7.3. Структура и штатная численность персонала

Структура (состав подразделений организации) и численность штатов (наименование должностей и их число по подразделениям) закрепляются специальным документом. Такой документ оформляется на общем бланке организации, подписывается заместителем руководителя организации, визируется главным бухгалтером, начальником отдела персонала и утверждается генеральным директором. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью. Приведем пример данного документа, утвержденного в одном из ООО.

ООО "Фирма" Утверждаю:

Генеральный директор

____________ Н.Е. Петров

Структура и штатная численность персонала

30.05.2008

г. Москва

Наименование структурных подразделений организации	Наименование должностей	Штатная численность
Отдел администрации	Генеральный директор	1
	Менеджер по персоналу	1
	Секретарь	1
	Курьер	1
Отдел маркетинга	Директор по маркетингу	1
	Контент-редактор	1
	Дизайнер	1
Отдел технологии	Технический директор	1
	Системный администратор	1

Визы:

01.04.2008

Директор по маркетингу Шаповалов С.А.

---------------------- _______ -------------------

Должность Подпись Расшифровка подписи

Технический директор Мосолов И.В.

-------------------- _______ -------------------

Должность Подпись Расшифровка подписи

Штатное расписание

В штатном расписании организации закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на общем бланке организации и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда. Штатное расписание подписывается руководителем службы управления персоналом и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В грифе утверждения указывается общая штатная численность работников и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью. Штатное расписание составляется на долгий период времени, однако при необходимости в него вносятся изменения, оформленные соответствующим приказом по организации.

Личное дело

Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией. К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. увольнением. Личное дело оформляется после приказа руководителя о приеме работника в организацию. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому организации по-разному решают порядок их ведения. Однако на основании сложившейся практики кадрового делопроизводства предлагаем рассмотреть оптимальный порядок ведения личных дел сотрудников организации <1>.

--------------------------------

<1> Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Издательский Торговый Дом "Герда", 1999. С. 134 - 149.

Каждое дело формируется в отдельной папке, на обложке которой указывается номер дела, фамилия и инициалы сотрудника, дата поступления на работу в организацию.

Документы в личное дело рекомендуется включать в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);

- автобиография;

- анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

- экземпляр трудового договора с приложениями;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копии);

- копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);

- характеристики или рекомендательные письма с предыдущих мест работы.

Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включают.

Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника без документального подтверждения не допускается. Изъятие документов из личного дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен.

Личные дела учитывают в журнале учета личных дел. Хранение личных дел осуществляется в специальных металлических шкафах. Хранят только личные дела работающих сотрудников. Личные дела уволенных сотрудников сдают в конце года на хранение в архив учреждения или межведомственный архив.

Рассмотрим документы, входящие в состав личного дела.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Резюме, по сути, представляет собой саморекламу специалиста. Задача претендента - в сжатом конкретном виде на одной странице представить информацию о себе в ответ на требования, изложенные в заявке или объявлении. Единых правил составления резюме нет, однако в нем принято отражать следующие блоки информации о себе: личные данные (Ф.И.О., возраст, адрес, семейное положение); цель, которую ставит перед собой претендент, поступая на работу; опыт работы (должности и организации, которые занимал соискатель, отдельные успехи), обычно указывается в последовательности от последнего места работы к предыдущему и т.д. до самого первого; образование; владение иностранными языками; навыки работы с оргтехникой и ПК, знание компьютерных программ. Черты характера: указываются три важных, по мнению соискателя, присущих ему черты (например, коммуникабельность, аккуратность, целеустремленность).

Личный листок по учету кадров (аналогичная форма - анкета) - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности в организации. Имеет место документ, именуемый дополнение к личному листку (анкете), в котором указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела. Первый раздел фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство. Второй раздел фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами. Дополнение к личному листку (анкете) заполняет работник, ведущий документы по кадрам. При этом в реквизитах к дополнению должна стоять отметка о проверке личного дела с подписью и датой.

Заявление. Это документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или же на трафаретном бланке, разработанном в данной организации. На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда. Руководитель организации, наделенный правом найма работников, накладывает свою резолюцию о принятии работника. После этого заявление поступает в отдел кадров или к менеджеру по персоналу, ведущему кадровые документы, затем издается приказ. В случае отказа о приеме заявителю могут сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону.

Приказ по личному составу. Приказ фиксирует такие сведения о кадрах, как: прием на работу, перемещение по службе, увольнение с работы, отпуск, награждения, взыскания, установление должностных окладов, командировки, смена фамилии.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа. В номере приказа (индексе) проставляется буква "К", означающая, что это приказ по кадрам. Каждый приказ или пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

В приказе при приеме на работу следует указывать:

- на какую должность принимается работник;

- в какое подразделение;

- с какой оплатой;

- с какого числа;

- вид работы - постоянная с испытательным сроком; со стажировкой, временная (на какой срок), по совместительству;

- особые условия работы - с принятием материальной ответственности; с сокращенным или ненормированным рабочим днем и т.д.

В приказе при увольнении работника с работы указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью ТК РФ. В основании дается ссылка на личное заявление работника или докладную записку руководителя подразделения (при увольнении по инициативе администрации).

Фамилии, имена и отчества работников пишут полностью.

Личная карточка

Основным учетным документом является личная карточка (форма Т-2). Она имеет типовую межведомственную форму, утвержденную Госкомстатом.

