Краткая справка о месте прохождения практики и характере выполняемой работы

Я работала в компании ООО «СНС Экспресс» которая является официальным эксклюзивным дистрибьютором компании “BRITISH AMERICAN TOBACCO” в России и занимается продажей сигарет на всей территории Российской Федерации.

Рисунок 1.Структура департамента ООО «СНС Экспресс» с указанием места прохождения практики.

Рисунок 2. Блок-схема документооборота с указанием входного и выходного потоков.

Состав типовых документов по основным видам с приведением образцов документов

В работе дистрибьютора используются следующие документы:

1. Счет;

2. Счет-фактура;

3. Товарная накладная;

4. Доверенность;

5. Акт сверки взаиморасчетов;

6. Приходный кассовый ордер.

Образцы данных документов приведены в Приложении 1.

Описание принципов и технологии регистрации и учета документов

1. Понятие документооборота

Движение документов в организации с момента их со­здания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи до­кументов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нуж­на для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механи­зации и автоматизации делопроизводства. Существуют три основ­ные формы организации работы с документами: централизован­ная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с не­большим документооборотом; при децентрализованной форме ра­боты с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с докумен­тами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а ос­тальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

-прием и первичная обработка документов;

-предварительное рассмотрение и распределение документов;

-регистрация документов;

-контроль за исполнением;

-информационно-справочная работа;

-исполнение документов и отправка.

2. Прием и первичная обработка документов

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, элект­ронной почте.

Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отпра­вителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения документа и его целостность, т.е. наличие всех страниц и всех приложений. Для факса прове­ряется также общее количество полученных страниц, соответ­ствие их количества, указанному на первом листе факса, и их чи­таемость. В случае неполного получения факсимильного сообще­ния или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все кон­верты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты, в которые были вложены до­кументы, поступившие с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказатель­ством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, который подписывают два сотрудни­ка организации (фирмы) и работник почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена от­метка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, по­лученного в текущем году, показывает общее количество посту­пивших в организацию документов.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствитель­ную бумагу, с важных документов снимают ксерокопии.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для поставки. В организации должен быть список документов, не под­лежащих регистрации; обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

3. Распределение поступивших документов

Предварительное рассмотрение и распределение доку­ментов определяет прямоточность их движения и, соответствен­но, скорость доставки документа конкретному исполнителю.

В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятель­ности с указанием исполнителей по каждому вопросу. К руково­дителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, затрагивающие принципиальные вопросы или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны пере­даваться непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполните­лям проводятся в день их поступления.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается ко­пия или устанавливается очередность исполнения.

4. Регистрация документов

Регистрация документов — важнейший этап работы с до­кументами, который определяется как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не су­ществует. Регистрация преследует три цели:

• учет документов;

• контроль за их исполнением;

• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специально­го учета, исполнения и использования в справочных целях незави­симо от способа получения. Процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секре­тарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано, по группам: в бух­галтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.

В процессе регистрации из документа выписываются, как пра­вило, следующие сведения:

• дата получения;

• входящий номер (индекс);

• дата документа;

• индекс документа, т.е. поисковые признаки;

• автор (корреспондент);

• заголовок;

• резолюция;

• срок исполнения;

• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все этапы передачи документа и как исполнен);

• номер дела (куда документ помещен после исполнения). Существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации — напри­мер, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный ин­декс которых состоит из порядкового номера.

Более удобной является картонная система регистрации до­кументов. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК)

У расположение в ней реквизитов могут быть опреде­лены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопро­изводству.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режи­ме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контроль­ной картотеке и справочной картотеке.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация доку­ментов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК с аналогичными полями) и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полно­стью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения докумен­та руководителем карточка заполняется полностью, т.е. в нее вно­сятся эти сведения.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую карто­теку, другую — в информационно-справочную, а документ пере­дают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по авто­матизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.

5. Информационно-справочная работа

Одна из главных целей регистрации — создание базы данных о документах организации. На основе этого банка данных можно за несколько минут определить:

- у кого, где и в какой стадии работы находится любой доку­мент;

- в каких документах можно найти информацию по конкретно­му вопросу.

Справочная картотека составляется из регистрационных кар­точек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений или направления деятельности в ор­ганизации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать кар­точки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий, услуг и т.д.). Отдельно ведется картотека об­ращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Отдельная картотека по тематическому признаку заводится на законодатель­ные, нормативные и распорядительные документы.

Значительно расширяет возможности информационно-спра­вочного обслуживания автоматизированная система регистрации. Современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа

Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид доку­мента, исполнитель и т.п.).

Справка может выдаваться:

• по конкретному документу (где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения);

• теме или содержанию (конкретный документ, группа доку­ментов);

• корреспонденту (конкретный документ, все документы авто­ра, все документы автора по определенному вопросу, все до­кументы автора за определенный период);

• региону, стране, области, городу.

Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (доку­менты текущего делопроизводственного года), а также при необ­ходимости — по архивной базе данных (документы предшеству­ющих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрацион­ная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В слу­чае поиска неисполненного документа результатом является ин­формация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится инфор­мация, в каком деле находится данный документ.

6. Отправка документов.

Обработка и отправка исходящих документов проводит­ся службой документационного обеспечения управления (ДОУ), или секретарем-референтом (секретарем), или экспедицией (экспедитором).

Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления:

-наличие подписи;

-наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, то про­ставляют);

-наличие заголовка;

-правильность адресации;

-наличие адреса, если документ предназначен разовому кор­респонденту;

-наличие всех листов в документе и указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке доку­мента как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или является некомплектным, то он возвращается исполнителю на доработку.

При отправке документа по почте он вкладывается в конверт; документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты готовятся заблаговременно. Все оформление проводится в строгом соответствии с требованиями почтовых правил.

В последние годы с развитием передачи документов по теле­фонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки.

Однако не следует забывать, что при передаче документов по электронной почте возникает несколько проблем: удостоверение достоверности подписи, применение специальной программы «электронной подписи» и заключение специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта исходящего документа;

• визирование проекта документа;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• подписание документа руководителем;

• регистрация документа (журнал, РК, персональный компьютер);

• проставление номера на документе;

• проверка правильности адресации;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) в дело.