Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно- методическое пособие

ксерокопирования;

-гектография - основана на способности желатинового слоя воспринимать специальные чернила, которыми написан исходный текст и переносить их на прижимаемые к желатиновому слою листы бумаги;

-литография — способ плоской печати с литографского камня или металлической пластины, на которых печатающие элементы путем химической обработки сделаны воспринимающими жирную типографскую краску, а пробельные — отталкивающими;

-светокопирование — способ, основанный на свойстве соединений, входящих в состав покрытия светочувствительной бумаги разлагаться под действием ультрафиолетовых лучей;

-офсетная печать осуществляется путем нанесения на алюминиевую пластину гальванопокрытия, которое впоследствии протравляется на пробельных участках.

Репрографические методы предназначены для факсимильного воспроизведения оригинала документа без посредничества печатных форм. Они основаны на использовании оптической неоднородности материалов по отражению, поглощению и пропусканию света. Факсимильное воспроизведение документа оптическими методами сводится к получению его неискаженного изображения на каком-либо светочувствительном слое.

Каждый из методов тиражирования документов различается по ряду технических и экономических характеристик: максимальному количеству оттисков, скорости, дешевизне, удобству, компактности и т.д. В результате тиражирования документы печатаются в нужном количестве экземпляров и осуществляют дальнейшее движение к потребителю.

125

5.4. Каналы распространения документов

Каналы распространения документов весьма разнообразны. Основным каналом для населения является книжная торговля, торговля газетами и журналами, аудио-,видеопродукцией

ит.д. В производственной инфраструктуре общества распространение документов осуществляется по официальным каналам, по цепочкам производственных связей — от вышестоящих учреждений

иорганизаций к нижестоящим и наоборот, что называется нисходящими и восходящими документными потоками.

Впродвижении документов по каналам наблюдается ряд проблем. Это движение должно быть максимально оперативным, т.к. документы несут информацию, склонную к устареванию. Их движение должно быть максимально адресным, т.е. в процессе движения экземпляры документа должны поступать в те участки пространства (регионы, города, учреждения), где в них в наибольшей степени испытывают потребность. Документы нуждаются в актуализации их потребительских качеств, что достигается опережающим информированием об их выпуске, рекламой.

5.5. Сбор документов

Движение документов по каналам коммуникаций приводит их в массивы (фонды) - организационно упорядоченные собрания документов, подобранные по какому-либо признаку (отраслевому содержанию, виду, ведомственной принадлежности, праву собственности и т.д.). Организация массива представляет собой совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов. Собрание документов в массиве по содержанию, научной и художественной ценности, полноте должно отвечать задачам его создания. Поэтому для полноценной работы массива необходим планомерный отбор и приобретение документов, отвечающих указанным требованиям. Этот процесс называется комплектованием. Пополнение массива вновь выходящими документами называется текущим комплектованием. Но нередко изучение состава документов в массиве выявляет отсутствие нужных документов прошлых лет. Их поиск и приобретение называется ретроспективным комплектованием (или докомп-лектованием).

126

В результате формируется фонд, объем которого исчисляется в унифицированных единицах, которыми являются экземпляр и название (для газет и кинофотодокументов — только название). Экземпляр — каждая отдельная единица издания из тиража; название — условное обозначение одного издания, образующего единое целое и выпущенного в одном или нескольких томах.

Собственниками массивов документов могут быть физические и юридические лица, как элемент состава имущества они могут находиться в собственности государства, граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. В совокупности все массивы составляют информационные ресурсы страны.

Информационные ресурсы представляют собой отдельные документы и отдельные массивы документов, фактические данные, представляющие собой фрагменты документированных текстов, а также информацию в преддокументной фазе, зафиксированную на материальном носителе, но не обретшую стабильную форму, в силу чего она может быть еще подвергнута редакции, правке, юридическому удостоверению.

Организация информационных ресурсов должна осуществляться на основе принципов координации и кооперации. Координированное комплектование — согласованное комплектование двух и более библиотек, информационных центров с целью разграничения в приобретении документов по тематике, видам, устранения неоправданного дублирования и расширения репертуара приобретаемых документов. Координированное комплектование может осуществляться на общегосударственном, региональном, местном, ведомственном уровнях. Кооперированное комплектование — комплектование, основанное на объединении ресурсов библиотек, информационных центров для достижения поставленной цели.