Личная карточка заводится на всех сотрудников, принятых на работу. Она состоит из вопросов и ответов на них. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров и заполняется в одном экземпляре (все изменения, предусмотренные формой, должны отражаться в личной карточке своевременно). Личная карточка ставится в алфавитную картотеку работников, хранящуюся в отделе персонала. Сотрудник, ведущий кадровое делопроизводство в организации, заполняет личную карточку от руки или на компьютере, а затем распечатывает на принтере после подписания приказа о приеме сотрудника на работу. Основанием для записей служат документы - паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д. На карточке в обязательном порядке должны стоять дата заполнения и личная подпись работника. Карточки должны храниться в сейфе (металлическом шкафу) в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников формируют в специальное дело в алфавитном порядке.

Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим рабочий стаж сотрудника. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. По закону запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, а в случае приема на работу - сдать ее. Трудовая книжка заводится на любого работника, проработавшего в организации более 5 дней. Поступающие на работу впервые предъявляют документ о последнем занятии (аттестат, диплом или свидетельство об окончании учебного заведения), а уволенные из рядов Вооруженных сил - военный билет.

Образец заполнения трудовой книжки

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Сведения о работе АТ-III N 1085340 │

├──────┬────────────────┬───────────────────────────────┬─────────────────┤

│ N │ Дата │ Сведения о приеме на работу, │ Наименование, │

│записи├─────┬─────┬────┤ переводе на другую постоянную│ дата и номер │

│ │число│месяц│ год│ работу, квалификации, │ документа, на │

│ │ │ │ │ увольнении (с указанием │ основании │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на статью, │ которого │

│ │ │ │ │ пункт закона) │ внесена │

│ │ │ │ │ │ запись │

├──────┼─────┴─────┴────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├──────┼─────┬─────┬────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ 9 │ 20 │ 04 │1990│Освобождена от работы в ЦЭНИИ │Приказ от │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │при Госплане РСФСР на основании│19.04.1990 N 94к │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │п. 5 ст. 29 КЗоТ РСФСР в связи │ │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │с переводом в Московскую │ │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │Ассоциацию научных и творческих│ │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │работников "Ментор-Синема". │ │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │Зав. ОК М.П. Г.М. Дзаридзе│ │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │ Компания Интерарк │ │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ 10 │ 21 │ 04 │1990│Назначена зав. организационным │Приказ от │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │отделом компании в порядке │20.04.1990 N 8 │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │перевода из ЦЭНИИ при Госплане │ │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │РСФСР. │ │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │Директор компании │ │

├──────┼─────┼─────┼────┼───────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │Трубицын В.Н. Трубицын│ │

└──────┴─────┴─────┴────┴───────────────────────────────┴─────────────────┘

Рисунок 4.1

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Данное Постановление является основным справочным материалом для сотрудников отдела кадров, заполняющих трудовые книжки в организациях.

Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее 5 дней со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- о работе: прием, перевод на другую должность, увольнение;

- о награждениях и поощрениях;

- об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационализаторских предложениях.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся. Все записи в трудовую книжку делают после издания приказа не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи, соответствующие тексту приказов, должны вестись шариковой или перьевой ручкой черным, синим или фиолетовым цветом. Фамилию, имя, отчество пишут полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование удостоверяется соответствующими документами - дипломами, аттестатами или удостоверениями.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Запись о работе по совместительству может быть сделана по месту основной работы (по желанию работника) на основании соответствующей справки, выданной на работе по совместительству.

Работник организации, отвечающий за кадровое делопроизводство (менеджер по персоналу), своей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать организации.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то ее дополняют вкладышем, но вкладыш без трудовой книжки не действителен. При его наличии на титульном листе делается запись или ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывают его серию и номер. Записи во вкладыше продолжаются в порядке, начатом в трудовой книжке.

Договор об индивидуальной или коллективной

материальной ответственности персонала

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 238) организации может быть нанесен материальный ущерб со стороны ее работников. В такой ситуации работники, виновные в нанесении ущерба, должны его возместить. На работодателя (ст. 234 ТК РФ) также может возлагаться материальная ответственность за вред, нанесенный здоровью работника, или за ущерб, причиненный незаконным увольнением.

К материальной ответственности могут быть привлечены все работники организации. В основном возмещение ущерба ограничивается по отношению к заработной плате работника. Такая материальная ответственность называется ограниченной. Наиболее распространенной считается такая форма материальной ответственности, по которой работник обязан возместить ущерб в пределах своего среднего месячного заработка.

Для руководителей, незаконно уволивших или переведших работника на другую работу, установлен предел ограниченной материальной ответственности в размере трех месячных должностных окладов. Кроме того, за задержку заработной платы работодатель обязан выплатить проценты по ставке не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК РФ).

Если на работника наложена обязанность возместить причиненный ущерб в полном объеме, без ограничений, то такая материальная ответственность называется полной. Полная материальная ответственность подразделяется на индивидуальную и коллективную. Коллективная материальная ответственность может быть основана только на письменном договоре между работодателем и всеми членами трудового коллектива в случаях, когда невозможно провести разграничение материальной ответственности каждого работника (ст. 245 ТК РФ). По данному договору ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива должен указать отсутствие своей вины.

Ниже приведен типовой договор о полной коллективной материальной ответственности.

Договор о коллективной материальной ответственности

"__" __________ 20_ г. N __ г. Москва

В целях обеспечения сохранности материальных ценностей ЗАО "Эдельвейс"

в лице Генерального директора Семенова С.А., именуемого в дальнейшем

"Предприятие", с одной стороны, и члены коллектива

____________________________________, именуемые в дальнейшем "Коллектив",

(наименование отдела, цеха, участка)

руководителя коллектива - начальника цеха Кузнецова Ю.М.,

в лице --------------------------------------------------------- заключили

(Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность)

настоящий договор о следующем: