Тема 10. Методи проектування організації праці
1. Вибір і побудова організаційної системи управління в організації або групі.
2. Формування детального організаційно-штатного розкладу.
3. Взаємовідносини власників і найманих керівників.
Вибір і побудова організаційної системи управління в організації або групі
Після остаточного твердження організаційно-економічної і фінансово-правової схем роботи створюваної групи необхідно приступити до формування організаційно-управлінської системи групи.
Спочатку необхідно власникові здійснити вибір між лінійно-функціональною (див. рис. 10.1) і дивизиональной системами управління (див. рис. 10.2). Корінна відмінність цих двох систем управління полягає в розподілі повноважень по управлінню і ухваленню рішень в холдингу: або усі рішення приймаються централізований, або усі повноваження делегуються керівникам окремих організацій, підконтрольних компанії холдингу, що управляє.
Рис 10.1. Лінійно-функціональна (централізована) система управління
Перевага дивизиональной структури полягає в її наближеності до реальної обстановки, чіткому і оперативному впливі на неї. Основним недоліком є її инвидуализация, відірваність, відособлення від холдингу, можливість приймати рішення, що йдуть врозріз з інтересами холдингу. У зв'язку з цим основним недоліком дивизиональной структури управління є необхідність здійснення тотального контролю з боку холдингу за її діяльністю.
Рис 10.2. Дивізіональна (децентрализована) Система управління
Як показує практика, в умовах сучасної економіки в силу історичних, географічних, національних чинників, найбільш прийнятною для власників є жорстко-централізована система управління.
2. Формування детального організаційно-штатного розкладу
В уяві багатьох людей штатний розпис є неодмінним атрибутом підприємства. Навіть працівники контролюючих органів досить часто вимагають подавати їм на перевірку цей документ, щоб знайти у ньому якісь помилки чи неузгодженості й покарати за це підприємство. Зважаючи на поширеність на практиці різноманітних питань, що виникають стосовно штатного розпису, пропонуємо...
У чинному законодавстві України визначення цього поняття немає. Тож звернімося до загальновживаного значення цього терміна. При цьому розглянемо окремо поняття: "штат", "розпис", "штатний розпис".
Штат — 1. Постійний, встановлений склад співробітників на певному підприємстві чи в установі. 2. Документ, який визначає склад співробітників тієї чи іншої установи із зазначенням їхніх посад і посадових окладів. Окрім того, штатний— який перебуває у штаті.
Розпис — список із переліком когось, чогось; реєстр.
Штатний розпис — документ, що визначає склад працівників певного закладу, установи із зазначенням їхніх посадових окладів (стор. 1066 Словника).
З наведеного випливає, що штатний розпис — це завжди документ, на противагу йому штат — не обов'язково документ, скоріше навпаки, це не документ, а реальні живі люди.
Наприклад, якщо на торговельному підприємстві на підставі трудового договору постійно працюють шість працівників, п'ять з яких є продавцями, а шостий — директор, то є всі підстави говорити, що штат цього підприємства складається з шести працівників — п'ятьох продавців та одного директора. При цьому ніякого документального підтвердження (штатного розпису) для цього не потрібно. Хоча штатом називають також і документ. У цьому разі "штат" означає те саме, що й "штатний розпис".
На практиці також часто вживають поняття "штатна одиниця".
Словник це поняття не визначає, проте й без цього зрозуміло, що штатна одиниця — посадова чи робоча одиниця, передбачена штатом (штатним розписом).
Тобто штатні одиниці — це кількість, передбачена документом, на папері. Тому, скажімо, за умовами прикладу, наведеного в попередньому абзаці, некоректно стверджувати, що торговельне підприємство має шість штатних одиниць. Воно має шість працівників, які становлять його штат або працюють на штатних посадах. А штатних одиниць може бути більше чи менше, залежно від того, яка їх кількість встановлена документом цього торговельного підприємства — штатним розписом.
Хто повинен складати штатний розпис?
Відразу зауважимо, що, говорячи юридичною мовою, штатний розпис — локальний нормативно-правовий акт, тобто документ, яким у разі його затвердження зобов'язане керуватися підприємство у своїй діяльності. З огляду на це складати його повинен не будь-який працівник підприємства, а тільки уповноважений працівник.
У З ст. 64 ГКУ зазначено, що підприємство самостійно встановлює штатний розпис. Як правило, це саме положення повторюється у статутами документах, без зазначення конкретної особи. Штатний розпис розробляє та встановлює керівник підприємства, тому що саме він є представником підприємства. Однак керівник може передавати це право іншим працівникам, наприклад своїм наказом. Або ж обов'язок щодо роз’яснення штатного розпису може покладатися на керівника його посадовою інструкцією. Та в будь-якому разі штатний розпис затверджує, як правило, керівник підприємства.
На підприємствах, де є відділ кадрів, служба персоналу чи інші аналогічні структури, штатний розклад розробляють працівники саме цих служб. В компаніях, де таких служб немає, цим займається сам керівник, або інші уповноважені ним особискажімо, бухгалтер.