Для формирования государственных информационных ресурсов граждане и организации в обязательном порядке должны представлять документированную информацию. Этот процесс регулируется следующими законами РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об Архивном виде Российской Федерации и архивах», «Об обязательном экземпляре документов» и др.

127

Важнейшим законом в области информационного законодательства является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Он устанавливает основные группы правовых норм, регулирующих отношения по поводу создания и потребления информационных ресурсов, создания и применения информационных систем, информационных технологий и средств их обеспечения, защиты информации и защиты граждан в условиях информатизации. Согласно закону Российская Федерация и ее субъекты являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов Российской Федерации, а также полученных путем иных установленных законом способов. Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.

Всостав информационных ресурсов входит и национальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации, порядок комплектования которого определяется законами РФ «Об обязательном экземпляре документов», «О библиотечном деле». Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библио-течно-информационного фонда Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Закон устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.

Всостав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

•издания (текстовые, нотные, картографические, изоиз-дания) — издательская продукция, прошедшая редак-ционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленная, имеющая выходные сведения;

128

•издания для слепых — произведения печати, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, и «говорящие книги»;

•официальные документы — произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер;

•аудиовизуальная продукция — кино-, видео-, фото-, фонол окументы;

•электронные документы;

•неопубликованные документы — результаты научно-исследовательской и опытноконструкторской деятельности (диссертации, отчеты о научно-исследовательских и опытноконструкторских работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы).

Производители указанных документов должны доставлять обязательные бесплатные экземпляры всех видов изданий в день выхода в свет первой партии их тиража в ряд крупных

национальных хранилищ (Российскую книжную палату, республиканские книжные палаты или сектора государственной библиографии национальных библиотек и др.). Таким образом комплектуется Национальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации — собрание всех видов обязательного экземпляра, распределяемое между книжными палатами, библиотеками, органами научно-технической информации, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования.

Всостав информационных ресурсов страны входят и архивные фонды, комплектование которых регулирует Федеральный закон «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Под Архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Государственные архивы комплектуются архивными документами,

129

образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными указанными архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями

игражданами. Под архивным документом понимается документ, подлежащий хранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Всостав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой РФ.

Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и объединений. Реализация этих задач возможна лишь путем их рационального построения, обеспечения полноты сбора документов, совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве.

5.6. Обработка документов

Распространяясь по каналам коммуникаций, документы оседают в массивах — неких собраниях документов, вливаясь в уже сформированную ранее их совокупность. Оптимальная работа с документами в массивах возможна лишь после предварительной их обработки. Аналитико-синтетическая обработка документов производится с целью свертывания информации о форме и содержании документа до уровня буквенно-цифрового шифра, библиографического описания, аннотации, реферата, научного перевода, обзора, а также включает извлечение из документов фактов, сведений, данных и фиксации их в специальных формах.

Обработка способствует упорядочению, систематизации, контролю за поступающими документами, свертыванию информации, в силу чего содержание документа может быть

130

представлено в более компактной форме, созданию поискового образа документа, в соответствии с которым возможно его разыскание в массиве, подготовке документа к хранению и последующему использованию.

Некоторые процессы аналитико-синтетической обработки носят характер предмашинной обработки, т.е. представляют собой совокупность действий, необходимых для подготовки документов и информации к вводу в память компьютера.

Обработка документа включает следующие подпроцессы:

•описание;

•классифицирование и индексирование, пред метизация;

•аннотирование и реферирование;

•микрофильмирование.

Библиографическое описание — это совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по установленным правилам и предназначенных для его идентификации и общей характеристики.

Систематизация преследует цель распределить поступающий материал по определенным, заранее заданным признакам, соответствующим той или иной классификации. Каждая из совре-

менных наук имеет или развивает свою частную дисциплину, изучающую специально вопросы систематизации соответствующих объектов познания. Такие дисциплины носят самые различные названия: типология, систематика, таксономия, теория классификации и др. Но суть их одна — систематизировать определенные объекты в целях более рационального познания.

Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов с целью определения места объекта в системе, которое указывает на его свойства. Строго и четко проведенная классификация одновременно подытоживает результаты предшествующего развития данной отрасли и вместе с тем отмечает начало нового этапа в ее развитии.

Классификация - система соподчинённых понятий (классов, объектов) какой-либо области знания или деятельности человека, часто представляемая в виде различных по форме схем, (таблиц) и используемая как средство для установления связей .между этими понятиями или классами объектов, а также для ориентировки в многообразии понятий или соответствующих Объектов.

131

Классифицирование (распределение документов по классам) сопровождается индексированием — проставлением условных обозначений, соответствующих подразделениям принятой классификации. Идентичные шифры присваиваются ограниченному количеству документов, обладающих идентичными сторонами: принадлежащих к одной отрасли знания, предметной области, имеющих единую типовую форму, функциональное предназначение и т.д. Таким образом, достигается обособление небольшого количества документов, зашифрованных одним обозначением, логическая последовательность обозначений способствует структурированию массива. Индексирование должно проводиться на основе непосредственного анализа документа с учетом характера информационно-поискового массива, элементом которого становится поисковый образ документа (ПОД), характера информационных потребностей пользователей данной информационно-поисковой системы (ИПС) в соответствии с общими принципами индексирования и особенностями их применения в конкретной организации.

В зависимости от задач поиска применяются различные принципы классифицирования документов, которые можно объединить в две большие группы: формальные и содержательные. К формальным классификациям относятся классификации документов по их собственным признакам, таким, например, как функции документа, размеры, степень маши-ночитаемости, материал, на котором документ изготовлен и т.д. Содержательные классификаторы используются для систематизации и поиска содержащейся в документах информации. Содержательные классификационные системы, используемые для систематизации и поиска документов и содержащейся в них информации, условно делят на несколько групп в зависимости от степени иерархичности. Основные понятия классификаций иерархического типа — это вид и род, служащие для выражения отношений между классами. Из двух классов тот, что содержит в себе другой,

— называется родом, а тот, что содержится — видом. В свою очередь вид может рассматриваться в качестве рода для входящих в него подвидов. В подобных системах классификаций может содержаться несколько уровней иерархии. Их преимущество состоит в простоте

132

индексирования и поиска. Такая классификация наиболее эффективна в том случае, когда классы в иерархической системе располагаются в естественном порядке и набор классов в течение времени не изменяется (т.е. предметы естественно находятся в жесткой иерархической соподчиненности).

Разновидностью иерархических являются десятичные классификации, используемые для систематизации содержания документов. Десятичными они называются потому, что области знания разбиты на десять классов, каждая из которых получает свой порядковый номер. Каждый выделенный класс служит родом для входящих в него видов, количество которых также равно десяти. Шифр заклассифицированного документа состоит из такого количества цифр, сколько в классификации уровней иерархии. Порядок следования цифр - от высших уровней иерархии к низшим. Иерархические классификации часто сочетаются с фасетными. Через двоеточие к основному шифру документа добавляются индексы фасет, уточняющие его форму, предназначение, особенности вида и т.д. Примерами таких классификаций служат Универсальная десятичная классификация (УДК), Библиотечно-библиографическая классификация (ББК), Международная классификация изобретений (МКИ) и др.

Алфавитно-предметная классификация — система классов предметных рубрик, каждая из которых соответствует определенной теме или одному виду предметов, причем предметные

рубрики расположены в алфавитном порядке имен этих предметов. Например, предметы, процессы, объекты, без следования естественной их зависимости. Естественным языкам присуща синонимия, в силу чего близкие по смыслу, но разные По написанию понятия могут оказаться в разных местах такой классификационной схемы. Поэтбму основная проблема ал-фавитно- предметных классификаций в ее устранении и в обозначении парадигматических связей между названиями предметов и тем, что преодолевается с помощью ссылок и отсылок. Таким образом, в едином алфавитном ряду перечисляются предметы, не связанные ни общностью содержания, ни процессами деятельности. На первый план выходит формальный -признак — алфавит предметных рубрик, что значительно облегчает поиск нужного документа.

133

Таким образом, подпроцессом обработки документа выступает предметизация — определение предметных рубрик для документа в соответствии с его содержанием. Подобные классификации используются в предметных каталогах, а также как вспомогательное поисковое средство в традиционных и электронных информационно-поисковых системах.

В результате обработки документов создается их поисковый образ — выделение ряда признаков, по которым документ можно однозначно идентифицировать, установить его форму и содержание, местонахождение в документном массиве. Это — обязательная процедура, предшествующая использованию, ибо в противном случае документ невозможно будет отыскать. Создаваемый ПОД представляет собой извлеченную и свернутую до различной степени информацию о документе, который получает после этой процедуры название первичной информации (первичного документа), а ПОД — вторичной. Таким образом, вторичная информация

— это результат анали-тико-синтетической переработки первичной. Вторичная информация более компактна, более формализована, в силу этого более мобильна и более экономна в движении по системам коммуникаций. Из нее легко формируется информационно-поисковый массив, служащий базой для поиска информации о документах.

Обработка различается в зависимости от ее направленности на весь документ, в единстве формы и содержания, и на его структурную часть — текст. В силу этого выделяется документная обработка, в результате которой документ получает идентификационные признаки (библиографическое описание, классификационный шифр, инвентарный номер и т.д.), и информационная обработка, предполагающая манипуляции с текстом документа. В процессе такой информационной обработки текст может быть сокращен, переведен на другой язык, сделана аннотация, реферат, обзор, тезисы, резюме. В результате получается еще один текст, связанный с оригиналом идентификационными признаками. Он более компактен, отражает его содержание и может быть использован вместо оригинала. Аннотация — краткая характеристика документа, его части или совокупности документов с точки зрения назначения, содержания, формы, других особенностей. В отличие от

134

аннотации, реферат — сокращенное изложение содержания документа (или его части) с основными фактическими сведениями и выводами. Он акцентирует внимание на новых сведениях и определяет целесообразность обращения к документу.

Все подпроцессы аналитико-синтетической обработки требуют творческого участия специалиста. Только человек может глубоко вникнуть в текст, выявить его глубинные взаимосвязи, оценить значимость. Но современные компьютерные средства позволяют эти операции частично формализовать, что дает возможность освободить специалиста от трудоемких рутинных операций, более эффективно организовать поиск документов в большом массиве, увеличить скорость обработки и степень релевантности.

5.7. Хранение документов

Хранение — это комплекс мероприятий, обеспечивающих наиболее рациональное размещение документов и их длительную сохранность с целью использования. Хранение включает: подготовку помещений и оборудования для размещения документов, расстановку их на полках, создание оптимального физико-химического и биологического режима. Под физико-химическим и биологическим режимом понимается предохранение документов от повреждения посредством создания и поддержания оптимальных условий хранения, т.е. оптимального освещения, ограничения прямых солнечных лучей, поддержание необходимой температуры, влажности, проведение комплекса противопылевых мероприятий, обеспечения противопожарной безопасности, защиты от биологических вредителей.

Хранение документов осуществляют архивы, библиотеки, музеи, центры научно-

технической информации, отдельные предприятия и организации. Различают постоянное (бессрочное) хранение документов, имеющих особую историко-культурную ценность, и временное хранение, ограниченное конкретным промежутком времени, после истечения которого документы подлежат уничтожению. Необходимость уничтожения документов диктуется ограниченностью площадей, моральным устареванием их содержания и изношенностью,

135

ветхостью материального носителя, не позволяющим качественно его использовать. Чтобы упорядочить этот процесс в архивной и библиотечной деятельности сформированы критерии, согласно которым определяется ценность документа и сроки хранения его конкретных разновидностей (от 3 до 75 лет).

