки известных фактов, сведений, они нацелены на их популяризацию, распространение, систематизацию, учет и т.п., что преломляется в создании разных по целям документов.

Подготовку документов осуществляет автор. Автор может быть индивидуальный — физическое лицо, своей творческой деятельностью создающий текст. Авторов может быть и несколько.

Втаком случае их называют соавторами. В качестве автора может выступать и юридическое лицо — коллектив, предприятие, социальная структура и государство в целом. Безусловно, проект документа, его первоначальный текст может быть создан только творческим трудом одного или нескольких человек. Но в процессе его коллегиального обсуждения в текст вносятся поправки, дополнения, документ зачастую утверждается голосованием, в результате чего индивидуальный характер его подготовки теряет свое значение и автором становится коллектив, утвердивший его текст.

Впроцесс подготовки документа также входит его редактирование. Редакционный этап — центральная стадия издательского процесса. Ее началом следует считать прием рукописи от

122

и втора, концом - передачу рукописи в производство. В редакционной подготовке нуждаются все без исключения рукописи. Редактирование осуществляет многообразные задачи, связанные с разными видами редакции: логической, стилистической, лексической, грамматической, синтаксической. Редактор работает с рукописью, в его задачи входит:

• проверка соответствия текста лексико-стилистическим и грамматическим нормам языка;

•умение анализировать (а в случае необходимости и изменить) смысловые связи в тексте;

•умение организовать и оформить текст в соответствии с определенными целевыми установками и нормами издательского дела.

Соответственно, можно говорить о логической, лингвистической и издательскооформительской культуре редактирования. Аналитическая работа редактора над текстом аналогична анализу любого иного объекта и основана на двух операциях, осуществляемых в большей или меньшей мере стихийно или осознанно: мысленном делении текста на некоторые составные части (единицы текста); исследовании и оценке связей, которые их характеризуют.

Критерии, влияющие на эти операции, определяются разнообразными подходами к тексту. В зависимости от задач анализа одна и та же текстовая конструкция разбивается на смысловые, грамматические и стилистические единицы и исследуется со стороны соответствующих связей. В результате редакторской работы текст документа обретает законченные формы.

Важнейшей задачей следует считать также техническую обработку рукописи - вычитку, которая устраняет возможные недочеты рукописи, оставшиеся после редактирования и перепечатки. В типографиях, которые используют печатные формы, различают следующие виды оттисков, которые подвергаются вычитке:

•гранка — колонки связанных вместе строк;

•верстка — композиционно законченный набор полосы;

•сводка - оттиск сразу нескольких полос, расположенных в том порядке, в каком они будут печататься на листе бумаги в печатной машине;

123

•чистый лист — оттиск с приправленной в машине печатной формы, полученный в

процессе печати тиража;

• сигнальный экземпляр — пробный экземпляр готового печатного документа.

Оттиски, полученные с гранок набора, читает типографский корректор; наборщик исправляет ошибки и делает новый оттиск, который посылают в издательство. Вычитке подвергаются все виды оттисков. Рабочий экземпляр корректурных оттисков подписывается в печать.

Задачи закрепления текста на материальном носителе, тиражирование документа решает

полиграфическое производство.

Сегодня полиграфические предприятия располагают самыми разнообразными технологиями, учитывающими специфические особенности документов, качество материальных носителей, необходимый тираж и т.д.

Суть полиграфического процесса состоит в следующем: отредактированному тексту путем верстки придают окончательный вид документа, т.е. размещают текст, рисунки, фотографии, декоративные элементы и т.д. Если раньше, чтобы издание вышло в свет, ему необходимо было пройти большой путь — от автора до типографии, где текст набирался вручную наборщиком или линотипистом, то сегодня весь текст набирают на компьютере. Таким образом, формируется оригинал-макет, который с помощью копировально-множительной техники будет размножен в нужном количестве экземпляров. Оригинал-макетом в издательской практике принято называть рукопись, полностью подготовленную к сдаче в типографию для воспроизведения средствами полиграфической техники.

Этот процесс осуществляется при посредстве переснятых с оригинал-макета пленок и специальных форм. Форма должна иметь печатающие и пробельные участки. Печатающие участки воспринимают краску и переносят ее на воспринимающую поверхность, а пробельные участки краску не воспринимают и соответственно не переносят на оттиск. Это достигается различными средствами. Различают высокую, глубокую и плоскую печать. При высокой печати печатающие участки делают возвышенными, а пробельные — углубленными. Механическим прессованием лист плотно прижимают к форме и таким образом воспроизводят текст. При глубокой печати краска

124

шливается в углубления, которые и переносят изображения па лист. Плоская печать использует свойства некоторых материалов дифференцированно относиться к типографской краске, либо притягивать ее, либо отталкивать. Например:

- электрофотография — способ копирования, основанный на свойствах некоторых полупроводниковых материалов, заряженных электричеством, образовывать изображения проецируемого оригинала. Этот принцип положен в основу широко распространенного