Здебільшого на практиці окремий наказ про значення працівника, відповідального за розселення штатного розпису, не видається. Такий наказ передається керівником працівнику в усній формі.
А от уже розроблений штатний розпис затверджується письмовим наказом.
У такому разі радимо в останньому наказі зазначити особу, відповідальну за його складання і що саме вона несе :відповідальність за відповідність окремих положень штатного розпису чинному законодавству, наприклад, розміру посадових окладів, який повинен бути не меншим від встановленого законодавством мінімуму тощо. А відповідальний працівник підтверджує це своїм підписом у наказі.
У статуті може бути також зазначено, що штатний розпис встановлюється власником. У такому разі штатний розпис може бути затверджено розпорядженням власника (якщо власник одноосібний) чи протоколом загальних зборів власників (якщо власників кілька). Хоча розпорядженням (протоколом) право встановлення штатного розпису може делегуватися керівнику підприємства. А вже останній має право чинити так, як це описано вище.
Організаційно-управлінська система будь-якої організації або групи обов'язково включає елементи або ланки управління і функціональні зв'язки - рівні супідрядності між ланками управління.
У комерційних організаціях традиційно розрізняють три рівні управління:
- вищий (власники, рада директорів, колегіальний і одноосібний орган управління);
- середній (керівники служб);
- нижчий (керівники підрозділів служб).
В той же час, як показує практика організації управління більшості найбільших зарубіжних і вітчизняних компаній і холдингів, в організаційно-управлінській системі можуть паралельно існувати два типи розподілу повноважень, що управляють :
- явний тип (де-юре, коли самі власники безпосередньо є представниками колегіальних і одноосібних органів управління і відповідно до законодавства мають право першого підпису і несуть усю повноту відповідальності як керівники перед законом);
які займають самі власники, ніде при цьому не числячись; подібні посади законодавством не обмовляються, але в силу заздалегідь встановлених порядків, ділових стосунків усі рішення в холдингу приймають, наприклад, саме президенти, а не генеральні директори або голови правління - генеральні директори тільки підписують документи, а фактичні рішення приймають і проводять в життя самі власники, виступаючи в холдингу як президенти і тому подібне; при цьому в організаційному проекті при створенні організації або холдингу подібні неформальні, неявні механізми управління відразу необхідно обумовити, щоб усі наймані керівники і співробітники прекрасно уявляли собі, хто реально приймає рішення і кому у результаті необхідно підкорятися).
На мал. 10.3 представлена зразкова узагальнена організаційно-управлінська схема холдингу, побудована за лінійно-функціональним (централізованому) принципом. У цьому прикладі розглядається організаційно-управлінська схема компанії холдингу, що управляє, і далі під словом "холдинг" автор матиме на увазі компанію, що управляє.
Рис 10.3. Зразкова узагальнена організаційно-управлінська схема, побудована за лінійно-функціональним (централізованому) принципом
Найвищим органом управління є загальні збори учасників, акціонерів холдингу. Повноваження загальних зборів учасників, акціонерів визначаються законодавством і статутом компанії, що управляє. У цьому прикладі під загальними зборами розуміється не лише сам термін, визначений корпоративним законодавством, але і взагалі власники - реальні власники бізнесу, оскільки вони самі можуть безпосередньо юридично (см вищий - неявний тип управління) холдингом не володіти.
Власникам бізнесу належить реальна влада, і саме власники визначають і приймають усі ключові рішення в холдингу.
За рішенням загальних зборів в холдингу (компанії, що управляє) може обиратися рада директорів. Повноваження ради директорів визначаються законодавством. При цьому згідно із законодавством власники не можуть бути членами ради директорів. У організаціях з числом учасників або акціонерів більше 50 рада директорів обирається в обов'язковому порядку.
Рішенням загальних зборів обирається одноосібний (директор, генеральний директор) і/або колегіальний (правління, дирекція) орган управління. Повноваження одноосібного і/або колегіального органу управління визначаються законодавством. У разі існування неявного типу управління (см вищий) в холдингу паралельно з одноосібним і/або колегіальним органом управління власниками вибирається президент, який неявно приймає усі управлінські рішення.
3 одноосібним виконавчим органом виступає генеральний директор. Якщо в схемі є присутніми неявні механізми управління, то холдингом управляє президент при одночасно діючому генеральному директорові, який формально ніяких рішень не приймає. У нашому прикладі неявні механізми управління відсутні, оскільки особливої складності для опису процесу формування організаційно-управлінської структури це не представляє.
У такому разі до виконавчого додається юридично неявний, але повновладний орган управління - президент, віце-президенти.
Організаційно-управлінська структура включає усі основні служби (департаменти, управління) і підрозділи служб (відділи, робочі групи), які безпосередньо координують усю поточну діяльність холдингу.
Департамент по виробництву. Керівником департаменту по виробництву є заступник генерального директора по виробництву (чи віце-президент по виробництву - при неявній схемі управління), хоча не обов'язково. В якості керівника департаменту по виробництву може бути призначений власниками або найманими керівниками досвідчений виробничник, який безпосередньо
кадрове забезпечення основних механізмів побудови майбутньої організації і групи організацій