Организация хранения документов предполагает построение общей структуры хранилищ таким образом, чтобы отдельные ее звенья или все звенья в совокупности могли удовлетворять потребности в документах организаций, предприятий и каждого конкретного потребителя. Это достигается координацией их комплектования, базирующейся на сочетании универсальных (федеральных и региональных) хранилищ со специализированными (комплектующими лишь отдельные разновидности документов) и отраслевыми. К универсальным хранилищам относятся в основном крупные библиотеки (РГБ, РНБ, универсальные областные, краевые и республиканские библиотеки). Примерами специализированных хранилищ могут служить: ВНТИЦентр, собирающий на федеральном уровне неопубликованные документы, ВИФС, комплектующий фонд стандартов и технических условий, ВПТБ и др. Отраслевые хранилища ограничивают профиль комплектования документами отраслевого содержания.

Средства хранения развиваются и совершенствуются с каждым годом. К традиционным формам хранения в виде рукописных или печатных документов на бумажной основе прибавились микрофильмы, магнитные пленки, оптические диски и другие средства, позволяющие длительное время сохранять информацию. Микрофильмирование — это получение фотографическим путем на специальном носителе существенно уменьшенных (иногда в сотни раз) микрокопий документоворигиналов - микрофильмов. Основное назначение микрофильмирования - обеспечить создание емких хранилищ документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз, облегчить процедуру поиска документов. Системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.

136

Микрофильмы по видам и технологическим особенностям можно подразделить на:

•рулонные микрофильмы, информация на пленке в которых располагается последовательно по всей длине рулона;

•микрофильмы в отрезках — отдельные кадры микрофильмов, которые помещаются в прозрачные конверты, из которых потом формируются картотеки;

•микрокарты — плоские карточки определенного формата. Основа карточки может быть прозрачной и непрозрачной. Микрокарты на прозрачной основе называются диамикрокартами (микрофишами).

В настоящее время проблема хранения значительно видоизменяется в связи с активным переводом документов на машиночитаемые носители. Этот процесс имеет две стороны: хранение документов, которые изначально создавались в машиночитаемом варианте; перевод традиционных документов в машиночитаемые формы. Если первая сторона вопроса упирается в проблему создания необходимых условий хранения машиночитаемых документов, то вторая касается решения дополнительной задачи — определения вида документов, которые могут быть полностью или частично переведены на машиночитаемые носители, а также видов, которые нецелесообразно переводить.

Перспективным направление развития хранения является голографирование документации - создание голографической копии документа (голограммы) методом его съемки на специальные пластинки или пленки с помощью лазерного луча. На одной голограмме размером 102x126 мм можно поместить более тысячи микроголограмм диаметром 1-2 мм, что соответствует нескольким тысячам страниц текста.

5.8. ПОИСК документов

Хранящиеся документы составляют документный массив, в котором место каждого документа должно быть четко определено и закреплено. Документы должны быть заклассифицированы, должны быть выделены поисковые признаки каждого из них, что необходимо для поиска

документов и является базой для создания информационно-поисковой системы (ИПС).

137

Автоматизированные и ручные ИПС дают возможность найти необходимый документ в любом структурированном массиве.

Под поиском понимается совокупность логических и технических операций, имеющих конечной целью нахождение документов, сведений о них, фактов, данных и т.п. в информа- ционно-поисковом массиве. Информационно-поисковый массив представляет собой упорядоченную совокупность поисковых образов документов вместе с адресами их хранения. Примерами информационно-поискового массива могут служить каталоги библиотек, компьютерные базы данных.

Взависимости от применяемой технологии различают ручные и автоматизированные ИПС.

Вручных (карточных) ИПС поиск происходит по краткому формализованному описанию документов на карточках. В зависимости от принятого принципа организации карточек в ИПС на первый план выходят разные признаки документа — классификационный шифр, инвентарный номер, предметная рубрика, Ф.И.О. автора и т.д. Карточки в картотеке отделены друг от друга разделителями, на которых проставлены либо шифры в цифровой последовательности, либо буквы алфавита. За разделителями и собираются карточки, содержащие идентификационные признаки документов, имеющие указанные признаки.

Ручные ИПС построены по линейному принципу. Это означает, что поиск можно проводить лишь по одному признаку, главенствующему в данной поисковой системе, например, по содержанию. Чтобы произвести многоаспектный поиск, нужны вспомогательные средства, представляющие информационно-поисковый массив, перестроенный по ряду других признаков, например, алфавитно-предметному, хронологическому, нумерационному и т.д. Таким образом, для эффективного поиска ведением одной картотеки не ограничиться. Необходимо дополнение в виде еще нескольких картотек, в которых карточки на одни и те же документы будут расположены в другой последовательности и за другими разделителями.

Совместить несколько вариантов поиска возможно только в автоматизированных ИПС. Автоматизированный документный поиск может быть организован на основе различных технологий: по ПОД, по полному тексту документа, по

138

гипертекстовым ссылкам и др. Поиск по ПОД осуществляется аналогично в ручных и автоматизированных ИПС, только идентификацию документа по поисковым признакам производит компьютер. Поиск по полному тексту документа основан на формализации текста, переводе его в машиночитаемую форму. Обработка текста предполагает выделение дескрипторов и составлении тезауруса — перечня дескрипторов, проранжированных по частоте употребления. Тексты документа хранятся в памяти компьютера. А их поиск и вывод осуществляется в соответствии с поисковым предписанием. Предписание имеет вид логического произведения некоторого множества ключевых слов — дескрипторов. Документ считается отвечающим на информационный запрос и подлежит выдаче, если в нем одновременно содержатся все ключевые слова поискового предписания.

И наиболее сложная технология — гипертекстовая. Основная идея гипертекстовых технологий состоит в том, что поиск документной информации происходит с учетом множества взаимосвязей, имеющихся между документами, как логических, так и ассоциативных. Доступ к информации осуществляется не путем последовательного просмотра текстов, а путем движения от фрагмента одного текста к фрагменту другого. Движение осуществляет сам пользователь и оно называется «навигация».

В зависимости от того, какую форму имеет информация в процессах хранения и поиска, ИПС подразделяются на документные и фактографические. Документные ИПС выдают в результате поиска сами документы, их копии или же адреса хранения. Фактографические ИПС помогают отыскать отдельные сведения, факты из текста документов. Между документным и фактографическим поиском нет принципиальной разницы. По способам поиска оба вида идентичны. Отличия имеются в содержательной стороне объекта поиска: в первом случае ищут документ или сведения о нем, а во втором — факт, отраженный в документе. Характерной особенностью всех документных ИПС является то, что извлечение нужной информации из найденного документа осуществляет сам потребитель. Фактографические ИПС предназначены для поиска конкретных фактов, сведений, данных в ответ на фактографические запросы

139

без обращения потребителя к документам, в которых они содержатся. Промежуточное место занимают документно-фактографические ИПС, результатом поиска в которых являются запрашиваемые факты, сведения, данные со ссылкой на документ, в котором они зафиксированы.

Сам поиск представляет собой творческий процесс, несмотря на то, что многие его стороны жестко формализованы. Этапы поиска следующие:

•формулировка запроса;

•анализ запроса и составление поискового предписания — перевода запроса с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, предметной рубрики, перечня дескрипторов и т.д.);

•реализации поискового предписания в информационно-поисковом массиве и выборка релевантных документов, т.е. соответствующих данным формальным признакам;

•выбор из релевантных документов пертинентных, т.е. соответствующих реальным потребностям пользователя.

Для быстрого поиска нужных документов необходимо создание единой системы классификации документов с общими для всей системы правилами индексирования по этой системе, едиными правилами расстановки и хранения первичных документов, взаимосвязь со справочным аппаратом. Всякий раз, когда возникает потребность произвести поиск, пользователю необходимо решить следующие проблемы: определить цель поиска, отводимое время на поиск, материальные ресурсы, используемые при поиске, необходимые точность и полноту поиска. Перечисленные факторы оказывают значительное влияние на результаты поиска.

Любой поиск - довольно трудоемкое и дорогое мероприятие. Чем выше точность и полнота поиска, т.е. чем больше документов найдено и чем более они релевантны, тем дороже и дольше сам поиск. Поэтому цель поиска должна определить оптимальную полноту и точность (большую или меньшую), соответственно и задействованные материальные ресурсы и затрачиваемое время.

140

Под стратегией поиска понимается организация, подго-1ка и использование имеющихся

материальных ресурсов для остижения поставленной цели в отводимое на поиск время. В 'Зависимости от этого осуществляется решение тех или иных задач и устанавливается последовательность выполняемых мероприятий. Стратегия поиска конкретного документа зависит От наличия исходных данных о нем. Если известен автор доку-' мента, то проще всего документ разыскать в алфавитном каталоге или авторском вспомогательном указателе к библиографическим пособиям. Если же автор не установлен, а известно Лишь общее содержание, то поиск следует начинать с установления соответствующего шифра систематической классификации, а затем просмотра всех документов, зашифрованных аналогично в ИПС. Всевозможные варианты поиска документов разрабатывает такое научно-практическое направление, Как библиографическая эвристика. Принципы, закономерности, технологии автоматизированного поиска документов и Содержащейся в них информации — основная задача такой научной дисциплины, как информатика.

5.9. Использование документов

Проблема использования документной информации многомерна и сложна. Документы пронизывают все структуры общества и присутствуют на всех этапах производственной, управленческой, хозяйственной и т.д. деятельности.

Документ реализует воплощенный в нем проект его использования, который создается на предшествующих этапах. Однако употребление документа не сводится к простому воспроизведению его использования. Оно нередко выявляет в документе значения и функции, отличные от спроектированных в процессе его создания. Использование потребительских благ в значительной мере зависит от того, в какой социальной и культурной среде они потребляются. Кроме того, оно испытывает воздействие таких факторов, как специфика культурных традиций,

мода, престиж и т.д. Помимо прямого использования документа, тех или иных благ, связанных с его непосредственным назначением, в потребительской деятельности осуществляется ряд

Ьйбпутствующих функций: выражения и распространения социальных норм и ценностей, социализации индивидов и т.п.

141

Суть документа — в передаче информации адресату. В том случае, когда документ доведен до адресата, информация, заключенная в нем, прочитана и понята, уже можно говорить об

использовании документа. Но на этом жизненный цикл документа не заканчивается. Он вливается в документный массив, где становится интегральной частью целого. И в этом качестве он может быть использован повторно и в разных целях.

Документ может быть использован в справочных целях. Для этого потребитель обращается к работникам, осуществляющим хранение документов и организацию их использования, с запросом, либо касающимся того или иного конкретного документа, выдержки (факта) из него, либо с просьбой предоставить неопределенную совокупность документов по конкретной теме. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную информационную потребность. Запрос может быть конкретный, касающийся определенного документа, факта (совокупности фактов), имеющихся в его содержании, либо неопределенный (тематический). В ответ на запрос выдается справка, характер которой определяется запросом. Документы, которые вьщаются в ответ на запрос потребителя и соответствуют ему, называются релевантными.

Но нередко потребитель не может четко осознать и сформулировать свою потребность в документах в форму запроса. Поэтому среди представленных на запрос документов могут оказаться и ненужные ему. Документы, соответствующие истинной потребности, даже первоначально неосознаваемой, называются пертинентными.

Справки, выдаваемые потребителю, подразделяются на тематические, документные, фактографические и адресно-библиографические. Тематические справки представляют собой подборку документов по теме, заданной потребителем. Документные справки предполагают в ответ на запрос выдачу самого документа или его копии. Фактографические справки предполагают извлечение из текста документа каких-либо сведений. Например:

•сведения о каком-либо лице (дата, место рождения, стаж трудовой деятельности, работы, награды, заслуги и т.д.);

142

•имена собственные (названия стран, городов, географических объектов);

•даты каких-либо событий;

•физические, химические и математические формулы;

•статические данные;

•технико-экономические показатели и т.д.

Адресные справки устанаачивают местонахождение нужного документа и содержат его поисковые признаки. Библиографические справки представляют библиографическое описание документа, которое позволяет его отыскать в каталоге, библиографическом указателе, библиографической базе данных.

Кроме того, совокупность документов, подобранная в массив, позволяет осуществлять более сложные виды деятельное-, ти. Например, аналитическую, экспертную и мониторинговую. Эти виды деятельности предполагают глубокую смысловую •обработку текстов документов, в результате которой из имеющейся в массиве информации путем логической переработки создается новая.

Анализ имеющихся документов по тому или иному вопросу позволяет установить современный уровень решения проблем в конкретной области деятельности, используемые подходы к решению, содержательные аспекты, хронологические и географические границы, круг авторов и учреждений, работающих над проблемой и т.д., что и является задачей аналитической деятельности.

Анализ документов по данным параметрам весьма часто используется и при проведении различного рода экспертиз. Экспертиза — процедура оценки качественного состояния того или иного объекта (процесса) независимыми экспертами. Экспертиза позволяет оценить значимость событий, явлений, '.предметов и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость &В других документах, на основе этих данных сделать выводы, выходящие за пределы информации, непосредственно зафиксированной в тексте документов.

Мониторинговые исследования — постоянное отслеживание по Документам различного рода изменений, происходящих в различных социальных сферах: законодательстве, общественном

143

мнении, технике и технологии, потребительском спросе и т.д. Мониторинговая технология дает возможность исследовать объект в хронологической последовательности, в развитии, периодически получать данные об изменениях его параметров и на этой основе вырабатывать конкретные практические решения, делать текущие и стратегические прогнозы.

5.10. Правовые вопросы работы с документами

Принятые на международном уровне основы информационных прав получили закрепление и развитие в национальном законодательстве различных стран. В международных законодательствах передовых зарубежных стран, законодательстве Российской Федерации сформулированы принципиальные положения: «Право на информацию является одним из фундаментальных прав человека»; «Деятельность государственных органов, организаций, предприятий, общественных организаций и должностных лиц осуществляется на принципах информационной открытости». Эти принципы выражаются в доступности для граждан документированной информации, представляющей общественный интерес или затрагивающей личные интересы граждан.

Современная информационная политика в России обеспечивает конституционные права граждан на свободу слова и получение разнообразной информации о жизни общества. Ее основу составляют:

•право на производство (создание) информации;

•право на создание информационных систем, технологий и средств их обеспечения;

•авторское право;

•право интеллектуальной собственности, имущественные права на документированную информацию;

•право на передачу информации;

•право на распространение информации;

•право на поиск информации;

•право на получение информации;

•право на использование информации;

•право на защиту от ложной, недостоверной и недобросовестной информации.

144

Право на производство информации присуще каждому человеку от рождения. Оно не предоставляется, а гарантируется и охраняется государством. В человеческом обществе непрерывно создается самая различная документированная информация: бытовая, производственная, научно-техническая, социально-экономическая, политическая, художественная и т.д.

Всвязи с реализацией рассматриваемого права возникают проблемы авторства, личных прав

иимущественных прав. Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах» регулирует отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы

иискусства (авторское право), фонограмм, исполнений, постановок, передач организаций эфирного или кабельного вещания (смежные права).

Объектами авторского права являются литературные произведения, драматические и музыкально-драматические произведения, сценарии, а также произведения живописи, архитектуры, хореографические, музыкальные, фотографические, географические, производные произведения (переводы, обработки, аннотации, рефераты, резюме, обзоры и другие переработки произведений науки, литературы и искусства), сборники (энциклопедии, антологии, базы данных)

идругие составные произведения, представляющие собой по подбору или расположению материалов результат творческого труда. Авторское право распространяется как на обнародованные произведения, так и на необнародованные, существующие в какой-либо объективной форме:

• письменной (рукопись, машинопись, нотная запись и др.);

• устной (публичное произнесение, публичное исполнение);

• звукоили видеозапись;

• изображение (рисунок, эскиз, картина, кино-, теле-, видеоили фотокадр и т.д.). Обнародование произведения — осуществленное с согласия автора действие, которое

впервые делает произведение доступным для всеобщего сведения путем его опубликования, публичного показа, публичного исполнения, передачи в эфир или иным способом.

145

Авторское право на произведение возникает в силу факта его создания. Для возникновения и осуществления авторского права не требуется регистрации произведения, иного специального оформления или соблюдения каких-либо формальностей. Автору в отношении его произведения принадлежат личные неимущественные права:

•право признаваться автором произведения (право авторства);